人事档案管理中存在的问题及对策思考

张丽

摘 要：随着社会的发展，人事档案是每一个人在社会上存在的一个标志。它是中国人事管理制度的一部分，它是每一个中国公民身份的一个象征。在这个物质经济快速发展的二十一世纪，中国的人事档案看似很完善，但是它还是存在一些不足。本文主要就人事档案管理中存在的问题以及思考解决问题的对策进行了研究，首先介绍了人事档案的内涵，其次介绍了人事档案管理在生活中的作用，最后绍了人事档案管理中存在的问题及其解决对策。

随着现在中国人口的急剧增长，国家对人口的管理以及人们的档案的管理越来越规范化，各种形形色色的档案存在于我们的生活中。生活中正是因为有了这些档案管理的存在，才使得这个社会有条不紊井井有序。所以说人事档案的管理对我们的生活起着十分重要的作用，由于社会的快速发展，人事档案的管理还不太完善，仍然存在一些问题，这就需要我们后人去不断努力思考找到解决的对策[1]。

1 人事档案的内涵

什么是人事档案呢，它的含义是什么，也许没有接触过它的人都会带着这个疑问，其实人事档案就是一种专门记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人基本情况的文件材料，它在社会中对个人起凭证、依据和参考的作用，它对个人工作转正定级、评职称、办理养老保险以及考研等都需要使用到个人的档案。

人事档案的种类繁多涉及的面广，它小到个人档案大到国家机密，它的种类主要有履历档案、干部档案、劳动合同档案、社会保障制度档案、个人财产档案、国家法律法规档案等等。

人事档案具有许多特点例如全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等。

2 人事档案的管理对人们生活的影响

2.1 人事档案管理的发展史

档案的管理具有悠久的历史，它可上溯到数千年以前，然而档案学则则是在18世纪末欧洲实行档案改革之后才形成的，它在之前就经历了漫长的孕育过程。档案学的萌芽时期是从奴隶社会过渡到封建社会，档案工作也是在这个时期不断地发展成长起来的，它主要是具有整理与编目的经验。中国档案学是在1911年辛亥革命结束了中国封建帝制后发展起来的，一向不安世事的清宫的明清档案不再为皇家所专有。20年代初到30十年代，由于宫内的档案流散到社会而引起学术界广泛的关注，因此人们开展一系列关于收集整理明清档案的活动，同时有一些史学家撰写了不少关于明清档案的史料价值和档案整理与编目的论文，并对其进行了有意义的探讨。

国民党政府机关为提高行政效率发起文书档案改革运动，有部分行政工人员和档案工作人员，以现有的机关档案室作为他们的研究对象，对档案管理进行了一系列的研究，从而出版了一批作为档案管理的参考书籍。

自从新中国成立以后，中国对国家的档案管理做了进一步的完善，这一举措为档案管理的研究开辟了一条广阔道路。中国对档案管理体系的建设十分的重视，在50～60年代中期，创建了一系列的学科例如文学档案史、外国档案史、中国档案史等。在80年代又建立了档案学基础理论与应用理论技术并重的档案学不断完善了档案管理体系。

2.2 人事档案管理的重要性

人事档案的管理在人们的生活中确扮演着重要的角色。人事档案它可以呈现一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹的变化过程，是每一个人工作历程的记录。现在很多人有一个误区他们认为人事档案没用，存不存档都行。而对于人们劳动合同工作的管理，人事档案管理的功能主要有两个方面：一方面对公司或单位员工来说，人事档案管理部门可以根据员工的需求为员工提供办理护照、港澳通行证的手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；另一方面还可以依据档案的材料来确定退休的年龄或者根據档案中一些从事有毒、有害工作的人员年限推算他们提前退休的年龄；另外人事档案还可以为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整出具有关的证明材料。

3 人事档案管理中存在的问题及其解决对策

3.1 事档案管理中存在的问题

人事档案的存在是社会的一种普遍现象，它是以一定的物质形式存在于社会中并且其中有一部分将要被永久地保存下去造福于子孙后代。我们会看到随着社会的快速发展以及时间的向后推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，而另一方面档案又处于一个每年不断损坏的过程中。人们面对于生活中不断涌现和增加的各类的档案时，可以通过加强档案管理的工作量来解决这一矛盾，然而对于那些不断损坏的档案，我们可以通过对档案保管工作的加强来解决。现在档案管理工作中存在许多急待解决的问题[2]。例如：存在纸张老化的问题、字迹褪色模糊不清的问题，以及还有一定数量的档案，出现纸张变黄发脆，老化变质，这些现象严重到了档案不能再从新使用的程度。档案室的虫害也会对档案的管理有一定的影响，如果档案保管室的条件任然得不到改善，这将会对档案的管理造成严重的影响。

总的来说档案工作在生活中的实施，摆在人们面前的一个非常尖锐的问题就是：一方面为了维护集体和个人历史的真实面貌这就要求我们把档案长期保管下去；然而另一方面档案的“寿命”是有一定年限的。为了解决这些迫切的问题，我们必须做到对档案保管工作的加强，这无论对于现在还是将来都将是一件任重而道远的工作。

3.2 维护档案的完整与安全

维护档案的完整与安全不仅是对档案工作者的基本要求，也是档案工作者对档案管理尽职尽责的一种表现。从某种意义上来讲，维护档案的完整与安全，是档案保管工作的核心任务，档案管理的工作主要是为了实现档案的完整和安全。从本质上来说，档案管理工作是人们向所有可能使档案损毁的社会上自然存在的不利因素作斗争的过程。总的来说，档案管理工作应该做到以下四不：不使档案分散、不使档案互相混乱、不使档案丢失泄密、不使档案遭到损坏。

维护档案的完整与安全需要做到以下几点：

（1）防止档案的损坏

要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过平时的工作，采取有效的措施和方法，最大限度地消除各种不利因素对档案的影响，从而把档案的自然损坏率降低到最小控制范围内。

（2）延长档案的寿命

在档案保管管理工作中，我们不仅仅只是一味地防治自然过程中档案的损坏，主要还是要从根本上采取积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命。

（3）维护档案的安全

维护档案的安全，一方面因为档案作为一种物质存在的形态存在社会中，所以我们必须做到最大限度地使其安全保存下去；另一方面是因为档案作为一种社会现象存在，所以在整个政治斗争范围内，档案工作者要做到不应保管不当或条件低劣等因素使档案丢失发生泄密，造成政治上的不安全。

4 结束语

总而言之，在新时代新环境我国经济文化快速发展的情况下，人事档案的管理工作对积极推动国家经济与改善人们的生活水平有很大的影响[3]。为了使我国经济发展与人事档案相适应相融合，我们应该利用现代化的管理思维，吸收现代化信息技术来加强维护人事档案的完整与安全，从而提升人事档案的时效性和科学性。为人们搭建起具备信息化可信度的查询平台，提供更加优质的档案管理服务。

参考文献

[1]郭路群.关于人事档案的管理和改革的思考[J].中国人才，2005，（9）.

[2]冯向阳.事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战[J].档案管理.2014（3）.

[3]沈建华.谈高校人事档案的管理[J].学校档案，2005，（4）.