大数据时代高校档案管理创新与发展

【摘 要】利用大数据技术为高校的档案管理服务，从而实现信息保存以及信息利用功能，有重要的现实价值。本文简要介绍大数据对于高校档案管理的意义，并在此基础上探讨大数据时代高校档案管理创新与发展的措施。

【关键词】大数据时代；高校；档案管理；创新；发展

当前很多高校的档案管理一直沿袭着传统方式，导致档案的利用率低下，无法满足人们对于档案信息的需求。为提高高校档案管理的质量，从被动服务到主动服务，就需要与时俱进，充分利用现代化的信息技术，满足人们对档案信息的利用需求。

一、大数据对高校档案管理的意义

第一，提高档案管理效率。大数据时代下高校的档案管理理论、技术以及环节都发生着显著的变革，未来的档案管理工作呈现的发展趋势就是应用新技术建设档案，从而提高服务水平[1]。高校档案管理如果仍然沿袭传统的手工管理模式来整理档案信息，存在着比较明显的困难与缺陷，比如档案容易破损、档案查询困难、信息容易丢失，还有档案信息难以共享等。这些问题无法实现当代档案管理工作要求，在很大程度上影响到档案管理以及利用。应用大数据技术来管理高校的档案，有利于减轻档案管理工作人员的劳动强度，并且改进档案管理的质量与效率。

第二，优化档案管理流程。传统的高校档案管理主要是使用纸质文件当作载体，根据类别将各种纸质文件进行编码收藏，根据目录进行查询。通过使用大数据技术构建能够符合高校档案管理要求的管理系统，可以改进归档完整性以及及时性，从而优化档案管理的流程，便于档案检索以及利用[2]。通过使用这一平台，档案用户能够迅速查询自身的档案信息，高校的管理人员也能够方便查询行政、教学、基建、出版、科研设备以及活动等方面的档案信息。

第三，转变档案管理理念。大数据技术能够给高校的档案数据赋予新特征。近年来随着高校的馆藏档案数字化以及接收的各种电子档案，档案资源数量越来越多，这些资源当中有着大量的非结构化数据[3]。使用档案的人越多越有利于挖掘档案价值。管理系统建设的理念是将档案用户作为中心，提供便捷丰富的查询功能、完善的用户界面以及借阅控制功能。用户能够借助于网络来同档案馆联系，并且在授权范围内远程访问使用高校的档案大数据。

二、大数据时代高校档案管理创新与发展

第一，共享档案资源。大数据最显著的特点是资源共享。高校的档案管理系统同高校的自动化办公系统以及教学管理系统等互相独立并且互相联系。高校的档案管理系统需要规范数据與文件的管理，接受、储存并且整理各种文件以及数据，而办公自动化系统能够实现全方位的信息采集以及信息处理。使用大数据技术实现多个系统同档案管理系统之间的对接，把需要归档的各种档案资料及时上传到档案管理系统当中，能够简化大量非必要的操作时间以及储存空间，减少人力资源以及财力资源的浪费，实现高校档案资源的共享与利用。

第二，提高档案管理人员素质。当前同大数据有着密切联系的技术蓬勃发展，例如信息链接技术、智能信息技术、数据仓库技术、数据挖掘技术以及服务网络技术等，对档案管理工作人员的综合素质以及知识结构提出更为严格的要求。当前高校的档案管理工作人员当中，普遍存在着女性化、老龄化、业务水平低以及信息技能低等方面的问题，缺乏复合型的高素质人才。大数据时代档案管理队伍建设，一方面需要那些熟悉档案管理业务的工作人员，另一方面又需要计算机技术方面的人才。所以高校需要重视档案管理工作人员培训，持续改进档案管理人员的综合素质以及专业技能，培养一批专业技术过硬、档案知识扎实并且具备创新能力的档案管理人才。档案管理人员应当熟悉档案信息管理、服务以及开发等方面的知识，并且熟悉各种现代化的信息技术。除此之外，高校还需要关注大数据技术的最新发展动态，并且据此培养复合型的人才，从而确保高校的档案管理工作可以在大数据背景下取得新的突破。

第三，做好信息安全保护工作。随着大数据技术的发展与应用，高校的档案管理部门应当事先做好纸质档案信息的扫描，或者通过外包方式转化成为数字档案，从而实现馆藏档案的数字化管理。这些档案信息往往有着价值大、利用率高以及容量大等方面的特点。在高校数字化档案上传到管理系统的同时，需要重视档案的安全保障工作。安全保障建设可以说是庞大复杂的工程，一方面需要基础设施方面的保障，另一方面还需要安全技术、法治标准、组织管理以及故障恢复机制层面的保障。因此针对档案管理系统需要构筑多层防护机制，采取各种安全技术例如防火墙技术、水印技术、数字签名技术以及信息加密等，来保证高校的档案管理系统硬件安全、软件安全以及数据安全。除此之外，高校还需要进一步强化档案管理系统的外设管理、访问权限管理以及操作权限管理，在高校的档案管理人员当中加强安全教育。在此基础上定期评估档案管理系统的网络安全水平，从而及时发现存在的问题并且加以弥补，通过完善网络监控以及使用杀毒软件、防火墙等实现网络保护。

综上所述，高校档案管理的主要功能就是保存各种信息并提供信息服务，借助于大数据可以完美发挥这些功能。档案管理人员需要主动创新，将大数据技术应用在高校的档案管理当中，从而不断提高档案管理的质量。

作者简介：曹丙贵（1974.1-），男，籍贯：江苏盐城，学历：大学本科，职称：档案馆员，研究方向：档案管理。

参考文献：

[1]张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015，10（1）：21-22.

[2]王鹤淇，谢春梅.浅谈大数据时代档案信息的开发[J].兰台世界，2015，12（6）：121-122.

[3]周才云，赵晶晶.大数据时代高校档案的信息化建设探析[J].兰台世界，2015，9（4）：27-28.