Z药检机构以预算管理为核心的内控体系信息化建设

张旭

摘要：本文按照行政事业单位内部控制规范的要求，对Z药检机构内部控制的建设过程进行梳理，并根据建设过程提出建议。

关键词：药检机构 预算管理 内控体系 信息化

2012年，财政部出台了行政事业单位内部控制规范，2015年底又出台全面推进行政事业单位内部控制规范的要求。在此形势下，药检机构作为国家事业单位，进行内部控制是时不我待。

按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》要求，建设内控体系，有单位层面和业务层面之分。业务层面包括，预算业务控制，收支业务控制，资产控制，政府采购业务控制，合同控制，建设项目控制六大方面。对于Z药检机构，预算、收支业务由财务部门管理。资产、采购、合同、工程都各有归口管理部门，且各有管理软件。因此进行内控体系信息化建设的过程中，主要以预算管理为核心，给资产、采购、合同、工程等内控业务做了接口。

一、建设过程

（一）梳理业务流程，明确业务环节，分析经济活动风险，确定风险点

1.梳理业务流程，明确业务环节

根据单位新三定结果，对单位的预算业务、收支业务进行梳理，对业务特点进行总结和归纳，确定业务管理的组织构架。

（1）预算业务。Z药检机构的预算业务主要包括预算编制、预算批复、预算执行、决算和绩效评价等环节。预算业务可分为收入预算与支出预算，也可分为财政预算与内部预算。

预算编制阶段的业务流程主要是各部门按照自己归口管理范围进行预算编制，各部门将预算上报到财务部门，财务部门进行汇总后，交单位负责人审批后，再上交上级单位。预算批复阶段的业务流程是上级单位将批复后的预算下达到单位，财务部门连通业务部门将预算指标进行分解。预算执行阶段的业务流程是各业务部门进行收支，财务部门进行会计记账。决算阶段的业务流程是财务部门对会计结果进行汇总，将财务报表上报。绩效评价阶段的业务流程是各业务部门对各自执行的项目进行绩效评价，财务部门出具经济绩效评价结果，并汇总结果上报。

（2）收入业务。Z药检机构的收入业务主要包括检验收费、技术服务收入、货款等。收入业务的业务流程主要是单位收款后，各部门确认收入，开具发票或汇缴证明，记账。

（3）支出业务。Z药检机构的支出业务的业务流程主要是各部门先申请资金支付（借款或报销业务），会计记账，最后出纳进行资金支付（支票、汇款、公务卡还款、无现金报账、现金支出）。

完整的收支流程还应包括银行对账、会计报表出具、会计档案保存。

2.分析风险，确定风险点

（1）预算业务。在预算编制阶段的主要风险是：业务部门和财务部门缺乏沟通，预算编制不合理，导致业务活动与财务支持脱节，影响后续预算执行。预算编制阶段风险点：各部门沟通协调是否充分；预算编制与资产配置是否相结合；预算编制与具体工作是否相对应；预算编制与项目完成时间是否相一致。

在预算批复阶段的主要风险是：按照程序批复的预算在单位内部没有进行指标分解，单位预算调整和追加程序不规范。预算批复阶段风险点：预算批复指标分解是否下达到具体工作部门；预算调整程序是否规范；预算追加程序是否规范。

在预算执行环节的主要风险是：不按照预算规定的范围和标准开支，导致预算执行与预算指标不符，产生无预算支出、超预算支出，预算执行进度慢。预算执行环节风险点：是否在预算批复额度和开支范围内执行预算；预算执行是否符合国家政策；预算执行进度是否合理。

决算阶段的主要风险是：决算编报与单位原始数据不一致。决算阶段风险点：决算编报是否真实、完整、准确、及时。

（2）收入业务。收入业务的主要风险：未按收费许可规定的项目和标准征收；上缴国库的收款收入到非国库银行账号；合同收入的合同签订不准确。收入业务的风险点：收入是否实现归口管理；是否按规定时间向财务部门提供收入有关凭据。

