军队机关办公业务系统标准流程软件设计研究

党 弦，陆东升

（海军装备研究院，上海 200235）

军队机关办公业务系统标准流程软件设计研究

党 弦，陆东升

（海军装备研究院，上海 200235）

文章根据国标、国军标及各种法律法规，详尽分析了军队机关办公业务系统流程的软件设计需求，对每个流程环节进行了梳理，提出了军队机关办公业务系统的设计思路。

办公系统；业务流程；软件设计

0 引言

目前，为提高军队机关业务的办事效率，很多军内机关都建立了满足其业务需求的办公业务系统，利用计算机手段加快业务流程的运转，起到了极好的效果。但由于没有统一的标准和要求，在建设方案统一化、模块化方面还存在着空白，不同机关的办公业务系统在业务流程与输入输出方面会存在差异，造成不同机关的系统之间无法相互连接，不兼容，业务范围有限，虽然在小范围内一定程度上提高了办事效率，但是对于整个军队办公业务系统的效率和安全性并没有更好的提高和改善。

因此，有必要研究如何规范化办公业务系统的建设开发与使用，通过系统分析《中国人民解放军机关公文处理条例》等国家规定的条令条例，结合机关业务具体要求，用标准化手段对机关办公业务系统建设应遵循的各项指标和要求进行软件化梳理，使各办公信息系统相互之间便于连接，兼容一体，为提高机关信息化水平，促进机关办事效率，加强信息安全，为后续机关办公业务系统的建设开发与使用，为机关进一步制度化管理和加强手段配套奠定重要的基础，能够产生显著的军事效益，具有广泛的应用前景。

1 业务流程设计

流程软件设计的目的是在描述现有业务流程的基础上对流程进行规范与改进，针对军队机关办公业务系统的业务范围，公文流转业务是军队机关办公业务系统的核心部分，公文流转业务主要分为发文业务和收文业务两种业务类型。下文将根据《中国人民解放军机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《军队机关公文格式》等规定，对军队机关办公业务系统发文及收文管理的系统功能、输入及业务流程处理进行了要求，其中，系统要求规定系统应满足的功能，输入要求规定在规定环节必须输入的要素（仅对必须输入的要素进行规定，为满足业务流程处理要求而产生的其它要素可由设计者自行规定），业务要求规定在业务流程中需要注意的行文规则。

军队机关办公业务系统的流程设计思路应以公文流转为核心，确定流转过程中各个核心环节，并依据国家规定的公文处理要求，给予责任人合适的权限以保障公文的正确处理，为保证公文处理的严谨性，军队机关办公业务系统流程设计应当尽量固定。军队机关公文处理的主要程序如图1所示。

图1　军队机关公文处理的主要程序

2 发文管理

发文管理指对文件的制发过程的管理，包括向其它单位印发的文件处理和二级部制发的文件处理。发文类别可以按发文文件种类主要包括决议、决定、指示、通知、函、意见、通报、公报、报告、请示、批复、条例、会议纪要、规定；也可按行文方向分为上行文、下行文、平行文。上行文文件种类主要包括报告和请示；平行文文件种类主要包括函、议案及通知、意见、会议纪要；下行文文件种类主要包括命令（令）、决定、指示、决议、条例、规定、批复及通知[1]。

发文管理应实现文件制发过程中的拟稿、核稿、审核、会签、签发、编号、成文、分发和归档的全过程管理；应提供灵活的编号格式及功能、提供办理过程的、跟踪记录，并应提供符合实际工作中多部门并行处理文件的情况等功能。

根据《中国人民解放军机关公文处理条例》规定，本部分对军队机关办公业务系统发文处理主要流程的系统要求及业务要求进行了规定。

2.1 起草程序要求

1）系统要求

（1）起草文件应由系统生成唯一标识号及文件流水号；

（2）应根据文件密级确定保密期限；

（3）起草文稿时，系统应根据起草人选择的文种生成文稿模板；

（4）系统应判断发文机关与主送机关隶属关系，不符时应提醒起草人；

（5）应根据发文的实际审批情况给发文设定不同状态，如“新发文”、“准备提交”、“待审批”等；

（6）起草文件可以在系统内直接起草，也可以自行起草后以附件形式输入系统。在系统内直接起草的公文，系统的输出格式（纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等）应满足GB9704《国家机关公文格式》的相关要求[2]。

