公证管理信息系统的设计与分析

摘要：公证制度能够有效的保障我国经济法、民法的实施，完善我国的司法制度。随着我国社会的不断发展，经济水平的不断提高，需要公证的法律项目种类也愈发多了起来，公证行业的业务量明显加重。因此，建立完善的公证管理信息系统十分必要。

关键词：公证管理；信息系统；设计；分析

一、需求分析

公证业务管理和公证行政事务管理是公证管理之中的两个重要内容，一般来说，公证流程包括申请受理、审查和出具证书。

首先，信息系统要有完善的功能，有较强的通用性，包括申请、受理、档案保管、公证书出具、公证复议等多项内容。

最后，信息系统还要保持页面简洁、操作方便的特点，便于工作人员进行操作。

第三，信息系统要保持稳定性、可靠性、良好的性能、便于扩充功能、易维护性。

同时，公证管理信息系统还应该在国家法律规定的范围内进行。

首先，要保证信息系统的操作严密性。这样的做法主要是为了避免徇私舞弊的情况出现，要保证工作人员的执法清廉，实现执法的公正公平性，从而提高公证质量，增加工作效率，促进公证行业的规范化。

其次，文档要保持一定的规范性。在公证活动中所有的受理通知单、公证申请表、公证书等，都需要严格按照相关的规章制度进行填写和执行。

最后 ，保证信息系统的保密性。公证档案牵涉到很多当事人和国家的秘密，不能够暴露在大众的眼光之下，因此，要有良好的保密性。

二、设计系统

（一）信息系统的功能模块如下图所示

（二）功能介绍

初始化。在进行首次的系统安装时，信息系统会对用户进行提醒，并提供相应的信息。初始化的主要内容有公证书编号、启用年份、操作设置等。

信息录入主要是分为历史申请表和申请表录入。

录入申请表主要是把当事人所填写的内容进行详细的录入，一般包括当事人的性格、性别、身份证信息、出生年月日、工作单位、文化程度、家庭住址；公证书的用途和具体内容；材料的具体名称和数量；申请的具体时间和说明等。

在将上述所有信息录用完之后，工作人员要进行详细的检查，避免有问题出现，然后借助软件，生成公证书，遵循相应的模板，生成公证书的正文框架、公证书的流水号码、公证书的编号等，形成规范符合要求的公证书。在保存了公证书以后，内容将无法进行修改，同时，信息系统会把申请表自动转成历史公证申请表。

（三）查询信息

查询历史的公证申请表。一般来说，要使用这一功能，就需要输入具体的年份和类型进行查询，当查询结果出来以后，使用者可以进行相应的打印。

查询公证书。使用这一功能，使用者要输入公证的类型、公证的年份、标题、公证书的申请日期、编号、水印号等，查询到结果之后，可以按照自身的需求进行打印输出。

查询公证立案本。使用者可以根据这一功能，输入相应的信息内容和日期，如果有需要，也可以进行打印。同时，如果对其中的内容有不满意的地方存在，还可以进行相应的修改。

（四）维护系统

维护信息系统主要包括四种功能，分别是设置操作员、设置公证书的格式代码、设置类别代码、设置年终结转。

在进行初始化时，如果有些功能没有完成，那么就需要借助设置操作员来进行功能的设置，从而完成需要完成的内容。

一般来说，年终结转的功能是在每一年的最后一天，把当年一年之中的所有公证信息进行分门别类，进行编号，然后进行自动备份。

三、设计数据库

该内容主要包含了四部分，分别是公证书的数据库，公证的申请表的数据库，公证的代码数据以及公证的立案本数据库。

公证书的数据库中主要的内容包括一些公证书的详实数据，其中有当事人的具体情况，公证书的具体编号、出证日期、承办人、以及相应的审批人等等。

公证书的申请表数据库。这一数据库中主要包括了所有当事人的具体信息以及所有公证的申请内容。其中有申请的具体日期，申请人的具体情况，比如说出生年月日、性别、姓名、文化程度、出生所在地、工作的单位、身份证信息、公证书的类别、办理公证的主要目的。这一数据库是最为重要的一个基础内容。

公证的代码数据库。这一数据库里面主要是用户的具体代码和各类公正整数的代码数据库。

公证的立案本数据库。这一内容里面，需要有所有公证的台账。

四、实现系统

选择科学的模板技术，按照我国的相关法律法规，生成严格的公证书格式，能够让用户进行反复的使用，同时保证其隐私性。

五、评价该系统

这一信息系统的运用，大大减轻了工作人员的工作量，促进了工作效率的有效提高，提高了公证管理的水平，效果良好。

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作者简介：

赵菁，女，籍贯浙江东阳，供职于浙江省东阳市公证处，本科