事业单位档案管理现代化分析

张静

摘 要：伴随第三次工业革命的开展以来，信息化在我国快速崛起，如今已经打入到生活的各个方面，特别是事业单位的档案管理这一块，体现的尤为明显。将现代化技术应用于档案管理的工作中是时代发展的趋势，这里所提到的现代化技术其实主要指的就是将计算机同网络技术充分、合理的利用于档案管理工作中，对于事业单位各项活动的开展均具有十分重要的意义。就目前来看，事业单位的档案管理工作实现现代化和无纸化是与时俱进的重要手段，也是其改革的重点方向与创新方法。

关键词：事业单位；档案管理；现代化

一直以来事业单位都有一个共同的难点，即工作效率的问题，对于一个企业而言，工作效率高、精确率高是其相同的目的，也是事业单位运行过程中追求的至关重要的目标，因此新时期的来临，现代化技术的发展为事业单位难题的解决提供无限可能。因此，档案管理工作需要与时俱进，时时创新的思想是每个事业单位均要具备的思维意识。本文作者将从事业单位档案管理存在的主要问题入手，针对存在的问题给出实质性建议以此来实现事业单位更好、更快发展的总目的。

1 当前事业单位档案管理存在的主要问题

（1）档案管理的制度不完善

就目前而言，有相当一部分事业单位的档案管理工作都存在着以下几点问题：案卷标题同序号不一致；组卷的统一性差；归档的档案袋中没有具体的目录等，这些问題的发生绝大多数都是可以避免的，换句话说也就是档案管理工作者没有做好份内工作，这也从侧面说明了事业单位档案管理制度的不健全。一个企业要想工作有条不紊的进行，首先需要依靠的不是员工个人而是管理条例的健全，只有管理条例的到位才能有条可依的要求员工积极做好本职工作，特别是对于档案资料的收集和保密这一块，需要格外注意，不可影响日后档案信息的运用。当然一些事业单位也注意到这些问题的存在，并积极的建立起新型档案管理工作规章制度，然由于某些客观因素等的影响，真正的执行力似乎还是达不到预想效果，最终导致那些制度只存在于形式。不健全的档案管理制度使档案管理工作存在的实际价值大大降低，甚至处于名存实亡的状态之中。

（2）档案信息的检索利用率低

对于档案资料的使用而言，档案信息的检索效率显得异常重要，通常情况下，档案信息的检索工作主要是由手工检索与计算机检索配合来共同完成的，当然也存在一些事业单位具有高度自动化档案信息检索设施，自然这样的检索设施相对于之前提到的配合型档案信息检索方式，在效率上要高得多。因此，对于快速发展的新时期而言，档案管理工作还是需要借助计算机技术来进行信息检索，也有少数一些事业单位为了提升档案信息检索的速度，而花费大量的金钱去添置人力与物力，采用多种检索设备，认为信息检索的设备越多，档案的信息检索效率便越高，然档案信息检索的实质性优点是在于精细而不可理解为繁琐，事实上，传统的档案信息检索最大的问题就在于繁琐，且检索设备的落后也是制约档案信息检索利用率的一个重要因素。

（3）档案管理领导者管理意识的缺失

对于一个企业来说，档案的管理工作不仅仅是总结与反思企业的历史，为了现阶段事业单位的运行，更深一层次的作用是需要为企业的未来作铺垫，促进事业单位的再运行是档案管理工作的最终目标，怎样将经济效益发挥到最大并拥有良好的企业形象也是档案管理工作者需要思考的问题，就目前来看，依然有许多档案管理者没有认识到自己工作的重要性，档案信息利用的重要意义。这是事业单位领导者的失职所致，当然档案管理工作者自己本身也该树立好工作态度与工作原则。现下有许多历史资料处于无从查找证实的状态中，事业单位的发展也缺乏专门的历史记录。

2 针对现代化模式下档案管理工作提出的几点改进措施

对于事业单位而言，不论什么样的工作都不可停下创新的步伐，档案管理工作同样也不例外，管理技术的持续性更新是紧跟潮流的方式，也是对外宣传的看点。在拥有先进管理思维意识的带领下，配合全体员工的不懈努力，向着事业单位的辉煌前进。下文，作者将带着上述存在的问题提出一些改进策略。

（1）将档案管理工作推向无纸化方向

由于新时代是计算机与网络技术的天下，信息化是时代发展的代名词，那么在如今新形势的推动下，档案管理信息储存也需要以无纸化的方式。无纸化的信息保存方式相较于传统档案信息管理方法适用于更多领域。由于传统的档案资料管理所使用的材质一般都是纸质的，而纸质品对于储存条件的要求比较严格，特别是对其中温度与湿度的掌控，那么推动档案信息管理储存方式的改进便可以沿着无纸化管理方式的方向创新。加大计算机的使用率，健全档案管理工作计算机的基础设施配置，以推进档案管理无纸化改革的成功实施。

（2）加大档案管理数字化技术的应用

计算机的更新换代是十分迅速的，近期打包与压缩的技术也越来越成熟，那么将这样的压缩、打包技术引入到事业单位的档案管理工作之中，所起到的效果不仅仅是在于提升技术水准，更能够节省大量的网络虚拟空间。通过数字化技术的应用，实现了将传统的档案信息转换为电子文档存储在计算机之中，而结合压缩技术又可以减少所占内存，这一举措极大的降低了档案管理信息工作的储存成本，与此同时，也提高了档案信息管理的精确度。利用了数字化的档案信息管理很好的解决了传统模式之中其占用空间大的难题，也间接使得档案信息可以进行数字化检索工作，提高档案信息的调用率。

（3）推动事业单位档案管理工作的市场化比重

事业单位从本质上讲是一种集公益性与服务性为一体的企业形式，然在市场化经济发展的今天，顺从市场发展的特点，更有利于事业单位展开各项工作活动。对于社会来说事业单位的档案管理工作都是一份不可多得的财富。事业单位的管理者需要在该企业的发展过程当中提高市场化运行环节，在加大对档案管理工作重视度的同时，也需要充分发挥档案信息管理的实际价值，实现节约成本与提高效率并行的目标。现在社会有许多的档案信息是需要进行公开处理，那么对于这一方面的宣传是十分有必要的，宣传的途径就可以依靠社会当中的媒体来完成，只有让更多的人了解发展的过程，见证其成长历程，对于事业单位的发展来说是十分有利的。

（4）积极培养档案信息管理的高素质人才

进行现代化改革档案管理工作，是需要有人力资源的鼎力相助。高素质人才是维持企业再运行至关重要的保证，因此事业单位管理者需要积极培养拥有现代化技术的高素质人才，才能够实现现代化技术同档案管理工作的结合。事业单位在进行档案管理工作者的面试时，要加大对工作实践经验的要求，严格控制其进入资格，而对于企业的在职员工，则需要进行定期考核与培训，并建立起企业的奖罚制度，使职工掌握工作意义且在奖罚制度的促进下，起到调动档案管理工作积极性的目的。

3 结语

综上所述，在传统的档案管理模式运行过程中，不仅工作效率低，精确率同样成为问题，严重阻碍档案信息的调用，然如今的现代化技术的的应用，极大的降低了档案信息的存储条件需求，同样方便档案信息调用的同时扩大其使用范围，实现事业单位档案管理的迅速与便捷同行的效果。

参考文献

[1]曾凡丽.西部地方高校档案管理信息化建设的现实困境与推进路径[J].教育现代化.2016（09）

[2]刘志春.事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务.2016（09）

[3]魏一伟.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].办公室业务.2016（10）