浅议海洋实物档案的管理

杨帆　吴晓文　孙杰

摘 要：在海洋实物档案的管理过程中，要从多角度夯实海洋实体档案的工作基础，划分海洋实体档案的分类体系，明确海洋实物档案的归档要求，构建海洋档案的管理体系。

关键字：海洋档案；实物档案；管理

实物档案是指符合档案原始凭证性属性，具有明确清晰信息内容的实物。实物档案是我国档案分类体系中十分特殊的一类型档案，主要大量存在于相关专业档案中。近年来随着我国海洋意识的不断加强，海洋勘探、科研和开发工作持续向纵深发展，以及对档案工作内涵认识的不断完善，各级海洋部门的档案工作部门开始不断加强对记载和反映海洋调查、研究成果实物档案的管理工作。

1 夯实海洋实体档案的工作基础

海洋实物档案具有极强的直观性，但其形成过程具有一定的随意性和偶然性，因此海洋实物档案的管理比纸质档案、电子档案更具难度。各单位档案工作部门要积极争取领导的重视，大力宣讲实物档案的相关知识，引导本单位人员充分认识海洋实物档案的重要性，按照统筹规划、组织协调的原则，加强对本单位在工作中形成的实物档案管理，教育引导广大一线科研人员及时上交、整理相关的实物，积极争取实物档案管理所需要的软硬件投入，夯实海洋实物档案工作的思想基础。严格落实集中统一管理制度，由档案工作主管部门和档案室负责海洋档案，包括实物档案在内的档案管理工作，明确职责。档案管理部门在业务上接受上级档案行政管理部门的监督和指导，建立健全本单位实物档案管理制度，把收集实物档案工作列入单位和各级部门职责，把实物档案的收集和归档工作列入处科室和人员的考核范围，同时要加强对单位内部实物档案管理工作的监督和指导，构建起实体档案工作的制度基础。严格落实《档案法》规定的奖惩制度，对在海洋实物档案管理工作中成绩突出的单位和个人，给予必要的精神表彰和物质奖励；反之，对于违反相关规定的行为，要给予相应的惩处，必要的追究相关责任人的责任，构建起海洋实物档案的保障基础。

2 划分海洋实体档案的分类体系

海洋实物档案涵盖了海洋科学研究活动中发现的具有保存和利用价值的自然、生物物质以及凝结了人类在海洋活动中智慧和劳动的物体，主要包括海洋生物标本、科学研究仪器等。在实际工作中，只有建立起既符合科学分类原则，又满足日常工作需求的分类体系，便于一线科研和实际人员确定实体档案，同时也便于档案工作部门开展实物档案征集和管理工作。笔者所在部门根据近年来的工作实际，借鉴相关单位的经验将海洋档案分为六大类（具体见表1），其中科研类和产品类是海洋工作经过和成果的重要记录，档案管理部门需要重点关注的类型。

3 明确海洋实物档案的归档要求

归档工作是指将有保存和利用价值的文件材料经过系统整理后交由档案工作部门管理的过程。实物档案同样存在归档的过程，应当建立起严肃、科学、周密的归档体系，确保形成符合实物档案特点和规律的归档制度。

首先，明确海洋实物档案的所有权。各单位在执行职责范围和上指定工作中形成的实物类型（包括在外事活动，赠于个人的礼物等），不论何种载体，所有权都属于单位，任何部门或个人不得据为己有。由于科研、生产等原因，需在有关部门暂保留的应当归档的实物，必须经由档案管理部门拍照登记，办理出借手续，不得擅自延迟或拖延移交时间。

其次，要保证海洋实物档案归档的完整性。应当存档的实物档案要外形上要保持整洁、无破损，档案形成部门应当做好待归档实物档案的清洁和整修工作，档案管理部门要做好审核和把关工作。接受海洋实物档案时，应同时收集与其相关的其它载体的档案材料，特别是相关的文字介绍和说明，保持它们之间的有机联系，确保收集完整，为后续的档案利用工作开展提供完整的体系。

再次，要保证海洋实物档案归档的及时性。在坚持年度归档原则的基础上，要根据海洋实物档案形成的特点，采取动态、积极、灵活的归档方式。科研、产品类实物档案，以项目归档为主，主办和承办单位应在课题项目结束后2个月内，将所形成的属于单位所有的实物档案和其他档案材料，及时归档到各主管部门，考虑到科研仪器等的特殊性，可在设备报废后2个月内由主管单位归档。荣誉、徽章证书类，应在相关实物停用2个月内归档。相关工作类，可以按照年度进行归档。档案管理部门要主动跟进，督促和监督实物档案形成部门按照规定进行归档，确保实物档案的齐全完整。

4 构建海洋档案的管理体系

日常管理工作是海洋实物档案工作的主要内容，同时也是关系海洋实物档案实体安全和信息安全的重要手段。

首先，要建立良好的保存环境。实物档案不同于纸质档案或电子档案，其物理材质多样，对库房和保存环境要求更高。保证实物档案库房和橱柜的整洁，定期进行实物档案除尘处理，检查实物档案的保存情况，对于易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。

其次，要做好实物档案管理中的编号管理工作。实物档案的编号一般采用全宗号、类别号、件号顺序号来排定。实物档案的档号标示不同于纸质档案，一般会在实体档案上粘贴标签来填写，黏贴标签的位置不能影响实物档案的整体展示效果，尽量在底部、背部等隐蔽位置粘贴标签。归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、序号、年度、件号、保管期限、类别、数量、载体类型、规格、机构科室、题名、实物来源、颁发日期、奖项等級、存放位置、互见号、备注、交接人等项目。特别是互见号，要将与实物档案相关的文字材料标示出来，一方面便于档案工作者鉴定和管理实物档案，另外一方面也便于利用者充分了解实物档案的价值。实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。

再次，要积极进行实体档案的数字化工作。数字化是整个档案工作的发展趋势，因此不能将实物档案的数字化排除在外。随着3D扫描技术的成熟，实物档案的数字化已经成为可能。在数字化过程中，应当注意在评定效益的基础上，采取自购设备或租借设备的方式开展数字化。数字化的过程应当同数据库建设结合起来，最终实现实体档案的网络化利用。

参考文献

[1]袁泽轶，林凤君.海洋实物档案管理初探[J].海洋信息，2008，04：7-8.

[2]赵丽娜.企事业单位实物档案管理探析[J].兰台内外，2015，01：63.

[3]杜艳华.灯塔实物档案的管理和利用[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2015，00：154-158.

作者简介

杨帆（1986-），男，汉族，安徽安庆，国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆）助理工程师 从事档案工作。