优化重大建设项目档案验收工作的对策与建议

文/朱红宇

优化重大建设项目档案验收工作的对策与建议

文/朱红宇

本文从建设单位重大项目档案验收的实践中，发现问题，提出相应的对策思考，期望能够对档案验收工作的优化和提升提供一些借鉴和参考

重大建设项目档案是项目建设过程中的重要无形资产，也是对重大建设项目进行改造、维护、稽查、验收、管理、监督、审计的重要依据，更是国家档案的重要组成部分，既为本项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又为国家的经济建设服务，做好重大项目建设的建档工作，具有利国利民利单位、功泽后人的深远意义，重大建设项目档案的验收工作也在当前经济发展和社会生活中发挥着越来越重要的作用。

重大建设项目档案验收的重要意义

重大建设项目档案是项目立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护不可替代的权威凭证。重大建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。随着重大建设项目管控的力度和质量要求不断加强，建设项目档案管理和验收工作面临更加严格的要求和新的挑战。

重大项目验收存在的共性问题

在重大建设项目档案管理的实践中，部分企业尤其是国有企业的项目档案验收中，普遍存在一些共性问题。

1.前期档案的成套性和完整性不足

重大建设项目或技改项目工期有长有短，缺失的文件主要是在工期较长的项目当中，由于企业对档案资料收集重视不够或者由于配备不足或者人员变动，档案管理人员在早期没有注重文件材料的收集，导致集中归档过程中前期文件缺失严重，特别是一些重要的批复文件缺失，对以后的档案利用工作造成了不可弥补的损失。

2.编制案卷不规范质量差

建设单位重大建设项目档案的整理或者未严格执行国家规范进行编制，或者按照老规定老办法整理项目档案，使得整理的项目档案达不到验收标准；施工单位、监理单位移交给建设单位的工程档案中，原件和复印件并存，签字盖章手续不齐全，案卷中页码编写不全，有的案卷甚至没有编写页码，竣工图缺少竣工章及签字，保管期限填写不准确，卷盒填写随意、卷内封皮、卷内目录及卷内备考表填写不完整，声像材料较少或缺失，特别是隐蔽工程验收记录和映像资料缺失严重等。

3.管理人员业务素养有待提高

档案管理人员的业务素质层次不齐。有些企业档案管理人员新手较多，缺乏工作经验、平时的学习和积累不够，在组卷时无从下手，不知道哪些材料该归档，哪些不该归档。更深层次的原因是有些建设单位对档案管理工作重视度不够，缺乏对项目档案管理人员的系统培养，致使部分管档人员没有经受过系统的档案培训，甚至还存在管档人员无证上岗的情况。

对策与建议

针对存在的问题，笔者认为要始终坚持问题导向，从目前暴露出的突出问题和薄弱环节入手，牢固树立档案意识和责任意识，从组织领导、制度建设、管理提升、经费投入、档案宣传、人员培训、信息化建设等多个方面下功夫，既确保了重大项目档案验收顺利通过，为项目顺利通过整体验收进而尽快投产奠定了基础，又不断增强档案管理能力，提高档案管理质量，不断促进企业档案验收工作迈上新台阶。

1.注重管理的体系化

制定科学的档案管理办法是实现体系管理的先决条件。在启动重大建设项目伊始，明确项目档案管理组织体制，确定项目各参建方在项目建设过程中承担的责任，对建设单位与施工单位、监理单位都提出明确的文件资料归档范围和归档要求，明确责任人。参建管理人员要重视并且做好前期档案的收集工作，把前期重要的立项批复文件按照项目分类存放。参建单位要设专职管档人员，全程负责项目档案资料的收集和整理工作。建设单位与设计单位、施工单位、监理单位签订设计合同、施工合同、监理合同时，明确提出档案的归档要求并纳入合同，三方单位移交的档案应遵循项目文件自然形成规律，确保档案齐全完整，对不符合归档要求的档案建设单位拒绝接收，并令其整改直至达标；对不符合要求的档案归档单位不予支付工程尾款加以约束。

