试论如何提高档案文件保存与管理

任立国

摘 要：档案文件电子化是档案管理的方向，是科学规范管理和保存档案的重要途径，这能提高档案利用率，提高档案信息的时效性，一次投入多次产出，扩大了社会影响，拓宽了服务范围。这要求我们必须做好档案电子化的存储软硬件工作，做好归档整理电子文件和保护电子档的工作，加强网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，更高效地做好档案管理工作。

关键词：档案管理；档案保存；管理

随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而。许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。

1 档案管理和保存的重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

2 档案管理过程中的问题 分析

档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性， 网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外， 电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以確定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。

3 提高档案文件保存与管理对策

3.1 增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂，档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化。即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念。实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

3.2 实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备。要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持。同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

3.3 建立规范的管理机制

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度，档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准，标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一，档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，各成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

3.4 建立复合型的管理队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训。不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代化管理模式的转变档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训。

4 结束语

档案管理工作千头万绪，收集是建筑档案工作大厦的第一块基石，提高档案文件保存与管理，应当针对目前收集工作中存在的一些不足和问题，完善并执行提高档案文件管理制度，把握重点，强化措施，把规范所有案卷制作和归档管理作为一项长期的重要任务来抓好抓实，只有通过收集工作集中统一管理，才能确保部队档案完整、准确、系统、安全。

参考文献

[1]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].科技与企业，2016

[2]张健著，电子文件信息安全管理研究[J].企业文化，2015