地方应用型高校的教学秘书职业倦怠成因及对策浅析

朱宇梅

摘要：随着地方高校由扩招向应用型的转变，高校教学秘书的工作量呈几何倍数增长，工作的复制程度增加，使得高校秘书长期处于高强度的工作压力下，他们对这份职业感到厌倦，情感耗竭。在这样的职业倦怠情况下，影响教学秘书以及学校和学院的整体发展，因此，对教学秘书的职业倦怠的成因分析，并提出可行性建议，对高校教学工作的有序展开有重要意义。

关键词：教学秘书；倦怠；策略；高校

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）37-0036-03

引言

职业倦怠是指个人在工作上的一种身心俱疲的状态，在这种状态下，个人面对工作的激情，热忱都殆尽，有甚者觉得压抑不堪，感情耗竭。在这种状况下，员工对同事、工作环境甚至是整个社会都产生敌对情绪。从公司层面来说，职业倦怠会对公司和组织机构产生负面影响，降低工作效率和服务质量，影响公司和机构组织的利润。在近五十年的研究中指出，职业倦怠已经成为一种医学诊断的疾病和社会问题，多发于服务性行业，例如：医疗，教师，咨询，社工，辅助性工作人员等（Corey，1996）。在这些行业中，对工作的需求度很高，但工作资源较少（Alarcon，2011），除此之外Maslach指出，工作压力，例如：工作负荷，时限压力，角色冲突等与职业倦怠息息相关。

教学秘书属于教学管理队伍系列，在高校教学运行中起着重要的作用。在日常的教学活动中，他们是基层教学工作的管理者，维持教学有序、正常地进行；同时，他们也是院校两级单位的教学工作枢纽者，是师生、教务处、学院沟通的桥梁。随着高校扩招，高校向应用型转型的大环境下，教学秘书所面对的师生数量增加，所面临的工作维度也不断扩宽。特别是在期末考试、学生实习实践、毕业生论文答辩之时，教学秘书的工作量呈几何倍数的增长，同时角色冲突的矛盾凸显，严重影响教学秘书的身心健康。除此之外，教学秘书在高校走的是管理岗位系列，但由于琐碎的工作，个人发展空间极其有限，特别是在跟同龄进入校园的老师相比，会觉得自己在晋升、科研、薪水待遇上等多方面都不如人，会觉得受到了不公平待遇，从而进一步加深对此职业倦怠，甚至厌恶。本篇文章将从理论上就教学秘书的工作倦怠现状进行成因分析，并给出相应对策。

一、职业倦怠的定义

职业倦怠首先由Freudenberger在1970年代提出，并延用至今。在同一時期的社会心理学家Maslach在1982年对职业倦怠给出了定义：职业倦怠出现在个人身上，是一种个人态度、情感、期待、动机等内在情感的负面心理活动过程，相应地产生了压抑、苦闷、机能失调等方面的问题。在目前的研究中，绝大多数的研究者采用了职业倦怠成因的三个因子进行量化分析（Lee 1993）。倦怠的第一个因子是情感衰竭，表现为：高度的沮丧、易怒、没有活力、情感耗竭；第二个因子是去人格化，主要表现在对学生，教师，病人，客户等工作对方的物化；第三个因子个人对工作的成就感上普遍较低，觉得无法完成目标或者认为自己无法胜任这份工作，导致自我否定。

二、教学秘书职业倦怠的成因

从每学期初到期末，教学秘书都围绕着与教学相关的管理、信息接收、传达、助理以及档案管理等，进行着周而复始，机械性的工作。而他们工作繁重，极少受到关注，待遇低，发展前景有限，很容易产生职业倦怠。在Bakker 2014的研究中指出，职业倦怠的成因有环境因素也有个人因素。环境因素主要有：角色冲突、压力、工作过量、个人成长。在本文，将主要就环境因素进行分析。

（一）角色冲突

Kahn的研究中指出，角色冲突的出现，主要是由于对于工作在理想和现实上的失调或者是不相匹配。这种不相匹配主要出现在三个方面：（1）个人价值和领导者的价值观念上；（2）员工的个人生活和工作超量；（3）个人的工作能力和公司的期待值上的差距。教学秘书首先是二级学院领导的教学参谋，协助他们对教学事务工作的助理管理，主要体现在对教材、考试、论文等方面的管理上；但另一方面教学秘书也是一个服务性的角色，为课程运行、教改、人才培养方案的制定提供各种有利条件，为学生等级考试、实习实践、顺利毕业给予帮助和支持。然而，监督与服务本来就是一对矛盾体，教学秘书在与之对应的被监督体或者被服务体面前，由于价值观念的不同，非常容易产生差异化的理解，甚至是误解。例如在调课（由于个人原因）这件事情上，某些老师会认为是理所当然，教学秘书就应该按照“我”的意愿，然而秘书需得综合学生以及教务处的实际情况，兼顾大局，保证开课的原则性和有效性。同样的问题也常出现在其他教学环节中，增加秘书的工作量，在一些情况下，会被领导认为工作能力的不足。从而增加了秘书的负面情绪，造成情感衰竭（Jackson 1986）。

