如何推进财务档案管理的信息化建设

摘 要：我国社会已经进入了信息化时代，在人们的生活和工作中，电子计算机已经成为了一个不可缺少的内容，通过电子计算机的使用可以使人们的生活和工作更加便捷和高效，将电子计算机技术和管理系统有效结合在一起，就形成了信息化管理技术，现阶段，各种信息化手段和技术在很多领域和行业中都得到了普遍的应用，在财务档案管理中，采用信息化技术进行管理，可以有效提高管理质量和管理效率。

关键词：财务；档案管理；信息化建设

在财政局中，档案管理工作是一个重点内容，对于促进企业的发展非常有利。随着信息化时代的到来，财政局也应该改变以往的档案管理手段和方式，建立信息化档案管理体系，采用信息化的手段对档案进行管理，不仅能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能减少人力资源的投入，减轻工作人员的劳动强度。但是从现阶段的情况来看，财政局在财务档案管理的信息化建设中还存在着一定的问题

1 财政档案管理信息化建设存在的问题

1.1 信息化建设的目标不明确

要想实现财政档案管理的信息化，就必须要建立信息化的管理目标，但是从现阶段的情况来看，财政局在信息化建设目标还不够明确。信息化在人们的生活和工作中随处可见，财政局虽然意识到了信息化管理的重要性和必要性，知道应该改变传统的档案管理模式。但是在转变档案管理模式的过程中却并没有实现统一，没有建立分级管理和统一领导的管理体制，很多工作人员甚至还没认识到档案信息化管理的重要性。在档案信息化管理的过程中，需要多个部门之间做好各自的工作，但是在实际过程中，各个部门并没有真正做到相互协调，导致信息化管理的效果非常不理想。

1.2 管理人员的整体素质有待提高

对财务档案进行信息化管理对信息管理人员的工作能力以及工作素质都提出了更高的要求，要求管理人員采用先进的管理手段和管理方式对财务档案进行管理，只有正确运用各种信息化手段和技术，才能真正提高财务档案管理的便捷性和高效性，否则只能适得其反，财务档案管理的效率也不能提高。但是从现阶段的情况来看，很多财政局进行财务档案管理的人员并不具备运用现代化信息技术手段的能力，将纸质的档案转化成数字化的档案过程效率比较慢，进行档案的信息化管理并没有减轻工作人员的负担，反而使其工作更加困难。此外，在进行财务档案信息化管理的过程中，应该采用统一和完整的标准进行参考，但是从实际的情况来看，并没有建立统一的标准。

2 财务档案信息化建设的内容

2.1 建立财务档案管理动态数据库

财务档案的信息化管理和传统的财务档案管理在管理的内容上并没有太大的差异，都需要不断挖掘各种档案信息，并实现对档案数据的管理和保存。在财务档案信息化建设的过程中，一定要想建设信息管理系统，将原来的档案信息通过纸质材料保存转变为现阶段的采用电子技术保存，只有这样才能不断提高档案管理的信息化水平。在财务档案的信息化建设中，财务档案信息主要是从财务档案室中获得的，财务档案室在信息保管以及处理和查阅中都发挥着非常重要的作用。对财务档案资料进行信息化管理是对传统档案管理的升级和优化。因此必须要建立财务档案管理的动态数据库，实现对各种数据的挖掘和整理。在建立财务档案管理动态数据库的过程中，应该根据财务档案管理的实际内容建立不同管理需求的数据库，例如建立原始凭证类数据库、管理制度库等。通过建立这些不同类型的数据库，可以更好的对档案信息进行管理和核算。

2.2 建立可靠的信息网络

对财务档案进行信息化管理，必须依赖于可靠的信息网络，因此，在档案管理的信息化建设过程中，还应该建立可靠的信息网络。对财务档案进行管理就必须不断挖掘财务档案的价值，就是充分利用各种档案信息，而只有建立可靠地信息网络才能对各种档案信息进行合理和充分的利用。建设财务档案信息网络的过程中，并不是单纯的建立完整的数据库体系就可以，还应该通过各种手段和方式实现数据的共享，而信息网络就是实现数据共享的最常用手段。通过建立可靠的信息网络，不仅能够大大的提高工作效率，还能够实现信息资源的优化配置，只有这样才能对财务档案进行有效的控制和管理。

2.3 建立辅助决策系统

财务档案数据在整个财务局中具有非常重要的地位，可以为公司的工作者以及负责人等的工作开展奠定基础。现阶段财政局的各种档案资料种类非常多，因此财务档案管理的工作量也越来越大，并且对各项工作的标准都提出了更高的要求，在这种情况下，为了有效的提高工作效率和工作质量，就必须借助各种有效的辅助决策系统来辅助工作。辅助决策系统的建立应该充分使用各种电脑科学、行为科学以及控制科学方面的理论知识，从而建立辅助决策系统的机制，增加财务决策能力，实现财务档案管理的信息化管理。

3 财务档案管理信息化建设的措施

3.1 更新管理观念

要实现财务档案管理的信息化管理，首先工作人员应该更新管理理念，改变传统档案管理的理念，如果管理人员的财务档案管理理念比较落后，那么一切管理方式的转变都是无效的。因此，企业的管理者应该正确认识财务档案管理的信息化建设的重要性，对档案信息化建设和管理给予更高的重视，只有这样才能保证财务档案管理能够顺利的进行。财务档案管理人员更应该更新观念，加强对信息化管理和建设的认识，对财务档案管理人员进行专业的培训，不断提高档案管理人员对各种信息化手段和技术的操作水平，这样才能保证档案管理的信息化水平。

3.2 保障财务档案管理的网络安全

信息化手段和技术的使用为人们的工作和生活带来了很大的便捷，但是同时也存在着一定的问题，其中安全隐患问题就是一个重大的问题。对于财政局的档案信息来说，保密要求非常高，并且数据量非常大，如果造成了数据的泄露，会带来非常不利的影响。因此，在档案信息化管理的过程中一定要保证信息数据的安全性。为了保障财务档案管理的网络安全，应该对计算机系统中的财务档案数据进行备份管理，避免计算机出现问题导致数据的丢失。另外，财务档案管理的工作人员在对计算机进行操作时，一定要严格按照系统的操作规程进行严格的操作，防止档案信息毁损和丢失。最后，还应该保障计算机网络环境的安全，保证所有资料的准确性和安全性。

4 结语

在现阶段，财政局也应该与时俱进，加强财务档案管理的信息化建设，充分利用各种信息化手段和技术对档案信息进行管理。在财务档案管理的信息化建设中，应该建立财务档案管理动态数据库、可靠的信息网络和辅助决策系统，更新财务档案管理的理念，保障财务档案管理的网络安全，从而不断提高财务档案管理水平。

参考文献

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[2]孔莉.对财务档案信息化管理建设的探讨[J].办公室业务，2012，09：47-48.

[3]黄玉焱.财务档案管理信息化的思考与对策[J].学习月刊，2013，02：105.

作者简介

毛洪东，本科，麻城市财政局白果镇财政所。