对于工期长的重大建设项目，档案的收集可采用分段操作。从重大建设项目的立项、请示、批复、设计、施工、监理及各单项验收所形成的档案，及时收集，分类存放；在日常工作中设立项目档案登记台账，按照项目名称分类存放，为以后的集中归档整理工作打好坚实的基础。

2.注重管理的规范化

严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002进行整理，摒弃过去不适宜的老规定老办法，制定出新的管理办法来整理重大建设项目档案，确保整理的项目档案达到验收要求。

在实际工作中，档案工作人员还要经常深入现场具体指导帮助。档案人员应当在工程建设初期深入现场帮助指导施工单位、监理单位，向他们宣传、指导档案工作的相关知识及要求，增强各管档人员的责任心，确保档案管理标准统一，并做好项目档案人员的培训工作。

在重大建设项目的全过程中，为确保档案管理标准统一，整理标准一致，建设单位的档案部门应依据项目档案的分类和规范要求，分别编制出一卷完整的档案工作规范，交给施工单位和监理单位实施，制定与施工单位、监理单位协同合作的档案工作流程，重点说明档案资料管理中容易出现的问题，不重复问题，不遗漏工作。掌握重大项目建设的工程进度。项目档案的贯彻落实必须要使档案工作与工程项目建设同步开始、同步进行、同步验收；建设单位的档案人员应按照项目时间进度和工程节点定期到施工、监理单位的档案部门监督、检查、指导、提供帮助，发现问题及时整改；对施工单位、监理单位所交的项目档案，建设单位应仔细检查核对归档的档案是否原件，对原件和复印件混放的档案拒绝接收，签字盖章手续是否齐全，案卷中页码编写是否齐全，竣工图中的竣工章及签字是否齐全等，并要求施工单位和监理单位在交纸质档案的同时，还必须再交一套完整的与纸质档案同版的电子档案，为实现“数字档案室”提供便利。

3.注重管理的信息化

大型建设项目涉及勘查、设计、施工、监理、业主和建设行政主管部门等多方主体，资料多、类型全，传统的档案保管模式已经不适应当前需求。档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理，为项目提供服务，加速实现档案管理现代化进程，将管理模式从档案实体为重心向档案信息为重心转变。在项目建设初步设计阶段，应该明确提出档案管理设备设施的建设要求和标准，并纳入到项目建设投资中，从设计源头抓好信息化平台建设，不断地采用现代信息技术装备档案部门，进一步提高档案管理和利用的现代化水平。

信息化是提升档案管理效率的重要手段，项目档案的建立是一个漫长和复杂的过程，从项目立项到项目验收的各个环节，档案资料的收集整理都是由不同的单位或部门实施完成。档案的信息化管理无疑会提高项目档案管理的效率，实现档案信息化，应当完善计算机、扫描仪、照相机等硬件设备，选用好档案管理软件，同时档案管理人员要学习计算机和信息化管理知识，参与到档案管理软件和档案信息开发工作中。

4.管理建议

企业应该在重大建设项目档案管理人员方面给予一定政策鼓励，形成奖勤罚懒的良好工作氛围。让想干事、能干事、干得好事的同志有施展的机会和舞台；让安于现状，不思进取的人提高危机意识，及时自省，提高工作效率和绩效水平，保持良好的工作状态，从而加强和提升重大建设项目档案管理。

综上所述，项目档案管理贯穿于重大项目建设整个过程，作为项目档案管理重要一环，档案验收工作最终保证项目档案工作的质量与效率，因此档案验收的实践中，注重管理的体系化、规范化、信息化，并认真执行，促进重大建设项目档案管理水平不断提高，为建设项目全寿命周期的安全高效运行提供坚实基础。

（作者单位：陕西有色金属控股集团有限责任公司）