基于政府信息公开环境下广西市级以上档案网站建设现况分析

张若杰

（广西壮族自治区疾病预防控制中心，广西 南宁 530000）

基于政府信息公开环境下广西市级以上档案网站建设现况分析

张若杰

（广西壮族自治区疾病预防控制中心，广西 南宁 530000）

随着计算机技术和网络技术的发展，信息化程度不断提高，我国的电子政务也逐步推行，政府政务公开条例的实施，为实现政府公共信息资源共享提供了条件。政府与档案工作紧密联系，要满足社会对政府公共信息的需求，进一步推动政府信息公开工作，更应完善档案网站建设，拓展信息服务渠道。本研究通过对广西档案网站内容建设情况进行调查研究，了解档案网站的规模，档案信息资源共享获取途径、服务方式以及具体内容，并针对其存在的问题提出相关建议和措施。

政府信息公开；档案网站；信息共享

随着我国电子政务的推行以及政府信息公开条例的颁布实施，如何扩大政府公共信息资源共享成为现阶段政府工作亟待解决的课题之一。政府作为最大的公共服务机构，掌握着社会绝大部分的信息。档案网站作为政府公共信息公开平台的重要补充，一方面是政府公共信息实现共享的重要保障与坚实后盾，并源源不断的为政府公共信息公开提供丰富可靠的信息资源；另一方面，档案网站作为档案馆的门户，其资源更为丰富，不仅仅局限于纸质档案，更囊括了音频、视频等动态档案。作为信息化建设重要载体的档案网站对进一步推动实现政府公共信息共享，满足公民对公共信息的需求起着不可替代的作用。

1 广西政府信息公开环境下的档案网站建设现况分析

在政府信息公开环境下，政府在行使管理职能时，不仅要依靠其内部的信息资源，同时还要充分利用社会外部的信息资源，而这也是社会各界所期盼的。信息社会初见端倪的当下，档案部门作为政府公共信息的管理者，更应充分整合政府公共信息，为全社会提供全面的、有深度的信息服务。

1.1 广西开展政府信息公开工作及档案网站规模

目前广西壮族自治区政府信息公开统一平台公开信息总计 1016936条，其中重点公开的包括财政信息、食品安全、征地拆迁、环境保护等一系列民众关注度较高的信息。长期以来，档案对于社会公众而言是一个“神秘”的存在，并且在“重藏轻用”的思想影响下，档案在日常生活中更是难得一见。继我国实行电子政务及政府信息公开工作实施以后，该情况得到了极大的改善。为响应国家信息公开的要求，广西档案部门纷纷响应并建立起档案门户网站。截止至2013年，广西共建立综合档案网站 29个，其中市级以上档案网站 15个，县（区）级档案网站14个。

1.2 广西市级以上档案网站信息资源获取途径

目前，广西15个市级以上的档案网站都开展了信息公开工作，但在信息资源获取的途径上有所差异。首先体现在信息公开栏目设置的名称上，9个档案网站设置为“政务公开”栏目，5个档案网站采用“局馆介绍”，还有1家档案网站采用“信息公开”栏目。仅有 6家网站信息公开栏目点击后链接到政府网站的信息公开内容，如玉林、贺州、贵港等，占所调查的档案网站总数的 40%。但通过点击发现，档案查询还设立了“现行文件”，在进一步点击档案网站的现行文件时，却发现并无相关内容，或者根本无法打开。除此之外，广西还有一部分档案网站未设与政府信息公开相关的栏目。详见表1。

表1 广西市级以上档案网站信息资源获取途径情况表

1.3 广西市级以上档案网站所提供的信息资源共享服务方式

广西只有 6个档案网站提供信息检索服务，占所调查档案网站总数的 40%，部分档案网站不提供档案、现行文件的全文查看，而提供目录及全文查看的档案一般以编研成果的方式呈现。此外，在广西提供检索服务的档案网站当中，检索条件的设置过于专业，检索范围比较小，如广西档案信息网，只能查询民国时期的档案。综上所述，广西档案网站在服务建设方面不够完善，大部分不提供检索方式，导致用户无法准确快速的搜索到自己所需的信息。这与《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称条例）的为公众获取政府信息提供便利的初衷是相违背的。