（3）支出业务。支出业务的主要风险：支出事前审核不严；原始票据审核不严，存在使用虚假票据套取资金的风险；借款不还款，往来款变坏账；支出资金安全性；支出特殊项目科目是否合规安全。支出业务的风险点：支出是否与预算相符；是否符合国家要求的支出标准；原始票据是否真实、合法；支出是否与合同一致；往来款能否及时催收；支出大额资金是否有审批；支出特殊项目是否有归口管理部门管理。

（二）设计具体内部控制方案，采用相应的风险控制方法

1.不相容岗位相分离

Z药检机构在财务部门内部将出纳岗与会计核算岗剥离，出纳岗与印章保管岗分离，会计核算岗也与会计档案保管岗、银行对账岗相分离。

在业务部门内部将业务申请人与业务审批人相分离。

纪检监察部门作为内部监督与各部门相独立。

2.内部授权审批控制

Z药检机构对资金支出的管理是以项目管理的模式进行管理的。按照项目区分，每个项目设定项目负责人，项目支出由项目负责人审批。涉及归口管理部门的由归口管理部门负责人审批。涉及大额资金的，严格按照管理权限进行审批。

如果授权人无法实施审批，需要授权给他人的，必须将授权人本人签字的授权书在财务部门备案。

3.归口管理

Z药检机构成立预算管理委员会，由财务部门牵头组织预算工作；对财务的审计监督，由纪检监督部门负责；政府采购由后勤服务部门负责办公用品和实验材料集中采购，由仪器设备管理部门负责办公仪器和实验仪器的集中采购，召开会议和培训由各组织部门按照政府采购名录自行抉择，但要提前一年上报会议计划，提前一个月上报会议预算；资产管理由仪器设备管理部门负责规章制度的制定，综合管理，实盘；合同管理由业务部门综合统管，负责参与合同的签订和相关活动，统一管理合同专用章和授权委托书，对合同履行实施有效控制。

4.预算控制

Z药检机构加强预算管理，实现过程控制。

完善内部预算管理，设立预算管理工作小组，健全预算论证审批组织架构；制定《预算管理办法》，规范预算管理职责，明确预算编制内容，严格预算审批程序；专项预算实行归口管理、指标控制。

建立财务分析体系。按月发布预算执行简报，建立预算执行季度分析、年度财务分析制度，及时提供会计信息。

要按照预算批复的额度和规定的开支范围办理资金支付业务，对资金的使用形成了预算约束。政府采购也要先上报预算→后计划→再采购的流程，形成了预算对单位资产购置行为的约束。

实行会议费、培训费年度有计划，举办前要提交预算、执行中不得突破预算。

5.会计控制

Z药检机构梳理现有财务制度，建立健全财务制度，制定财务部门服务公约；加强会计机构建设，配备相应资格能力的会计人员，从事会计记账工作的人员必须有从业资格证书；合理设置财务岗位，主要分为预、决算岗位，出纳岗位，支出核算岗位，收入核算岗位，银行对账和会计档案管理岗位，科研管理岗位，工资薪酬核算岗位；实行岗位责任制，确保各岗位权责明确，不相容岗位相分离；制定会计基础工作规范手册，明确工作责任，加强财务审核；每周固定一个下午的工作时间，专门拿出来对会计人员进行培训，将培训日常化，着力提高会计人员的职业道德和业务水平。

6.单据控制

预算、决算方面主要通过留存领导审批签字、盖章后的报表；收入方面通过开具发票实现；支出方面，除劳务费、专家费要提交劳务费、专家费表由领取人亲笔签字领取外，都需要报销人提供原始发票；其中，材料费和办公费需要附明细；差旅费的报销需附出差审批单和会议通知；会议费的报销需附会议预算表、报销发票、举办地点提供的流水单，会议通知、签到表、会议现场照片等。

在单据控制中，会计档案保存是内部控制尤为重要的一环，按照新会计档案管理办法的要求和未来云审计的需要，对会计档案进行扫描，存储在网络，对目前的会计档案保存的安全性提出了新的挑战。

