浅谈如何做好档案管理工作

周德

摘要：在每个公司的发展历程中，档案扮演着十分重要的角色。它记载了一个公司的发展成长的全过程，真实的记录了企业的发展历程。本文从档案保管的重要性，档案保管人员应具备的素质以及档案保管中存在的问题、建议几方面来论述。

关键词：档案；管理；重要性；建议

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）002-0000-01

一、档案的重要性

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

二、加强档案保管的保密工作

保密工作是档案管理中的一项重要工作，贯穿了档案收集、整理、利用、保存的各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续科学发展的重要保障。档案管理部门保管着大量档案材料，涉及了经营管理的方方面面，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成商业秘密的泄露，还影响了档案管理部门的公信力。因此，保密工作始终都是档案管理部门的重要职责。在日常管理中转递接收档案时必须密封，收集整理材料由专人负责，档案传递要走机要渠道，档案不得由个人或非单位持有、保证档案的完整性。此外档案保管和查阅使用方面都要有严格的保密要求。

三、档案管理人员应具备的素质

档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案人员所从事的工作，是一项崇高而光荣的工作，除了要求与其他工作人员一样具备一定的基础知识、基本技能、管理能力等基本能力外，我认为，档案人员还应必备以下四点素质。

（一）始终保持政治上的坚定性

档案人员必须从思想上、政治上、行动上自觉与党中央保持高度一致，能够站在大局的高度想问题、办事情，自觉维护单位的团结和荣誉，不折不扣地贯彻执行领导的工作部署，使自己的一切言行与党的基本理论、基本路线和方针政策相符合。

（二）具备良好的道德素养

档案工作是一项科学性、服务性和技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作。因此，档案工作者必须有严谨的工作作风、良好的职业道德修养和敬业精神，严守秘密的工作准则。

（三）忠诚自己的事业

要有强烈的事业心和高度的责任感，正确地认识档案工作地位的特殊性、岗位重要、责任重大、使命光荣，把工作当成对待生命的一种状态，把工作当做实现自身价值的需要，要全身心地投入自己为之奋斗的事业和人生。

（四）有较高的学习能力

档案管理人员只有不断地自我充电，才能从容应对我们已见过和未见过的东西，也才能不至于出现力不从心的尴尬局面。为此，牢固树立“学以立德，学以增才，学以致用”的理念，不断提高政策理论水平，不断更新知识结构，不断开阔眼界胸襟，努力成为服务科学发展的行家里手，努力成为复合型、全能型人才，提高自身的学习能力。

四、当前档案管理中存在的问题

近来根据工作的要求，对本公司保管的档案进行了清理装订，更加体会到了档案的重要性，同时也发现了档案工作中存在的不足。

（一）普遍对档案管理的重要性认识不够。大家普遍认为档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，应归尽归，部分档案内容不全，少部分纸质档案与档案管理系统数据不一致，部分材料未及时入档。

（二）硬件设施解决不完全到位。由于办公条件所限，未设立专门档案室，“六防”设备不完全配套，缺少设施设备。

（三）档案管理人员管理水平不专，管理手段落后。由于档案管理人员是兼职，培训力度不够，档案管理水平不够专业。

（四）档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时、不全面，比如实物档案，由于管理人员保管不善，部分实物无从查找。

五、对目前档案管理的几点建议

（一）提高认识，进一步加强对档案工作的领导。部门领导应高度重视档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决意识。

（二）加大投入，进一步夯实档案基础工作。在档案工作上加大投入，特别是对档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用予以重点保障；要按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，并添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（三）提高档案管理人员的素质，配置专职档案管理人员，落实管档人员待遇。选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。

（四）注重档案材料收集，提高档案管理质量。收集档案材料是档案工作的基础，随着企业管理的规范化、标准化，给档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证档案的权威性、准确性和真实性。

（五）健全制度，进一步规范档案资料管理。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。

总之，加强档案管理工作，不仅是当前经济建设的需要，更是造福子孙后代的需要，只有提高对档案管理工作的认识，才能促进档案事业的发展，才能更好的为经济建设和社会服务。