表2 广西市级以上档案网站所提供的信息资源共享服务方式表

1.4 广西市级以上档案网站信息资源共享的基本内容

从广西档案网站信息公开的基本内容构成方面分析，除桂林、钦州、崇左、百色地区的档案网站没有具体的分类外，广西 73%的档案网站都对本机构的政府信息设置了基本的分类。明确的分类有助于用户在浏览信息时快速找到自己所需的信息。此外，广西档案网站在分类上存在一定差异，但基本上包括局馆领导、局馆概况、内设机构等内容，这符合《条例》的相关规定。用户可通过这些信息对档案局（馆）进行基本的了解，有利于公众监督档案局（馆）的工作。然而，对于社会公众更为迫切了解的财务方面的信息则只有少数几个网站进行了更新，这有违《条例》的相关规定，也从一定层面上反映出了广西档案网站政府信息公开工作开展的并不全面。

表3 广西市级以上档案网站信息资源共享的基本内容表

2 广西市级以上档案网站信息资源共享建设中的问题

2.1 政务信息获取途径复杂

首先需要获取的政务信息栏目设置名称不一，难以进入正确的端口。其次档案网站没有提供任何检索工具及检索方式，仅通过网上展厅及政务公开等向社会公众展示该馆的部分档案信息。而其他各个档案网站提供查询的方式各有不同，综合而言对查询者的知识水平普遍要求较高。仍以广西档案信息网为例，该网站可通过输入案卷题名或全宗号、目录号等进行在线查询档案。但是，案卷号和目录号等信息一般是由档案馆工作人员自行编制，某些案卷题名也由于过于简单而由档案馆工作人员进行重新编制，这类信息对于社会公众而言并不容易获得。由此可见，广西档案网站信息获取实用性有待提高，对于推动政府公共信息公开还有很长一段路要走。

2.2 网站政务信息公开服务功能较弱

广西档案网站的服务案信环节做得还不够，实用性还有待加强。众所周知，建设档案网站的最终目的是提供信息服务，满足用户的信息需求，推动政府信息公开工作的进一步实施。然而，通过登录广西各个档案网站对档案信息进行检索发现，各网站所提供的档息比较少，内容单一，显然难以满足用的需要，且这些档案网站所提供检索的条件及范围也相当有限，如广西档案信息网只有民国档案可供查询，其他档案皆不接受在线查档。另外，还有某些档案网站的检索功能徒有虚名， 按照它所提供的检索方式和检索路径笔者没有检索出所要建设的内容，部分档案网站甚至没有提供任何形式的检索工具，故而用户根本无法了解该馆所藏档案和文件的情况。

2.3 网站政务信息公开内容少且更新慢

首先，大部分档案网站仅对本机构的信息进行公开，而忽略了对政府其他部门的职能活动信息的公开，没有达到政府信息公开工作所要求的广度。档案馆保管着大量的政府信息，这些信息与民众的生活息息相关，如财政信息、项目信息等，但相关部门并未将这部分信息进行公开，无疑会造成资源的浪费，不利于保障公民的知情权与监督权，难以满足信息时代下公众日益增长的信息需求。其次，在档案网站内容的更新方面，广西部分档案网站并没有遵从《条例》中所规定的时限进行更新。以广西档案信息网为例，该网站所公布的《广西壮族自治区档案局（馆）2010年度政府信息公开工作报告》与《广西壮族自治区档案局（馆）2008年度政府信息公开工作报告》均超出了《条例》中关于政府总结报告的公开时限。时效性是信息的一个重要特性，档案部门对于部分应按规章制度予以公开的政府信息迟迟不发布，不仅不利于公众及时获取所需信息，而且有可能会导致信息失去其应有的效用。

3 完善档案网站内容建设，促进政府信息公开建议及措施

3.1 整合政府信息资源，扩大共享规模，突出特色

通过政府信息公开统一平台可以获取大量的关于政府活动的信息，但并不包括在人类历史长河中形成的档案信息以及具有本地区特色的信息。但档案网站则可利用其丰富的馆藏资源做到这一点。因此，应同时兼顾政府公共信息公开平台与档案网站的建设，充分整合政府公共信息资源，减少政府公共信息公开的重复率，突出自身的特色建设。网上调查发现，广西档案网站都是以其特有的馆藏信息和本土文化为背景的，如南宁档案信息网的“绿城风情”栏目和桂林档案信息网的“桂林风采”、“旧城新貌”栏目等，而这正是档案网站最具魅力、最能吸引用户的地方，也是档案网站的特色。

