现代化企业管理中的采购管理研究

【摘 要】采购是指企业为满足自身经营的某种需要，通过支付一定的代价向供应商换取物品或服务的经济行为，是企业获得外部资源的一项重要手段，企业通过采购外部资源来保证生产经营的正常运作，对提升企业的市场竞争力、经营效益，以及企业的生存发展有着非常重要的作用。

【关键词】采购；供应商；约束；监督

1. 企业采购管理的涵义

企业采购的过程通常包含规划生产需求，选择合格供应商，确定交易价格和交易条款，签订采购协议，提出采购订单，跟催交货进度，以及验收付款等一系列流程。企业的采购管理是指企业为了实现生产或销售计划，在确保适当品质的条件下，从适当的供应商手中用适当的价格，购入适当数量的物品或服务所要采取的一切管理活动。采购的整体目标是在满足质量和数量的前提下，以将所需物品或服务在准确的时间送达至准确的地点，以最经济的成本去获取最大的收益。

2. 企业采购管理的分类

采购的形式分大致分为：常规采购、战略采购、外包采购三种形式。

2.1常规采购

常规采购是指采购人员根据已经签订的采购协议，依照企业生产需求来规划物料需求、开立采购订单，向供应商发出需求信息，并确认供应商的生产进度和交货计划，跟踪整个物流运输过程，确保所需物料能够按时按量地送达到企业指定的地点，以保证企业正常运营的过程。

2.2 战略采购

战略采购是指采购人员根据企业的经营战略需求，制定和执行采购规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长期采购目标，达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商合作、建立何种关系、培养建立与企业竞争优势有贡献的供应商群体等。它有别于常规采购的运作模式，与普遍意义上的采购区别在于战略采购注重的是长期总成本的最小化，而常规采购注重的则是单一采购成本的最小化。

2.3 外包采购

外包采购就是企业将主要精力集中在发挥自身核心竞争力的专业技术上，而将全部或部分的采购业务外包给其他专业的采购服务商来处理。外部采购服务商可以通过自身专业的分析能力和市场信息捕捉能力，来帮助企业管理人员进行总体采购成本控制。在一定程度上，外包采购的模式更有利于企业专注于自身核心业务的发挥，特别是对于中小企业来说，这样的运作模式可以极大地降低采购环节在企业运作中的成本支出，减少人员配备和固定资本的投入，降低采购风险，提高采购效率。

3. 企业采购管理的方向

3.1 采购人员的基本要求

我们所讲的企业采购并不等同于个人去超市购买东西的简单行为，它需要精准的规划技能和专业的采购知识。需要采购从业人员熟悉采购规则、制度、国际惯例，及掌握采购技能、商品及其检验、储运、保险、通关知识。一些企业为了能让采购人员的技能得到极大的提升，往往会开设专业的课程对采购人员进行产品规格、材料特性、质量要求、生产流程等专业知识的培训。同时，采购从业人员还需要具备的各项业务素质，包括：掌握采购合同的谈判签约程序，熟悉企业采购政策及运作流程等程序文件，了解客户和企业自身的特定需求，以最有优势的价格来满足客户的需求。现代化的采购人员还要能够熟练使用计算机及其它信息技术，运用先进的网络工具来优化工作效率，具备综合成本最优化的思维模式，了解采购货品相关的物质特征、质量标准等。

3.2 采购人员的职业要求

（1）对企业和产业的敏感度：熟悉企业的历史、现状、未来发展方向以及相关管理制度、整体运作流程。了解供应链采购的产品规格，进行市场情报搜集、分析。监控物料的市场变化，及时回馈市场信息，达到降低采购成本的目的。掌握产业状况重大变化与趋势，并提出供应链整体布局，发展可行规划方案，以支持组织策略目标的实现。

（2）新供应商与新材料开发：熟悉所负责采购商品的性质、作用、功能、规格及其计量、制作技术与成本、商品安全期限，掌握商品检验标准、质量的辨别方法。熟悉同类型其他商品或可替代商品的品项、型号、特点、使用方法等。熟知商品的季节变化规律，能根据采购工作的需要及掌握的各类商品特性知识提出采购工作的建议和方案。

（3）供应商的评选：包括对报价的评估、对供应商的实地考察、熟悉供应商评选的要领及如何评估优劣等级。新物料与厂商的询价、议价及发包、开发、寻找关键零件的替代材料、替代技术，提升成本及环保产品的竞争力。

（4）价值分析能力：以产品成本、规格性能、市场行情等有关的信息为基础，做出性价比合理性分析，零件成本分析，数据库维护，分析和评价方案实施成果，并作为企业今后的知识累积、传承之用。

3.3 对供应商进行管理

供应商管理就是要建立对供应商的评鉴制度，以便筛选出在质量、技术等皆能符合企业要求的合格供应商。了解供应商的基本情况，能对现有的供应商进行管理、协调、处理采购中的各种问题。建立供应商信息库，熟知供应商的生产状况、财务状况、产品特点、发展趋势、竞争对手状况等，在采购谈判中利用掌握的信息取得谈判的优势地位。全面了解采购合同执行的各种问题，能有预见性地提出各种解决方案。通过形成战略同盟等形式建立与供应商的长期合作关系，以便更快速的反应市场变化。建立供应商评审体系，定期进行对供应商的评审工作，并采取各种措施对供应商进行监控。与厂商签署采购合约、保密合约、质量合约等相关合约，对供应商交期管理，包括构成交期的基本要素、影响交期的主要因素、供应商交期延误的原因分析，并了解如何有效改善交期。供应商的管理工作主要集中在以下几个环节：