（二）工作压力

工作上的心理压力和身体压力（主要由工作量过大引起，将在下文中讨论）也是在职业倦怠研究中非常重要的组成部分。绝大多数的学者定义压力是从个人和环境的互动中产生，而在互动的过程中机能失调了（French & Caplan，1972）。从一般性的人际交往关系来说，彼此都希望建立融洽的人际关系，在宽松愉悦的环境中工作。同样，在教学秘书的工作中，他们期待建立跟领导、教师、学生和谐共进步的关系，以促进自身工作的有效展开，达到让学生成才与学院同进步的三赢局面。然而，在实际的工作中，教学秘书作为纽带联系着学校教务处，二级学院领导，以及全院师生，稍有差池就会牵动彼此工作的配合和执行，造成人际关系的紧张，影响教学的正常运行。特别是在开学开课，期末考试安排整理试卷期间，教学秘书的身心都承受着巨大的压力。在这种压力之下，他们会反复核查自己上报的材料，造成长时间地去面对电脑和使用鼠标，对颈部等部位造成一定程度的损伤；另一方面，在这种精神高度紧张的情况下，做事情会变得分外小心翼翼，甚至吹毛求疵，同时，长期的高度集中实质上是在透支精力，工作的热忱容易渐消退，进而产生对同事和学生漠不关心以及对工作甚至是生活抱持负面态度的症候。

（三）工作过量

在Maslach & Jackson的研究中指出，职业倦怠是由于在工作质量以及数量上的超出个人承受能力上产生的。当被指派的工作不能高质量的完成，个人会觉得自己工作能力有限，产生挫败感（Maslach 1984）。数量上的超量主要指派的工作员工不能在规定内的时间完成该项工作（Kahn，1978）。而在实际的情况下，这些无法准时高质完成的工作往往是由于工作本身时间缩短，然而可利用的资源减少（Jackson，1984）。教学秘书的工作本身就繁重，还常常有一些临时或者是紧急事件，更加重了教学秘书的工作量。往往这些紧急事件责任也大，任何一个小小的失误都会造成严重的教学事故。比如在迎接评估期间，需准确的提供各种各样的教学材料接收专家的评审，稍有不准确将会影响整个专业甚至学校的发展。另外，在毕业生实习即将结束时，对毕业考试、论文答辩等，会有大量的通过电话对教学秘书进行咨询。这些额外的工作量会降低个人对工作的满意度，有些电话常常在中午休息或者是周末，严重影响他们的正常生活，加深对这份工作的厌恶感，造成感情上的耗竭。

（四）个人价值实现

在Maslach的研究中指出在工作中，个人价值的实现直接影响着工作满意度和职业倦怠。通过工作个人能实现自己在物质和精神两方面的价值，达到自我满足与尊重。从物质层面来说，职业倦怠的成因主要指个人在工作上的付出与经济回报不成比例，收入相对较低，福利不够等。在高校，教学和科研是主旋律，因此，相辅的教学管理人员的地位边缘化了。学校的各种激励机制，例如：教学评比、科研等都与秘书工作无关，更没有进修、培训、交流的机会。在职称的评定上，绝大多数的高校对于秘书都没有明确的评价指标，即使评定了，秘书也是只评不聘，打消他们努力的积极性。更何况，繁重的秘书工作让他们也没有时间做科研写文章。职称上不去，工资待遇就不去，而同时工作繁重，感觉自己的投入与回报不成正比。从长远来看，教学秘书的发展空间极其有限，职业发展目标也不明确，所做的一切工作都是为他人做嫁衣，更加造成心理失衡。除此之外，秘书的工作重复性高又机械，往往年复一年，随着时间流逝，工作热情退却，工作变得单调平淡，甚至觉得无趣。

三、职业倦怠对策分析

高校教学秘书的职业倦怠不仅影响了秘书个人的身心健康，也影响着二级学院的教学工作有效展开。因此，二级学院的秘书既要进行有效的自我调整，也需要外部组织强有力的支持。在Cahill 1995的研究中指出，组织机构所采取的相应策略对于长期性的职业倦怠问题更有缓解作用，而个人的调节能力对于由于突然增加的工作而产生的压力更有效果。

从组织机构的角度来看，能改善教学秘书职业倦怠的情况主要有三个方面：减轻工作负担，增加人文关怀，建立晋升机制。首先从学院层面来说，提供一个高效的工作环境，减少工作过程中不必要的环节。明确教研室主任，办公室主任，辅导员各方面的职责，并在科学和规范的管理下促进几方面的合作。同时，调动任课教师的积极性，一方面提高自身教学和科研工作的规范性，另一方面督促学生在教学过程中的纪律性，降低不必要的重复性工作。第二，充分尊重教学秘书，领导要充分认识到其工作的重要性和艰巨性，提高其职业认同，为他们建立和谐的人际关系，良好的工作氛围。在认同的基础上对教学秘书也加以人文关怀，充分调动他们在工作上的积极性和创造力，帮助他们在实现学院目标的时候也实现个人事业目标。最后，高效应建立合理的人才竞争和流动机制。在职称晋升上，教学秘书也应该与高校其他岗位一样评定，并享受同等待遇。竞争能促进发展，社会是这样，学校和学院的发展也如此，为教学秘书提供同样的岗位竞争平台和转岗机会，一方面能为教学秘书实现个人事业上的追求提供机会；另一方，从长远来外，岗位竞争有利于学校长远的整体发展。

从个人层面上来，教学秘书要调整好自己的身心素质，给自己的职业和人生准确定位。教学秘书首先要正确地认识这份工作，既然已成事实就欣然接受，以开朗豁达的性格和轻松平静的心态去面对每一项工作，不好高骛远，盲目攀比，减少因待遇不公或人际关系紧张带给自己的心理损害。另一方面，通过学习，提高自身业务水平，正确地认识自己，树立崇高但又可实现的职业规划。

四、结论

高校教学秘书是教学管理工作的第一线与桥梁，联系着院校两级单位，他们的职业倦怠直接影响着教学管理工作的有效性，并从长期影响个人、学院、学校发展，因此，准确认识教学秘书的倦怠问题，并提出有效的能减轻或者是消除教学秘书的职业倦怠，是一项三赢策略，促进共同理想的实现和发展。

参考文献：

[1]Alarcon G. M. （2011）. A meta-analysis of burnout with job demands，resources，and attitudes. Journal of Vocational Behavior，79.

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