大数据条件下的档案资源管理信息化建设探究

冯婷婷



大数据条件下的档案资源管理信息化建设探究

冯婷婷

伴随互联网在各行各业的不断发展，大数据时代下的档案综合管理信息化建设逐渐提上日程。本文以档案资源管理为例，探究其在大数据背景下的平台创新方法。在大数据时代的环境下，完善档案资源管理工作，不仅能完善档案管理，而且还能有效地推动资源管理的信息化建设，具有重要的实践与历史意义。

大数据时代；档案；数字化

伴随现代化技术的不断发展，大数据逐渐运用到各行各业，采用信息化与数字化技术构建档案资源综合管理平台具有重要意义。其中作为企事业档案的重要组织机构，档案资源的规范管理具有十分重要的意义，档案资源管理系统的建立，可有效地保证企业资源管理系统共享机制，构建数字档案信息资源库，顺应信息化时代的发展趋势，也是促进档案管理信息化、增强日常档案资源服务质量的主要举措。

一、大数据时代背景

目前计算机技术与信息技术与人们的生产生活日益紧密，各行各业都纷纷推广互联网，行业数据迅速增长，与之而来的行业数据应用需求逐渐旺盛。由此可见，传统的计算技术将逐渐被大数据处理的计算技术所代替，并推动软件工程技术、操作系统、人工智能、程序设计技术与方法等技术的发展。同时，以大数据处理为中心的计算机技术还可以汲取传统计算技术的优势，双方进行深度的融合，从而探讨更多的研究热点。

伴随大数据时代的到来，档案资源数据信息服务，主要是利用档案资源的各种数据信息进行新开发与新利用，从而有效地促进数据信息快速的扩散、数据信息的增值、数据信息的创新利用。同时，还能凭借信息搜索、重组、分析等功能，按照用户的需求提供更便捷、更时效的数据信息服务，有效地完善档案资源馆数据信息管理。对企业人力与文件档案的管理工作，可帮助基层企业理人员对现有人力、财产、设备等资源科学的规划与利用，从而促进企业经济快速、协调、健康、持续的发展。

二、大数据背景下的档案资源管理存在的难题

在大数据时代背景下，档案资源数据的管理需要从社会服务、管理、开发利用等方面进行革新。不同于传统的档案馆藏资源，数据信息管理系统不仅拥有海量的信息量，而且还包含多种格式的数据与载体行驶，这对现有档案资源管理增添了工作难度。

在大数据背景下的档案资源不仅面临海量信息，而且还得在非结构化的数据中进行分析管理，这需要通过信息技术来开展深度的挖掘与剖析，并将挖掘到的有价值信息反馈给用户。所以，对于档案资源信息化管理来说，必须建立提供智力服务的数字档案馆，形成丰富系统的知识数据库，这是当前工作的重中之重。不同于传统信息匮乏的社会，目前各行各业的信息管理工具更加现代化、信息化，电子文件的利用十分普遍，这就容易造成信息泛滥、冗杂等不良现象。所以，档案资源的信息化建设在信息数据数据管理上需要加大人力物力财力，为用户提供精准及时的海量信息搜寻功能，保证信息数据的有效性，这项工作任重道远，还需要多方面的硬软件建设。

三、大数据背景下的档案资源管理探究分析

从设计思路来看，档案资源管理可从以下方面入手：1、分布式内外集成。构建“数据物理分布、服务逻辑集成”的方式，实现数据分布式管理，从而保证在各市、县区等区域都能有效地储存电子文件，形成高效运行的管理环境；2、内外网服务结合。通过档案资源系统可实现内网档案信息服务、外网档案信息服务的有效结合。具体来说，外网档案信息服务是一个只包括在档案发布坚定后的非涉笔档案信息库服务，而内网档案信息服务更加完整，不仅提供涉密信息库服务，还能承担非涉密信息库服务的功能。此外，前者主要为公众提供检索服务，并能和企业公开查询、政务公开查询形成信息共享机制；后者是为内部工作人员与管理人员服务，带有一定的机密性。3、多层次服务。内部档案信息服务主要是为内部工作人员与管理人员提供档案信息检索、档案目录服务；公开申请与控制服务，能满足外部用户受理申请与电子文件利用的需求；实现档案信息服务的公开，能满足外部用户的档案目录信息查询需求。其档案实体与联系模型图如下所示：

图1　档案结构模型对比图

在网络建设方面，档案资源信息化建设还应不断构建“互联网、政务网、涉密网”相互独立又相互联系的网络应用体系，并实现海量信息数据储存的功能。根据“档案服务大平台、应用系统大集成、档案数据大集中”的战略目标，档案资源管理在系统集成与网络设备方面的需求逐渐旺盛，必须结合实际档案信息实情进行档案资源的各种整合，构建符合信息化需求的档案资源集群平台架构；重新规划档案设备资源，在统一系统、统一用户管理、统一数据管理的基础上，优化档案馆藏的各种硬件资源与软件资源，从而最大限度地发挥资源的功能。并且，还应构建档案馆的网络安全审计管理平台，在应用服务器、数据库服务的热备集群基础上，保证档案馆各项信息数据的有效存储。同时，在网络安全上，还要建立绩效考核机制，严格控制与管理档案资源工作人员与管理人员的工作活动，促使其履行职责，在权限范围内开展工作，并存储与监控数据库安全审计系统的各项操作记录，形成对应的操作日志；互联网应建立对应的门户网站，为用户提供档案目录服务；政务网应在数字地理空间框架平台的基础上，不断完善与开发，为档案资源的工作人员与管理人员提供政务决策服务；涉密网必须保证档案资源信息的准确性、更新及时性、安全性。

四、结语

总而言之，面临信息化时代的到来，加强档案资源信息化平台建设迫在眉睫，必须顺应大数据的发展环境，不断地完善档案资源的信息化管理与数据化管理。事实上档案工作虽然是基础性的工作，但是一项长期性的重要工作，任何与档案管理有关的信息数据均应得到准确、细致地管理，必须在保障档案工作稳定的基础上，最大限度地发挥与挖掘档案资源的社会价值，将其更好地运用到国民经济的发展中，推动社会与企业的持续健康发展。(作者单位：山东省博兴县金泰利彩钢板有限公司)

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冯婷婷(1980-)，山东滨州人，助理馆员，山东行政学院，现从事企业文书与人事档案综合管理工作。