2）输入要求

起草人应输入主要要素有：标题、文种、机关代字、密级、主送机关、抄送机关、成文日期、主题词、承办单位、联系电话、起草人[3]。

其中，机关代字、成文日期、承办单位、联系电话、起草人可由系统自动填写，但起草人可自行修改。

单个主送机关或多个主送机关的最后一个机关名称后一律要标注全角冒号。

3）业务要求

（1）当起草人选择的文种为上行文（下行文）时，主送机关应为承办单位的上级机关（下级机关）；

（2）文种为下行文时，主送机关为需要执行的机关，并根据需要抄送其他有关机关，重要行文还应当抄送发文机关的直接上文机关；

（3）除首长直接交办的事项外，下级机关不得向上级首长行文；

（4）因特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过机关；

（5）联合行文时，应确认行文机关是否为同级，非同级不得联合行文；

（6）请示主送上级主管机关，不得抄送下级机关；

（7）发文格式可参见GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》。

2.2 审核程序要求

1）系统要求

（1）严格核对审核机关的权限；

（2）严格核对审核人的权限；

（3）对于不成熟或质量上由问题的文稿，可依据情况采用退（退回拟稿单位处理或修改）、补（退回拟稿单位补办程序或手续）、改（发至秘书工作部门进行修改）三种方式。

2）输入要求

审核人应输入要素有：审核结果。

3）业务要求

（1）公文应为公文起草部门领导审核；

（2）二级部不得正式向下行文；

（3）审核人应从下列方面进行审核：a）是否确需行文；b）是否符合规章制度与有关规定，是否完整准确地体现上级意图；c）是否符合行文规则；d）是否符合报批程序；

（4）审核人审核后，将审核结果反馈起草人，如通过，由起草人请相应领导签发；不符合规定的公文文稿应当协商起草部门进行处理，必要时可退回起草部门并说明理由。

2.3 签发程序要求

1）系统要求

（1）严格核对签发人员的权限；

（2）签发人应能查看流程信息、办理意见以及填写对应的签批意见；

（3）首长至圈阅或签名的，视为同意；

（4）签发要素为必须标识的要素，已阅要素为必要时选择的要素，已阅首长若高于签发首长职务，则两项要素都必须标识；

（5）负责人签发后，系统应以签发日期当天生成成文日期，联合行文时，以最后签发机关负责人的签发日期为准；

（6）提供手写批阅信息的用户认证服务、权限验证管理、手写信息的识别验证等关键服务，实现手写签批及浏览服务，支持手写信息与版式文件的集成，支持批阅操作审计。

2）输入要求

签发人应输入要素有：签发人、已阅标识（可选）、署名（可采用电子印章、电子签名等方式）、签发日期。

3）业务要求

（1）联合行文时，系统应以发文字号为主办机关发文字号，发文机关要素中，主办机关排列在前；

（2）上报的公文一般由主要首长或主管首长签发，一般性公文可以由分管的副职首长签发；

（3）除联合发文外，一般由一个首长签发。

2.4 分发程序要求

1）系统要求

（1）根据分发的份数生成份号、大流水号；

（2）根据起草人输入的主送机关与抄送机关自动分发。

2）输入要求

应输入要素有：大流水号、份号。

3）业务要求

（1）交付印刷前应检查签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否规范；

（2）分发后，收文单位应根据办理结果给予反馈。

2.5 归档程序要求

1）系统要求

（1）归档文件应可分为：文档原件（如文档扫描图像）或文件数据；

（2）系统应提供检索功能；

（3）提供向档案管理系统归档的功能，如系统使用单位有相关档案管理系统，应提供系统的数据接口。

2）输入要求

（1）归档文件为原件：输入发文字号、标题等易于标识、便于查询的要素；

（2）归档文件为数据：严格按“文档归档数据要求”输入要素。

3）业务要求

（1）对需要归档的公文，应及时向档案部门移交，个人不能保存；

（2）在确认由归档价值、文件准确完整的情况下，应与起草人办理归档手续；

（3）归档后，相关部门存储在系统中的文件应删除。

3 收文管理

收文管理指对已成文文件办理过程的管理，包括外单位来文和机关内各部处之间来文的处理[1]。收文管理主要管理文件的办理过程，按来文机关不同及来文的性质进行登记办理。

收文管理应实现收文办理过程中的登记、编号、拟办（分办）、批示、承办（主办、协办、主办阅批）、传阅和归档的全过程管理；提供灵活的编号格式及功能；提供办理过程的图形化跟踪记录，并通过图形流程提醒后续办理；提供不限级别的多级并行处理，符合实际工作中多部门并行处理文件的情况等功能。

