提升大型供电企业档案资源开发利用探究

曹建明 周鸣

摘 要：作为国家电网公司大型供电企业的天津滨海供电公司，以档案管理工作AAA级评估复验为契机，夯实档案开发利用相关工作，为更好地服务公司争当“两个排头兵”发展目标提供坚强可靠的档案资源支撑。文章通过对国网天津滨海供电公司档案管理现状及存在的问题进行相关的分析，指出了档案资源在开发利用工作中存在的不足之处，并就如何做好档案资源开发利用工作提出相关的建议。

关键词：供电企业；档案整编；资源开发

中图分类号：F271 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）24-0045-02

1 概 述

随着我国综合国力，国际竞争力的迅猛发展，供电企业在快速发展的同时，基础管理依然存在诸多薄弱环节。作为企业日常生产经营过程中的全部活动记录、展现企业文化建设的重要组成部分，档案工作必须与企业发展保持“同频共振”，为企业规范化管理提供强有力的档案资源服务[2]。

档案资源开发利用，是指档案室将收集到的档案资料，按照不同的需求、目的和要求进行不同方式、不同深度的整理和加工，并以各种信息载体的方式提供给公司使用。通过档案资源开发利用，将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息，为公司各项工作提供可靠的档案信息资源，为公司争当“两个排头兵”发展目标提供有力的支撑。

虽然，公司在档案资源开发利用上取得了一定的成效，但是在充分发挥档案信息资源的價值作用方面还存在一些困难亟需解决。因此，为充分发挥档案信息资源的价值作用，提升公司档案管理水平，更好地服务公司争当“两个排头兵”发展目标，对大型供电企业档案信息资源开发利用进行思考与探究显得尤为必要。

2 国网天津滨海供电公司档案管理现状

国网天津滨海供电公司（以下简称“滨海公司”），是国家电网公司28家大型重点供电企业之一，主要担负着为滨海新区经济社会发展提供电力保障的任务，并于2013年12月顺利通过天津市档案局“AAA”级评估复验。

按照国网天津市电力公司办公室和档案馆的统一要求，滨海公司认真贯彻执行档案管理的各项规章制度，实现了对科技、文书、会计、声像、照片、实物档案集中存放、统一管理。同时，档案室做到了办公、阅览、荣誉、库房四分开，各种设备设施齐全，保障了公司档案材料的收集、整理、开发利用等业务工作的流程化和标准化管理，为档案存放、管理和借阅提供了支撑保障。

当前，滨海公司关于档案信息资源的开发及利用类型多种多样，可以从以下几方面进一步了解：

①编撰专题材料，是指由档案管理员对初始档案相关信息进行揣摩，并进一步提取其精华部分，最终形成编撰的成果。编研成果包括《全宗指南》、《档案库房存放索引》、《大事记》、《组织机构沿革》、《历任公司领导及中层干部名录》、《变电站资料汇编》、《配电网规划与效果分析》等。档案专题编研成果不仅可以大幅度地节约使用档案者的时间，而且也提高了档案的利用效率，并且有助于档案的长期保存。

②传统意义上的档案服务方式，档案室的日常工作即是为档案使用者提供相应的服务，如借阅档案及查阅档案。

③建立网站，通过国网天津市电力公司协同办公系统档案管理模块为档案使用者提供相关的档案资料及信息。作为获取档案信息的新方式，随着协同办公系统的深化应用，这种服务方式将是档案信息开发与利用的主要形式。

④提供佐证材料，在公司依法治企专项检查中，通过调阅公司总经理办公会和党委会会议归档资料，有力佐证了公司“三重一大”集体决策制度的贯彻落实情况；在公司土地权属清理完善工作中，通过调阅公司更名的文书档案、土地使用证、房屋所有权证等归档资料，理清了公司的发展历程和机构沿革，摸清了公司土地资产家底，提供了极具说服力的土地权属佐证资料，为土地权属清理工作提供了有力支持，档案工作的价值得到了充分体现。

整体上看，滨海公司档案工作是朝着健康的方向发展，档案室能够积极开发和利用档案信息资源，并取得了比较明显的经济效益。但是，公司在充分发挥档案信息资源的价值作用方面仍存在着一些困难和问题，有待于进一步改进和完善。

3 档案信息开发利用工作中的不足

滨海公司在档案信息资源开发利用的形式较多，档案工作也在有条不紊的进行中实现逐步提升，并且在开发和利用档案信息资源上取得了显著地经济效益。但是，公司在充分发挥档案信息资源的价值作用方面仍存在着一些困难和问题，有待于进一步改进和完善。

3.1 档案信息开发观念陈旧落后

传统意义上，档案室可以说是企业信息资源管理中心，它所贮存的各类信息资源最为全面、系统和完善，包含了丰富的企业信息资源，反映了生产经营发展脉络，体现了企业深厚的文化底蕴。然而，当前“大数据”背景下，档案室在存储及传播档案相关方面的资源信息时，其发挥的作用已日渐甚微。基于国网公司“三集五大”体系建设的完成、公司运营监测中心的建立以及协同办公系统的深化应用，传统意义上的档案室已不再发挥相应的作用，如今，在信息获取上出现了新的局面，如所有者拥有的信息的呈现出多元化趋势，信息开发进程进一步智能化，信息的传输不再是单一方面的，而是呈网状辐射，呈网络化。这种局面的出现，对公司档案室的生存和发展构成了越来越大的威胁。因此，传统的档案信息开发观念（如事后再分析开发、实体开发模式），已成为新形势下高效开发利用公司档案信息资源的桎梏。

