信息时代之下档案资源的利用状况分析

戚颖欣

摘 要：文章首先针对当前信息时代之下，档案资源利用状况展开深入分析，而后进一步在此基础之上，对于如何切实推动档案资源利用深度，确保档案系统安全并且推动其完善加以讨论，对于帮助企业寻找到档案管理工作的发展方向有着一定的积极价值。

关键词：信息；档案；资源；利用

信息时代之下，网络环境的逐步发达以及数字化技术的深入应用，推动着各个领域的工作呈现出新的特征。而档案管理系统，作为对档案资料展开有效有序保管，以及优化利用工作的基础所在，本身的工作对象并不是书面档案资料本身，而是其中的信息。因此在当前信息环境之下，档案工作呈现出不容忽视的新型发展趋势。

一、档案利用工作现状分析

档案管理工作的最终目的，一方面在于让档案信息能够更为完整的留存，但另一个更为重要的方面则在于，让这些档案信息能够成为未来工作的一种指导，因此可以说，档案资源的深入利用，是档案工作是否有效开展的重要衡量和最终目标。

在这样的思路之下，对当前档案管理工作，以及档案资源的利用状况加以考察，可以发现存在比较突出的几个方面特征。

首先，档案的采集工作体系已经基本完善。随着我国在档案领域相应法律法规的日趋完善，以及企业管理机构内部本身对于档案价值的不断深入认识，可以发现档案采集和整理工作在近年来得到高度重视，并且呈现出快速发展的状态。就目前的情况看，档案资料的收集与整理工作，基本上已经深入到企业环境的各个层面，虽然尚不能做到全员参与档案资料的采集工作，但是每个岗位之上必然会有对应的人员对相应的档案管理以及采集思想有所了解并且予以执行。但是同时也应当承认，档案的采集，在一定程度上尚有待于实现更深一步的信息化，尤其是在档案信息自动化采集方面，还有一段较长的路要走。只有实现了更为全面的档案采集，才能为档案资源的利用奠定坚实基础。

其次，档案的采集与档案资源的利用，更多停留在文字层面。但是在当前信息化时代之下，档案资料呈现出更为多样化的特征，除了比较常见的文字形式以外，包括图片、音频和视频都必然会成为档案资源的有机组成部分。随着技术的发展，当前对于图片的识别和检索已经成为可能，因此就更应当将其纳入到档案资源体系之中实现其对应价值。同时也必须承认，文字的记录通常由相关的人员来完成，因此在文字材料形成的过程中难免有失偏颇，而包括图片等在内的诸多其他媒体形式，作为实际情况的忠实反映，在当前信息环境之下不应当有所轻视，反而应当给予更多关注。在档案资源的利用方面同样如此，更为庞大的资源体系，从客观上要求更复杂的索引和搜索机制，才能保证多种数据资源在档案体系环境中的充分利用。

二、推动信息时代之下的档案深入利用

信息时代之下的档案资源利用，一方面随着其档案相关工作自身的发展呈现出若干特征，另一个方面也受到了信息技术应用的极大影响。档案资源的不断充实和完善，呈现出的海量数据特征，推动着大数据技术的不断深入应用。同时诸多信息技术的应用，虽然能够容纳更大的数据量，但是同时也带来了安全以及读取速度等方面的新问题。想要推动信息技术与档案相关工作的融合，必须谨慎展开分析，妥善选取着手点才能获取良好效果。

综合当前档案资源利用现状，有如下几个方面的工作必然会成为未来一段时间内的工作重点。

（一）数据安全仍然是未来一段时间的工作重点

对于数据安全体系的建设，一直以来都与信息技术应用保持同步，随之出现在不同的领域之中。对应在档案领域之下，确保档案数据的安全，对于企业而言至关重要。不仅仅是档案数据在传输过程中的安全需要关注，包括存储状态之下的档案资源同样不容忽视。建立起立体完善的数据安全体系，对于企业的发展至关重要。档案数据不同于企业常规工作数据，常规数据会有其自身的生命周期，很多实时性较强的数据，在超过其时效之后就会失去保护价值，但是对于档案领域的资源而言，几乎所有数据都需要执行同样等级的保护。这种保护态度虽然会提高安全体系的算法负担，但是同样也会降低安全系统自身的复杂程度。除此以外，数据安全还应当包括合理的授权以及严格的授权管理系统实施，为不同的信息阅读主体提供不同的权限，同样能够实现数据安全水平的有效提升。

（二）加强档案资源标准化建设

档案信息化的根本目的是实现档案信息资源的社会共享，而档案信息标准化是实现档案信息资源共享的重要保障。只有呈现出良好标准化状态的档案信息资源，才能够被妥善的存储，并且实现高效索引，在需要的时候才能在最短的时间里被检索和呈现出来。同时标准化也是模糊搜索等技术得以实现的坚实基础，并且只有良好的标准化体系，才能帮助档案资源系统实现更高的数据安全，才能提升安全算法能力本身的利用效率。

（三）加强数据入口建设

档案管理工作本身的存在价值和目标，并不在于形成系统性的档案资料，而在于让这些档案资料发挥其对于未来工作的指导价值。因此可以说，档案资源本身的利用才是档案管理工作最终实现价值的关键环节。基于此种考虑，实际工作中应当加强数据入口的建设，确保档案面向服务的群体能够通过多种途径，在更为宽泛的时间域内，以更为便捷的方式展开数据的访问和读取。与此同时，还应当注重相关反馈的接收，为不同的用户打开多种反馈渠道，从而发现档案资源利用过程中的不足，便于实现整个档案管理工作的推动。

三、结论

信息化时代的到来，推动了档案管理工作的发展，尤其是对于档案资源的利用更加有不容忽视的积极价值。实际工作中应当注重发掘档案资源的利用价值，扩大其阅读群体，并且以不同群体受众的行为方式作为依据展开分析，才能切实推动档案资源的利用深化。

参考文献：

[1]黄丽华.纪秀英.做好新形势下档案信息资源开发利用工作[J].中国档案， 2005（6）.