（1）合格供应商资格的选别：需要具备最基本的公司（工厂）营业登记证，同时还要在质量、价格、交期以及服务等方面的条件良好，供货质量、生产能力及财务健全、信誉良好，若有需要还需具备相应的资格证书（如ISO9001、ISO14000等）。

（2）供应商选择评鉴：通常的评鉴包括环保评鉴、质量评鉴、经营管理评鉴、工程技术能力评鉴。

（3） 定期对供应商评分：定期对供应商进行管理、稽核及评分，包括：质量评分、客诉评分、交期评分、配合度评分、生产能力评分。

（4）不合格供应商的处理：对于供应商发生的交期、品质等问题，企业应该指派专业人员对供应商进行辅导改进，并限期考核，若在考核期结束仍不能达到企业要求的供应商，应该予以除名。

3.4 对供应商进行激励

在采购进行过程中，企业与供应商都希望自己的利益最大化，企业采购人员必须在变动的采购利益关系中准确地界定供需双方的利害关系，并以此为基础开展采购行为，为了确保合作的长久顺利，必须对供应商进行必要的激励，以增加供应商的合作积极性，对供应商的激励主要有以下几种形式：

（1）价格激励：价格对供应商有着最为明显的激励效果，高价格虽然能增强供应商的积极性，但对企业来说会增加运营成本，相反，不合理的低价又会挫伤供应商的积极性，所以在价格上谈判的过程要兼顾价格的合理性，確保企业与供应商间合作稳定、运行舒畅。

（2）订单激励：一般情况下，一家企业会拥有多个供应商，如何分配订单比例给到各个供应商手上是调节供应商积极性的一个重要手段。这些供应商之间的竞争来自于企业的订单，给予更多的订单能够让供应商的重要性得以体现。

（3）信用激励：信用是企业的一项无形资产，信用的好坏是影响企业与供应商合作关系。因此，企业在订单稳定性、验收付款及时性等涉及到企业信用方面务必取得供应商的足够信任。

（4）参与性激励：在适当地时机可以将供应商、经销商，甚至客户一同结合到产品的研究开发工作中来，按照团队的利益展开全面合作，形成一种激励机制，增加供应商的参与感。

3.5 对采购权力进行约束

在现代化的企业采购活动中，许多企业都存在采购权力集中的现象，将采购权力集中于少数领导手中，缺乏采购管理部门的监管职能，导致采购活动失去监控。表现为采购计划混乱、采购评审不到位、采购招标不公开、采购合同不规范、验收制度不严格，从而产生经济纠纷致使企业蒙受经济损失。采购部门应建立严格的审核制度和权利受控机制，明确各岗位的工作职能，确定采购人员的权利和责任。不仅要有效地控制采购决策权，对重大采购活动要有明确的逐级决策制度，而且还要有效地控制采购管理权，将采购计划权、招标询价权、市场采购权、验收结算权等采购管理权的职权主体分离。采购计划权由采购单位掌握，采购管理部门负责对采购计划实施审批权，招标询价权由采购管理部门掌握，验收结算权由品质单位及财务部门掌握，各环节权责分明，互不干预，相互制衡。只有把过于集中的采购权力分散，权力受控，才能有效的遏制采购中的腐败。

3.6 对采购活动进行监督

采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实守信原则，全面监督检查采购流程的规范性在现代化企业管理中起着至关重要的作用。采购活动监督要把握关键环节，包括：采购计划的制定、供应商的选择、供应商的管理、采购价格的确定、验收物资质量与数量、货款结算。

对采购流程监督，首先要严格执行询价议价程序，物品采购必须要有三家以上供应商提供报价单，在权衡质量、价格、交期、售后服务、客户群等因素的基础上再进行综合评估。同时还要严格执行采购会审、合同会签制度，物品采购、合同签订必须要经过有关权责部门的参与，调研汇总各方意见，经高管审核。确保一致性原则，采购人员采购的物品或服务必须与采购单所要求的规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息给申请部门更改采购单做参考。

小结：自20世纪的90年代开始，采购在西方国家就作为一种值得高层管理人员重视的新兴运作模式而在各大型企业出现，原材料或者服务的外部采购通常占据一个企业的大部分运营成本，商业中获益的最大潜在机会就是存在于生产企业和供应商之间，这是赢取竞争优势的最大开发领域。在21世纪的今天，采购功能在中国企业中越来越被重视，采购成本占企业总成本的比例大约为30%～90%，平均水平在60%以上，材料成本每降低2%，净资产回报率通常会增加15%，良好的采购管理能有效地缩短生产周期、提高生产效率、减少存货金额、增强企业对市场的应变能力，更是现代企业在竞争日趋激烈的商海中不断发展壮大的一项必然要求。

参考文献：

[1]张艳.供应链管理[M].清华大学出版社， 2012.

[2]李陶然.采购作业与管理实务[M].北京大学出版社，2013.

[3]贾平.供应链管理[M].清华大学出版社，2011.

作者简介：

习锋（1980.05-），男，汉族，湖北襄阳人，本科学历，昆山扬明光学有限公司采购经理，研究方向：企业管理。