3.2 档案专兼职人员综合素质不高

滨海公司档案人员不断兼职化，自身素质和业务能力难以满足新形势下企业档案管理的需要。

然而，信息化强调以人为本，公司档案人员的综合素质在很大程度上决定着信息服务水平和质量，提高信息服务水平和质量的关键，在于有一支从事企业档案开发专业知识，精通计算机与网络技术并能进行软件系统维护的人才队伍，从目前情况看，档案专业人员队伍素质参差不齐，缺乏能开展信息咨询、网络检索、信息分析、市场调研的高素质信息服务人员，影响了信息开发与服务的质量与水平[4]。

3.3 档案的开发利用方式急需改革

在滨海公司快速发展的过程中，公司领导高度重视档案管理工作，将之与其他重要工作紧密结合，做到同步并进、依法治档，公司档案工作也顺利通过了天津市档案局“AAA”级评估复验。但评估复验后，并没有进一步加强对档案的规范化及标准化方面的积极性建设，因此，先前建立的基础业务没有得到进一步的运用与加强，最终造成档案信息的利用效率偏低，主要表现在：档案利用率的降低，服务维度的缩小，使用者的人员范围狭窄，主要集中在是运检部、营销部、调控中心、建设部的相关技术操作人员；利用方式的单一，并且仍以借阅、复制等传统的利用方式为主，很少借助协同办公系统档案管理模块实现数字资源的有效利用；编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象，信息的衰减是任何编研工作都具有的普遍问题，这一方面是由于编研成果自身信息量就小于档案原件，另一方面则是受限于编研工作者的水平和素质；档案有偿利用的步子迈得不大，有待于进一步探索这条新路子。

4 做好档案开发利用工作的几点建议

为充分发挥公司档案信息资源的重要作用，提升公司档案管理水平，更好地服務公司争当“两个排头兵”发展目标，笔者认为应做好以下几个方面。

4.1 充分利用协同办公信息网络

档案室作为档案信息汇集、交流的中心，应该紧跟公司协同办公系统升级步伐，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对档案信息的存储、处理、检索的能力，从而进一步提升效率。在安全保障条件下，为了进一步实现档案信息的共享模式，档案室可以适当开放档案信息资源，使其成为一个开放的信息系统，进一步打破原有的封闭性的传统模式。

4.2 开发馆藏资源、提升使用效率

开发档案信息要做到有的放失。档案室要进行档案信息资源的开发及利用工作，必须做到对于公司未来得发展需求进行相对准确的预测，并且要明确领导的关注点。

加强档案编撰工作。随着公司快速、高效的发展，对于档案信息的需求也需要及时、快速准确，这就要求档案室提供的档案资料进一步细化，不仅需要原始的档案资料，还要根据使用者的需求，提供不同层次的资料信息。

档案检索体系有待进一步完善，最大限度地呈现档案的相关信息。对档案进行管理及利用，不可缺少的方法之一便是档案检索工具，它是查找档案信息的手段与工具。它可以充分展示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案室只有充分利用多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。

4.3 加强对档案的宣传工作，提升全体员工意识

档案信息资源的开发利用不是一蹴而就的，需要各部门积极参与进来，这样才能使工作有效开展。为了提升全体员工对于档案信息资源的利用意识，可以从以下几方面进行多形式的宣传工作：

①举办相应的档案展览活动；

②将宣传资料印刷成册发放到员工手里；

③开展档案信息咨询以及相关的报道等一些宣传工作。

通过相关的宣传及教育活动的开展，广大员工必定会慢慢了解档案记忆档案所涉及到的工作，并且随着对档案室包含的馆藏内容记忆如何使用档案等知识的熟悉，可以有目的的利用档案进行文献检索及查阅工作。扩大档案工作的影响，宣传档案在服务公司各项工作中的价值作用，为档案信息开发利用创造良好的外部环境。

4.4 全面提升档案管理人员的综合素质

作为一名合格的档案人员，其最主要的角色应该是充当信息中介，即为信息和用户之间搭起一座沟通的桥梁。作为21世纪的档案工作人员，身上肩负的责任也不容小觑，主要有以下几点：

第一，要具备强烈的责任感，雄壮的事业心，高尚的使命感，三者缺一不可，这是档案工作者在档案工作中不可缺少的支撑动力；

第二，作为一名合格的档案管理者，熟练的技术操作技能不可或缺，只有掌握了相应的技术，才能更好地为公众提供方便的服务；

第三，良好的文化素养也是其工作当中必不可少的一项能力，要善于学习和吸收各种文化知识，使自己成为一名内涵更加丰富的档案管理杂家。

4.5 要加大档案工作的服务创新力度

档案室要根据公司不同时期的工作重点，加强与其他部门的联系，走出“孤独”，了解各部门、各专业对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。

参考文献：

[1] 杨秀艳，易瑾超.企业档案工作标准化体系建设研究[J].兰台世界，2014，

（17）.

[2] 靳启颖.信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D].成都：

四川大学，2005.