浅析数字化档案管理存在的问题与对策

尤小菊

摘 要：档案数字化管理与传统档案管理相比，有其无与伦比的先进性和科学性，它将改变纸质档案的搜集方式、管理方式和利用方式冲破纸质档案的局限性发挥信息资源的优越性，促进档案管理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服务的根本转变。随着现代化进程的不断深入.档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。

关键词：企业档案；数字化管理；问题；对策

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）24-0161-02

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，档案数字化有着检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等优点，所以，档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求.也是档案工作者的必然方向。但在当前档案数字化过程中，还存在一些亟待解决的问题，需要研究相应的对策。

1 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先 进性

1.1 提高企业的经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

1.2 是档案管理的客观需要也提高了办公效率

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置和科学管理，为社会提供高效、优质的服务。电子档案的出现给档案部门提出了一个待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。如我公司各门类档案条目都录入在协同办公系统的档案管理系统里，数字化率达到60%，公司员工所需资料都可以在档案系统查询，使“死档案”变成“活信息”，使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

1.3 能有效地保护档案原件

安全问题是档案工作的生命线，关系到档案事业健康、快速发展，将纸质档案转变为数字化电子档案后，能代替原件使用，保护档案原件，使数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存，能恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。這样档案的使用更加安全，使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2 档案数字化工作当前存在的问题

2.1 对档案数字化工作重要性认识不足

档案数字化是档案工作中的一项新内容，是一项基础性的管理服务工作，从企业领导到员工对档案数字化工作不了解，对档案数字化利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，有关部门参与意识薄弱，在档案收集、利用等方面未能给与档案部门应有的理解和支持，这样就直接导致电子档案提交不完整，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

2.2 档案数字化硬件不足，软件开发滞后

就硬件而言，档案数字化主要需要 三类设备：一类是信息采集设备，一类信息存储设备，三类是信息利用设备。而公司档案室有的只有少数价值不高的简易设备如计算机、打印机、复印机等，这样很难满足档案数字化的需要。

电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但由于各种专业各自开发、购置软件，一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统衔接，就不能顺利利用计算机完成信息搜集、信息管理、信息利用等工作，档案信息资源就不能共享。如公司的财务系统、招投标系统、物质采购系统等，这在一定程度上制约了档案数字化的进程。

2.3 档案数字化工作存在着安全问题

在数字化建设中存在着保护意识淡薄、技术系统不可靠、管理不完善等安全问题，如档案数字化外包加工最容易发生安全问题，容易被加工人员复制、拷贝、拍照等；网络环境中电子文件也存在着安全问题，电子数据是比较脆弱的，可以被人为破坏、篡改、删除等。所以，在档案数字化建设中要加强档案人力资源建设、提高档案安全技术水平、完善法律法规建设、加强档案安全管理。

2.4 档案数字化人员素质不高

实现档案数字化，首先要有档案管理人员素质的现代化，要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，专兼职档案人员缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案数字化了。

3 解决档案数字化问题的基本措施

档案数字化的重要性和紧迫性日益突出，有的放矢，对症下药地解决档案数字化工作的突出问题，成为我们当前和今后一定时期内档案工作的重要任务。

3.1 加强领导，提高对企业档案数字化工作重要性的认识

首先，领导的重视是做好档案管理的前提。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视才能使这一项工作长期顺利开展，要将档案数字化工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。其次，要进行档案数字化工作，必须全面提高企业员工的思想认识，要加强学习宣传，提高对档案数字化重要性、必要性和紧迫性的认识。所以，要加快传统档案数字化加工步伐，积极开展电子档案计算机检索和提供利用，进一步提高档案工作管理水平，为各项工作提供高效率的全面服务。

3.2 加大档案数字化硬件投入力度

档案数字化首先是档案硬件现代化。目前，在全球范围的高新技术飞速发展，电子通迅设备日新月异，档案数字化离不开高技术来支撑。为此，在信息搜集环节，要本着“ 硬件求实”原则，图片采集、音像采集设备，如照像机、录像机、扫描仪等；在信息储藏环节，购置必备的磁带、磁盘、光盘、及相配套的磁盘阵列和光盘库的标准建设；在信息利用环节，购置必备的计算机、打印机、复印机，并建立因特网等，注意更新换代，从而确保档案数字化不因硬件出現梗阻。

3.3 加强档案数据库建设

首先是输入文件级目录，把档案室的文件级目录输入数据库，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。其次是采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。其三是将电子文件和纸质文件的并举，实行双轨制归档。公司从2011年档案数字化率列入省公司协同办公考核指标以来一直加强对档案室纸质档案的数字化录入工作。

目前公司档案室文件级目录已全部录完，有62883条目录，电子原文由40143条目录，档案数字化率达到63.83%，为公司档案网上查阅利用打下了坚实的基础。

3.4 加强管理，确保安全

在档案数字化工作时，既要保证档案信息实体不丢失、不损坏，又要保证档案信息内容不失密、不泄密，必须从多方面、多角度考虑数字化档案信息的安全问题，加强安全意识。

首先，要建立健全档案数字化工作的相关制度，按规定确保档案数字的成果在交接、加工、保管、存储和利用等工作流程中的安全保密，严防档案丢失、档案泄密事件的发生。在进行档案数字化加工时，档案数字化工作的场所、流程、系统与设备等的管理应严格按照《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》的要求执行，严禁用于档案数字化工作的计算机、扫描仪、移动存储介质等信息设备与任何网络互联，严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，确保档案绝对安全。

其次，加强对电子档案的设防。电力企业已建立统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。因此对网络环境下电子档案信息安全设置防问控制、加密签署、设置防火墙、漏洞扫描技术及计算机反毒技术等安全防护措施。

3.5 加强人才培训和引进，提高档案管理人员综合素质

档案工作是一项专业性很强的企业基础工作，又是一项管理服务性工作。档案管理人员素质直接影响管理水平，企业档案室信息化水平建设，需要涉及到扫描与硬件知识、计算机以及存储技术等知识，需要多门学科、多方面知识的综合。

目前，我公司缺乏既有档案专业知识又具有计算机知识的复合型人才，为加快档案信息化建设，一是要积极引进信息化方面的专业人才，从事数字化加工、系统维护、数据库建设与运行等；二是加强现有档案专业人员的培训学习，通过专题讲座、培训、继续教育、进修学习等形式，提高档案管理人员的业务水平与综合素质，为档案信息化建设，进一步发挥人才在数字化建设中的重要性。

4 结 语

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。面对电力系统管理的新形势，档案管理人员一定要抓住机遇，迎接挑战，努力开拓档案工作的服务渠道，把档案的服务功能充分发挥出来，促进电力生产不断进步，使电力系统得到持续稳定的发展。

参考文献：

[1] 闽档〔2011〕65号，福建省档案数字化工作安全保密管理规定[S].