Excel在班费核算管理中的运用

文/马美玲

Excel在班费核算管理中的运用

文/马美玲

班费是班集体的共同财产，高校班费的管理是班级管理的一项重要组成部分。本文针对高校班费管理现状，运用Excel软件对高校班费核算管理进行了实践性的探讨，提出高校班费收支核算管理的思路和流程。

Excel软件；班费管理；班费核算

一、问题提出

目前，大部分高校班费管理体制采用的是班级班委自主管理。虽然有些班级设置了班级班费管理制度，形成了班费管理办法，采用了账、钱分离的管理制度，但是班费管理缺乏规范化、科学化，班费的收支情况和结余公示没有做到及时化、程序化。高校班费管理中的不足主要体现在班费收支核算管理的流程和方法上，所以，建立规范的班费核算管理系统显得尤为重要。

Excel可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，应用广泛，操作简单方便。运用Excel建立班费核算管理系统，可以便于数据的记录、存储、传递和共享。

二、班费核算管理流程

（一）规范班费管理制度

加强班费管理，规范班费收支行为，结合班级实际情况，制定班费收支制度。一般而言，班费核算管理可以采用收付实现制。

（二）设立班费管理委员会

班费管理委员会，可以设置三个职位：出纳员，负责现金收支以及班费银行卡的管理。审核员，负责审核报销单据的真实性。记账员，负责记录班费收支账的情况。

（三）规范班费核算管理流程

1.班费预算程序。根据班级具体情况，合理设置预算，完成班费的收取。2.班费审批程序。小额的零星支出（具体额度由班费管理委员会开会讨论），经办人应先向班费管理委员会报备，由审核员审核批准。大额的班费支出，需班级2/3以上同学表决通过才可实施。3.班费报销程序。经办人签字后的报销单应得到审核员的审核批准，记账员据此入账。4.班费公示程序。记账员定期与出纳员核对账实是否相符，定期向班级同学公开班费的收支情况。5.班费监督程序。班集体所有同学都有合理使用班费的权利以及监督班费使用情况的义务。

三、Excel班费核算管理系统

（一）班费核算管理系统工作簿的设立

首先，启动Excel2010，选择“文件”、“新建”命令，创建一个新的工作簿，以所在的班级名称进行命名，如“14级财务管理1班”。然后，在该工作簿下将工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3分别命名为“班级基本情况”“班费收支明细”以及“班费查询系统”。

（二）“班级基本情况”表的设立

在该工作表下，分别在A1、B1、C1单元格输入文本“学号”、“姓名”、“职务”，并在所在列分别输入对应项目的基本信息。

（三）“班费收支明细”表的设立

该工作表是班费核算管理系统的主体部分，主要包含班费具体的收支情况以及结余情况，如图1所示。此表格中的第一列的日期可以手动输入，也可以适当采用自动填充的功能。第二列，我们采用“数据有效性”选项设置下拉菜单，以便减少输入工作量，提高工作效率。具体操作步骤为：首先，选中“班级基本情况”中第二列，进行名称定义，即选中“公式”菜单，然后单击“定义名称”按钮，将其定义为“经办人”。最后，设置“班费收支明细”表中第二列的“数据有效性”，允许类型为序列，在来源的文本框中输入“=经办人”即可。同样的道理，我们对图1中的收款方式所在的第四列以及付款方式所在的第六列分别设置数据有效性，允许类型均为序列，在其来源的文本框中分别输入“现收，银收”，“现付，银付”。

图1　“班费收支明细”表模板

图1中，摘要、收款金额、付款金额、附件编号所在列分别手动输入，主要用来记录班费的收支情况以及登记班费收支明细表所依据附件。期末结余所对应的单元格可以设置公式，达到自动计算结余的目的，其公式分别为：

银行存款结余（I3单元格）= IF（$D3=“银收”，$E3，0）-IF（$F3=“银付”，$G3，0）

库存现金结余（J3单元格）= IF（$D3=“现收”，$E3，0）-IF（$F3=“现付”，$G3，0）

银行存款结余（I4单元格）= $I3+IF （$D4=“银收”，$E4，0）-IF（$F4=“银付”，$G4，0）

库存现金结余（J4单元格）= $J3+IF （$D4=“现收”，$E4，0）-IF（$F4=“现付”，$G4，0）

I5及其下方单元格，直接采用I4单元格自动向下填充功能即可。J5及其下方单元格，直接采用J4单元格自动向下填充功能即可。

此外，为了防止用户不小心误删或改动表格，增强表格的安全性，可以对“班费收支明细”工作表进行保护功能的设置。具体操作步骤为：先选定需要保护的工作表“班费收支明细”，选择“审阅”菜单，然后单击“保护工作表”按钮。打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，并选中“选定锁定单元格锁定”的复选框，单击确定即可。

为了随时追踪班费的结余情况，可以设置一个最低结余额度，一旦低于最低结余额度，就应该考虑再次征收班费。最低结余额度的预警状态，可以通过条件格式来实现。例如，设置的银行存款最低结余额度为200元，当结余低于最低结余额度时，就会用浅红色填充该单元格。具体操作步骤为：首先，选定银行存款所在的第I列。然后，选择“开始”菜单中的“条件格式”命令，出现“条件格式”对话框。最后，在“条件”下拉列表中选择“突出显示单元格规则”选项，接着选定“小于”并输入200，且选择“浅红色填充”，再单击“确定”按钮即可。

（四）“班费查询系统”的设立

班级同学可以在工作表“班费查询系统”中，进行班费的查询。此工作表可参照图2进行设置。

图2　“班费查询系统”表模板

余额所对应的单元格可以设置公式，达到自动计算结余的目的，其公式分别为：

B3= VLOOKUP（B1*1，班费收支明细！A：J，9，0）

C3= VLOOKUP（B1*1，班费收支明细！A：J，10，0）

D3= B3+C3

（五）图表分析班费使用情况

可以通过Excel中的“数据透视表”功能，对班费的收支情况进行排序、筛选、分类汇总，还可以通过Excel强大的图表功能，将数据变的形象化，更为简明扼要的总结班费的收支情况。

［1］ 宋正强.Excel2010在会计与财务管理日常工作中的应用［M］.人民邮电出版社，2014.