根据《中国人民解放军机关公文处理条例》规定，本部分对军队机关办公业务系统收文处理主要流程的系统要求及业务要求进行了规定。

3.1 接收程序要求

1）系统要求

（1）系统应自动识别来文单位、密级、文种，并自动生成收文日期；

（2）系统应提供信息登记功能；

（3）接收文件后，在文件流转过程中相关人员应可查看文件办理过程日志。

2）输入要求

接收人应输入要素有：确认收文标识（可选）、收文登记要素、承办人、审核人。

3）业务要求

（1）接收公文应核对无误后签收登记；

（2）签收后，以电子签名或电子印章等合适的方式给发文方以凭据。

3.2 审核程序要求

1）系统要求

对审核不通过的公文，提供文件办理退回功能，文件可逐级退回到文件流转的起点。

2）输入要求

审核人应输入要素有：审核结果、承办人。

3）业务要求

审核人应从下列方面进行审核：（1）是否应当由本部门办理；（2）是否符合规章制度与有关规定，是否完整准确地体现上级意图；（3）是否符合行文规则。

对不符合上述规定的公文文稿应当协商发文机关进行处理，必要时可退回发文机关并说明理由，审核通过，应选择承办人。

3.3 拟办、承办程序要求

1）系统要求

（1）文件可被标识为缓办，暂缓办理；

（2）文件可撤销办理，撤销办理的文件可手动选择是否作废。

2）输入要求

拟办、承办应输入要素有：承办结果、承办人、联系电话。

3）业务要求

（1）对需要办理的公文，应当由相关部门提出拟办意见报首长批示或转有关部门办理；

（2）需要两个以上部门办理的公文应明确主办部门；

（3）对紧急公文应明确办理时限；

（4）对转有关部门办理的公文应当跟踪催办并及时向首长报告办理情况。

3.4 审批程序要求

1）系统要求

系统应对公文的审批流程进行跟踪、催办和统计，以便及时了解公文的处理进度。

2）输入要求

审批人应输入要素有：审批结果。

3.5 催办程序要求

1）系统要求

（1）催办要求应提交承办人；

（2）催办应给出催办期限，催办期限单位为日。

2）输入要求

（1）催办人应输入要素有：送交日期、催办要求、承办期限；

（2）承办人应输入要素有：办理情况、未办原因。

3）业务要求

承办人应尽快回复催办人办理情况与未办原因。

3.6 答复程序要求

1）系统要求

（1）答复后进行归档，在确认公文已办理完毕的情况下，应与承办人办理归档手续；

（2）归档后，相关部门存储在系统中的文件应删除。

2）输入要求

答复人应输入要素有：承办结果。

3）业务要求

首长审批完毕后有关部门应及时答复发文机关，并根据需要告知有关单位。

4 结论

随着我军信息化水平的提高，绝大多数机关已完成办公业务系统建设，明确军队机关办公业务信息系统各工作环节的系统要求，统一系统输入输出，规范系统业务流程，能够使军内不同机关的办公业务信息系统相互之间便于连接，兼容一体，使机关工作人员使用办公业务信息系统处理相关业务时及时准确，有据可查，有法可依，从而使军队机关办公业务信息系统运行尽可能地科学有效，安全无虞，责权清晰。

[1]中央军委.中国人民解放军机关公文处理条例[Z].2006.

[2]中央军委.军队机关公文格式[M].2005.

[3]GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式[S].1999.

Research on Software Design for Military Organs Office System

Dang Xian,Lu Dong-sheng

(Naval Academy of Armament,Shanghai 200235,China)

The paper carries on the detail analysis to the software design requirements of military organs office system process,according to the international and national military standard and a variety of laws and regulations.It untangles every link in the process.A new perspective for designing military organs office system is put forward.

office system; business process; software design

TP392

A DOI：10.14141/j.31-1981.2016.05.002

党弦（1984—），男，工程师，研究方向：军用标准化。