干部档案信息化势在必行

魏小红

干部档案是干部管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。随着干部人事制度改革的不断深入，需要干部档案工作及时提供全面、准确的信息服务，对干部档案工作提出了许多新要求，运用信息技术提高干部档案管理工作的质量和效率势在必行。

档案信息化管理是必由之路

传统的干部档案管理，强调“人档不分”和“档随人走”的管理模式，是一种以纸质材料为管理对象，以手工操作为主要手段的作业方式。我国目前干部人事档案管理的操作手段仍以手工操作为主，许多单位和部门还保留着原始的手工作业，手抄目录、花名册，手工查询，干部档案管理的自动化程度滞后制约了干部档案的快速利用。

档案材料本身不够详实。从档案本身的内容而言，由于材料不齐全和内容记载不准确，有的干部档案材料收集不完整、不全面，新材料补充不及时，影响了档案的完整性、真实性和准确性，不能真正反映个人的现实面貌。

传统的纸制档案存在诸多弊端。从档案本身的属性而言，纸质材料占用大量空间，查、借阅不受时空限制，存在涂改、缺损等隐患；还因为借阅时整卷提供，扩大了知密范围，容易导致信息泄密；手工操作工作繁琐、耗时耗力，效率不高；收集、加工、传递、利用诸多环节的管理漏洞也不同程度地显现。

这些问题的存在，直接影响了干部档案功能和作用的发挥。要彻底解决这些问题，就必须走干部档案信息化管理之路。

干部档案信息化建设的重要作用

有利于保护干部档案。保护好原始档案，我们才能够更好地为干部工作提供服务。在保护干部档案原件的基础上，充分应用计算机软件、硬件功能，把纸质干部档案加工成数字档案形式。可以根据需要反复调取信息数据，降低纸质干部档案在反复查阅过程中原始档案的人为磨损及受到人为修改、涂抹的风险，减少干部档案原件出库的次数，保证了干部档案的原始性、真实可靠性。

提供更加优质高效的服务。目前干部档案管理侧重于档案原件管理，档案管理员手工收集、整理、开展利用服务，工作量大，效率较低，费时费力。干部档案数据库建成以后，档案管理将更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用。干部档案工作的效率会得到明显提高，能够快速准确地提供规范的干部信息，成本也会降低，工作质量和水平会得到更进一步的提升。

干部档案信息化管理的措施

加快干部人事档案信息化步伐，建立全国统一的干部人事档案管理信息平台。应在全国范围内推广应用统一、规范的干部人事档案管理软件。在此基础上，推进干部档案目录数据库和全文数据库建设。在信息化建设管理过程中，应强化信息安全保障体系建设，确保干部档案信息的技术安全和管理安全。

建设干部档案目录数据库，将干部档案基本信息、目录电子化

干部档案信息普遍实行计算机管理，安装统一的干部档案管理系统软件，对每个干部的基本信息进行集中采集，分期分批完成干部基本信息的录入，建设干部档案目录数据库。能够快速、高效进行信息的查询、检索、统计、分析、生成目录和各种名册、表格，为领导决策和干部工作提供干部基础信息利用服务。

扫描干部档案，建设干部档案全文数据库

通过大型扫描仪把档案材料传输到计算机中，建立干部档案全文数据库。针对档案数字化工作中的原始档案安全问题，可以从科学设计工作程序、加强硬件建设两方面解决。在档案库房中配备较大的集中整理台，使档案不出库房，减少涂改、丢失档案等安全事故发生的可能性。每组安排3人，两人配合拍照翻页，一人整理装订拆散的档案原件，装订好后交由档案管理人员抽查，最后送回入库。在库房安装监控设备，管理人员定期回放录像，这样就会消除档案原件在工作中的安全隐患。针对档案数字化工作中的档案数据安全问题，要采用多种存储方法保证信息安全。在相同电脑上建立备份数据，还要购置大容量的移动硬盘进行备份，需要定期下载和更新备份数据。形成一定数量的电子副卷后，利用刻录机做好数据信息的DVD光盘备份。

为了保证图像质量，应实施档案扫描核查工作模式。在用大型扫描仪或高分辨率高拍仪器进行数据输入时，要建立统一的数据存储格式标准，每张扫描成功的电子文档要保证图像清晰、完整，杜绝歪、斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，保证真实还原档案原件的面貌。每一本干部档案电子副卷形成后，都要经过管理人员与原件一一对照核查，确认不重不漏，图像清晰完整，才能把纸质档案重新装订成册入库。经过最后校对，会大大减少错误率，把高质量的图像存入数据库，提高干部档案数字化工作基础数据的质量。

规范干部档案信息系统的日常管理和维护，强化信息安全保障体系建设

干部档案是动态档案，不断有新的档案材料补充，应有专人进行干部档案数据库系统的维护，及时更新相关数据，确保信息系统真实、准确反应干部的基本情况。干部档案数字化工作期间，严格访问控制，建立周全的用户管理体系和全面的安全检查机制。设置相应的查询权限设置、密码登陆等方式，各类人员只能访问自己的授权信息。用户进入系统进行各项操作，系统应用程序都如实记录，并有较方便的查询功能。完善的档案防范系统的建立，需要法律、法规、管理、技术等方面的共同构架，时刻提高防范意识，确保干部档案管理信息网络的安全。

总之，在实践工作中，要全面以习近平总书记指出的“档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化”为总的目标，为党管好档，为国家守好史，为人民服好务，着力促进干部档案工作提质增效，为今年的“十三五”开局起步奠定坚实的工作基础。

（作者单位：福建省晋江市人力资源和社会保障局）