［2］ 张礼萍，刘毅华.Excel在财务中的应用［M］.湖南师范大学出版社，2016.

［3］ 隋艳.运用企业财务管理制度有效管理高校班费［J］.经营与管理，2016，03：157-159.

（作者单位：安徽工贸职业技术学院）

上接（第203页）业使用计算机进行文件的处理，那么就更应该对资料进行备份处理。应该及时的进行内部的盘点，盘点完成后与会计记录进行核对，如果二者结果不一至，那么进行原因的分析。不相容的职务间严格的进行分离，明确不同机构间的岗位的职责与权限，使岗位间可以相互进行监督与管理，彼此形成一种制经销商，制衡的机制。在遇到一些重大的决策时，严格的按照相关的规定进行程序的履行，进行决策的联签制度，企业内的任何人不能单独的进行决策与改变集体的决定。

（三）明确国有资产产权和使用权，优化国有资产结构

我们进行资产的管理与体制的改革决策时，对于资产的产权与管理权进行划分，确定其产权，将具有现代思想的相关约束机制进行引入，政府作为资产的实际拥有者，应该以出资人的形势出现，企业在进行运营的过程中，政府应该减少其干预企业的事务内容，对国有企业的法人资格进行有效的保证，对其独立的法人资格进行尊重，政府的在企业进行股权的管理时应该以固定的身份出现在其中。便是不能对企业的经营造成的影响。促进其资产结构上的优化对资产进行分级所有。另外，现在我国对于国有资产进行管理时，我是以社会效应为主，对社会的功能进行调动，在这种情况下，政府的主要精力，应该投入到对迷社会公共性的服务当中，对于外部环境进行创造 ，将自身的所有权与使用权进行划分，使企业可以自由的进行发展，减少行政性的干预，有效的对资产进行盘活，实现对资产管理上的保值与增值。

参考文献：

［1］范建军.企业国有资产体制改革中的困惑与建议［J］.科技情报开发与经济，2012（35）.

［2］刘丽萍，刘昱.国外地方国有资产管理体制对我国的启示［J］.商场现代化，2011（18）.

［3］屈茂辉.中国国有资产法研究［M］.北京：人民法院出版社，2007.

［4］黄士嘉.深化国有企业产权制度的改革的关键——理顺国有资产管理体制［J］.商场现代化，2010（4）.

（作者单位：山东烟台开发区国资局）

上接（第204页）各个方面的意见或者建议。同时，企业可以创新沟通方式，通过微信、微博等新媒体，拓展沟通的时间和空间，降低沟通成本，提升沟通频次，提升沟通效果。对于管理者来说，要积极走进基层员工，听取他们的意见和建议，对于基层员工来讲，要注意观察和总结企业运营的问题和不足，并且能够积极的建言献策，管理者和基层员工共同努力，才能真正打通企业内部的无边界沟通，提升效率，降低成本。

（三）评价设计方面

在企业管理业绩评价的设计方面，主要从评价方法和评价指标两个方面来优化：

对于评价方法来说，主要是指企业应该积极研究、引进先进的评价方法，摒弃纯定性的评价，要定量和定性相结合，这里的结合不仅仅是简单的汇总，更重要的是要在不同的侧面结合起来，使得评估的维度更加丰满，评估更加的准确和全面。

对于评价的指标来说，主要是指企业要逐步丰富和完善指标体系，建立多维度、多层次的指标体系，以此来刻画管理的全方位和全过程，实现评价的准确性和完整性。具体来讲，维度方面主要需要涵盖管理方式、管理效果、员工反馈，其中管理效果是最重要的指标，主要包括经济利益、企业文化和氛围、运营效率等方面。总的来说，指标建立的核心就是要全面的评估企业经营的方方面面，以此来评价管理者的业绩。

三、总结

随着现代企业的发展，越来越多的企业采用了股份制的模式，这就带来了所有权和经营权的分离，随着而来的就是企业管理业绩评价的问题。总的来说，目前的问题主要集中在目标不明确、评价主体单一、评价方式不优化等方面，针对这些问题，企业应该切实提出有针对性的措施进行优化和完善。总的来讲，企业应该首先树立合理的评价目标，然后在目标的基础之上进行评价体系和评价方法的设计，开发先进的评价方法，完善评价的维度和层次，同时，建立和完善沟通机制，打通各层级之间的沟通通道，丰富评价的主体，达到管理业绩评价的科学性、准确性和客观性，提升企业的内部监督和控制效果，增强企业内在竞争力。

参考文献：

［1］刘亚荣.管理业绩评价体系研究［J］.经济研究导刊，2014（19）.

［2］李娟.企业单位管理业绩评价体系研究［J］.财会学习，2016（07）.

［3］丁锡俊.管理业绩评价体系研究［J］.行政事业资产与财务，2013（06）.

（作者单位：陕西煤业化工集团有限责任公司）