3.2 拓展人性化的信息服务渠道

信息时代的来临，对信息的数量和质量都提出了新要求。在政府公共信息公开环境下，档案网站无可避免的被卷入为社会提供信息服务的洪流当中，如何为公众提供便捷的信息服务是当前档案网站建设的重点难点，同时也是档案网站应对信息时代发展所要做出的战略调整。因此，档案管理部门在完善档案网站建设时应对自身的服务方向进行思考，及时调整服务策略和服务手段，缩减服务环节，充分利用先进的网络技术和多媒体技术，为用户展现更快捷方便的信息服务。从上文的数据分析中不难发现，广西各类档案网站在建设过程中存在查询困难的现象，不利于用户通过网站对档案进行查询利用。此外，档案网站还可以逐步开发“信息推送”等服务模块，搜集用户感兴趣的信息，定期为用户推送其感兴趣的特色信息。同时，还可向广大用户征集各类具有当地特色的信息，这样做不仅可以丰富网站内容，还可以增强用户的归属感与荣誉感，营造一个融洽的虚拟交流环境。

3.3 合作共建档案网站与政府信息公开平台

档案部门作为政府信息存储的仓库，拥有超过 80%的政府信息，具有极强的信息积累功能，而档案网站的建设又使其如虎添翼，不仅具备将大量政府信息进行公开的能力，还可以同时向社会公开当前与历史发展进程中积累下来的政府信息。积极推动档案网站与政府信息公开平台合作共建不仅能极大地丰富政府公共信息资源，实现信息的交互传播，还能节约成本。另基于此，档案工作应进一步纳入政府公共信息公开工作的范畴。在信息技术飞速发展的当下，仅在档案工作系统内部实现信息交流所达到的资源共享是有限的。档案机构在建设其门户网站，对机构内档案进行数字化共享的同时，应着手加强与其他信息服务部门的合作。档案管理机构与其他政府信息部门进行合作，可以丰富档案信息内容，满足用户对各类信息资源的需求。档案网站的构建应回归到档案工作的最终目的，那就是方便社会利用。对于用户而言，不管是档案网站还是其他政府信息部门，都是他们获取信息的平台。因此，加强档案网站与其他政府信息部门的合作共建，开展行业间、系统间的合作，打破长期以来档案网站与其他政府信息部门各自为政的局面，通过网络联系和整合各种信息资源，可以大大地丰富档案网站的信息量，促进政府公共信息共享进程，更好地满足用户的信息需求。

4 结语

综合上述广西各档案网站的建设情况，广西各地市都以该地档案馆为依托建立了档案信息网，并逐步对部分政府信息进行公布。然而，在欣喜与广西档案网站建设快速前进的同时，也不能忽略已建成的档案网站中所存在的问题，如信息检索不畅、网站所提供的政府信息较少，服务手段比较单一等。应充分整合政府公共信息资源，丰富政府公共信息，扩大共享范围；拓展人性化的档案信息服务渠道；积极推动档案网站与政府信息公开平台合作共建，实现信息的交互传播。

［1］ 李洁.我国政府公共信息服务模式研究［D］.北京:北京邮电大学，2010.

［2］ 彭淑艳.初探网络环境下档案信息的开发与利用［J］.商情，2012（15）:225-226.

［3］ 邹德强.档案网站应具备的六项基本功能［J］.黑龙江档案，2011（3）:111.

［4］ 王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略［J］.档案学通讯，2011（6）:54-57.

［5］ 常云霞.新形势下如何做好档案工作的几点思考［J］.经济视野，2013（2）:118-119.

［6］ 孙常才.关于加快建设和整合统一的电子政务网络平台的思考［J］.信息化建设，2013（2）:12-14.

Analysis of construction status on archives website (above city-level) based on the government information disclosure environment in Guangxi

With the development of computer technology and network technology， the information level increasing .The implementation of the regulations on government affairs public， provided the condition for the realization of the government public information resource sharing. Closely linked to the government and the archives work， to meet the social demand for government public information， further promote the government information disclosure work， should perfect the archives website construction， expand channels of information service. This study through the study on the construction of file content in Guangxi ， understand the scale of the archives website， access to archives information resources sharing， service mode and specific content. Αnd aiming at the problems， we put forward some suggestions and measures.

Government information disclosure； file sharing website； information

C931

Α

1008-1151（2016）06-0154-03

2016-05-13

张若杰（1979-），女，供职于广西壮族自治区疾病预防控制中心，研究方向为档案管理。