7.信息内部公开

Z药检机构在内网搭建了财务信息平台，既发布国家财经政策也发布机构内部制定的财经制度，这些制度既对广大职工有培训宣传的意义，也同时作为收支业务控制的依据。财务信息平台还能提供银行收款情况供各部门认领收入，也提供项目经费查询功能和支出审批功能。项目负责人可以在平台上进行网上审批，也可以在平台上查询自己负责的项目的收支情况，与预算框架进行对比，了解项目经费执行进度和项目经费余额。

（三）根据国家有关规定建立健全单位各项内部管理制度

根据本单位实际和近期国家要求的重点进行了内部管理制度梳理，包括财务管理总制度，经费支出管理办法，出国经费管理办法，差旅费管理办法，会议费管理办法，公务接待费管理办法，公务卡管理办法，票据管理办法，暂借款管理办法，会计档案管理办法，固定资产管理办法，政府采购管理办法，基本建设项目财务管理办法等。

（四）信息系统架构，实现内控体系信息化

1.信息系统基础

铺建信息系统首要是综合考虑信息系统网络运行环境，包括对硬件的要求，对操作系统的要求，对浏览器的要求等。

2.信息系统的主要模块

采用网上预约报账系统实现网上报账；采用档案管理系统实现单据扫描上传和对电子单据的管理；采用无现金系统实现报销款项直接支付到经办人卡内；采用物流化报账系统实现报账单据的分配和状态记录，还可通过综合信息发布平台实现短信通知。

3.在信息系统中固化流程

将网上审批归口管理部门梳理清楚，对大额资金审批进行限定，按照一般报销申请，借款申请，出国费申请，差旅费申请，劳务费、专家费申请，会议、培训费申请分为六类。

网上填报的业务在后台进行实时校验，根据业务流程实现相关部门的网上流程审批，保证申请通过的业务在财务核算系统中切实可行。

经办人选择报销业务类型，选择经费使用项目，填写报销金额，扫描上传原始单据，进入审批流程，经项目负责人审批后，系统自动冻结相应的项目额度。还需要归口管理部门审批的，进入归口管理负责人审批流程，需要大额资金审批的，进入大额资金审批人审批流程。审批完成的报销单，财务人员在财务系统可以读取并生成全部或部分会计凭证。

通过审核后，出纳人员可以进入无现金系统进行支付，报销款项直接支付到经办人卡内。综合信息发布平台可以将经费使用情况，往来催款，经费到款，项目执行进度，工资发放通知，报销流程进度发送到相关人员处。

二、建议

（一）自上而下，领导的支持是关键

内部控制很复杂，涉及到多个归口管理部门，不单单是财务一个部门的事情。建设单位内部控制，执行单位内部控制，对单位内部控制进行评价的过程，涉及预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目、合同等各项经济业务，需要各部门进行沟通，协调，形成动态控制，长效机制。这些跨部门的协调沟通与合作，关键在于单位领导的重视和支持。

（二）解决信息孤岛问题是基础

完善的内部控制应建设一个覆盖全部门全流程，从预算审批到决算报表的信息系统。事业单位内部往往各部门各有信息系统，信息孤岛问题无法彻底解决。在这种情况下建造信息系统时首先要注意系统的运行环境，该信息系统与操作系统的适应度，与扫描仪、打印机、高拍仪的适应度，与银行系统的衔接情况。同时，建设系统时不但要满足现有业务需要，还要注重面向未来发展，给各个管理模块都留下未来可接入的端口。

（三）制度完善是支撑

相关制度中其实早有内部控制的要求，比如出国经费管理办法中对团组和预算审批的要求，以及开支控制的要求，但这些内控要求都分散在各个制度中。内部控制制度的建立健全及完善，既是对现有的一些制度的梳理、整合，也是对缺失或模糊脱节部分的明晰完善，实现管理制度的整合，衔接业务部门和财务部门的工作环节。

基金项目：中国食品药品检定研究院中青年基金项目“以预算管理为核心的中检院内控体系信息化研究”（2014A1）

参考文献：

[1]行政事业单位内部控制规范（试行）[EB/OL].

[2]财政部会计司.行政事业单位内部控制规范讲座[M].北京：经济科学出版社，2013-9.

[3]刘永泽.行政事业单位内部控制制度设计操作指南[M].大连：东北财经大学出版社，2013.

（作者单位：中国食品药品检定研究院）