电子政务环境下的电子文档一体化思考

摘 要：随着电子政务时代的到来，我国档案管理工作也面临着新的发展机遇，本文主要研究了传统文档管理流程存在的问题、实现电子文档一体化所需的条件、电子政务中的文档一体化管理模型，以期电子文档一体化工作顺利进行。

关键词：电子政务；电子文档一体化；管理

随着经济全球化的挑战，我国为了积极应对挑战，各级政府已经将规范、提高电子政务建设、管理、创新能力当作一项重要的任务，提上了议事日程。

1 电子政务及文档一体化管理概述

1.1 电子政务

电子商务其实就是在资源整合、信息共享的基础上，加之通信技术、电子信息的支持，开展的政务活动。电子商务有效利用了网络技术把服务、管理有机的结合在一起，通过互联网将工作流程、组织结构进行重新优化重组，在一定程度上可以超越部门、空间、时间的局限，提供给社会、自身高效、规范、优质并且全方位、一体化的服务、管理。

1.2 文档一体化

文档一体化其实就是在文件生命周期理论的前提下，对网络技术、计算机进行合理的利用，由系统论的角度着手，将档案、文件开展科学管理以及统筹规划的工作，促进其达到规范化、系统化的目标，进一步实现总体最大化的效能，保证由机关现行的文件再到馆藏档案管理的实效性。

2 传统文档管理流程存在的问题

2.1 难以对文档管理过程实现前端控制、全程管理

众所周知，传统文档管理模式可以被分为档案管理、公文流转这两个主要时期，需要通过不同的部门开展管理工作。鉴于此，在一定程度上公文处理的工作人员难以针对档案管理的相关要求对公文进行管理、归档，再加之在实际的工作过程中，档案工作人员对公文的实际处理状况进行充分的认识，致使在具体的干预中遇到难度，从而造成工作重复，导致不必要的浪费。

2.2 文档管理完整性不足

传统的公文处理程序相对比较复杂，需要经历的环节较多，相关的处理工作人员在对公文实际流转情况进行充分掌握的同时，也需要有效收集、整理公文处理工作中产生的材料。另一方面，在实际的归档、整理工作中，难免会出现配套归档材料不完善、收集不完全的现象，在一定程度上制约着文档管理工作顺利进行，造成了查阅工作的不便性。与此同时，由于文档归档本身需要的周期较长，很难达到动态归档的目标，给档案的存储、整理、利用带来一定的不良影响。

3 实现电子文档一体化所需的条件

3.1 建设畅通的网络通道

传统的档案管理过程中，计算机主要处于一个长期单机运行的状态，单纯进行简单的条目管理。如今由于计算机网络技术得到了越来越广泛的使用，在一定程度上对档案管理传统的工作流程进行了打破，将计算机科学先进的技术对传统的档案管理模式进行了模拟，促进档案工作有了突飞猛进的发展。目前，随着电子政务内网逐渐成为政府信息交通过程中的重要干线，再加之实际的各种因素，档案部门、文书部门在网络发展中置于一个不同的位置中，甚至还出现了二者分离的情况，在实行物理隔离的过程中，在很大程度上对文档一体化隔离工作带来了局限性，制约着文体一体化管理工作顺利开展。鉴于此，可以看出将文书、档案部门彼此间的网络通道进行充分的打通，已经被作为实现文档一体化管理工作一种必不可少的外部环境之一。

3.2 统一文件、档案工作的业务标准

将文件、档案工作的业务标准进行统一，需要做好以下两个方面：（一）有效依据文档一体化管理的实际要求修改各自领域中之前的业务标准、规范；（二）协同相关的部门，进一步制定出一份适用于档案、文件管理工作的标准、规范。如今，我国的文档一体化管理模式主要可以分为：立卷协作模式、行政组织模式、协作配合组织模式、计算机管理模式这四种。将这四种模式进行比较，可以发现我国实际的电子政务计算机环境中一体化管理模式更加适用，这是因为计算机管理模式将前端的控制思想有效的进行了引入，把档案管理工作在电子文件的管理、运作中进行了提前介入，也就是将初步的规范化管理工作涉及至归档前电子文件的收集、形成的程序中，把电子档案和电子文件有机的结合在一起，将计算机在电子文件的传递、检索、利用的优势进行有效的发挥，实现了对电子文件规范化管理的目标。与此同时，达到了前端控制电子文件归档工作的目的，也就是对整个系统的文件产生、管理、处置工作进行有效控制。并且在电子政务这个平台的基础上，电子文件、档案进一步构建了一个具有连续性的整体，文件可以在信息系统中进行组织、存储、收集、归档、编目，再由网络复制等科学方式促进其广泛的利用。

4 电子政务中的文档一体化管理模型

4.1 发文管理

第一步需要通过拟稿人员进行拟稿。第二步需要通过系统将其推送至审核工作者进行审核。如果审核未达标，这就需要将其返回至拟稿人员手中，展开修改工作。第三步推送至相关的负责人员，完成签发工作。如果还需要会签，这就需要通过系统利用相关的数据按照会签流程对其进行处理。第四步通过系统将其推送至相关人员进行校对，如果没有通过，需要返回至修改的工作人员中继续处理。第五步进行登记，这时系统会对元数据进行采集，通过XML格式进行存储，可以对公文的修改情况进行记录。第六步通过系统开展缮印、用印工作，使用PDF格式将最终的电子文件进行显示，与此同时通过对权限进行设置保证电子公文的真实性、原始性。另一方面，通过系统来实现自动分发的工作，监控整个发文过程涉及的发文跟踪、发文代办，以便对公文处理状态进行随时了解。

4.2 收文管理

第一步签收已经接收的电子公文；第二步将电子文件进行分类；第三步登记签收的电子公文，并且进行著录；第四步对上行电子公文进行审核，而下行公文直接進行拟办工作；第五步通过系统把公文推送至有关部门，并且进行公文的拟办、批办、承办等相关的环节；第六步在进行收文代办、收文跟踪的基础上，达到公文查办、催办的目的，同时鉴定需要办理完毕的电子公文，对于不具有保存价值公文需要进行销毁。另一方面，系统可以在收文代办、收文跟踪的基础上实现对整个收文流程的监控，再配以XML格式对公文的办公状况进行存储，构建相关的电子公文背景信息。

4.3 电子档案管理

档案管理的具体流程：第一步相关的档案工作者在电子政务平台的基础上，对电子公文进行收集，同时开展验收工作，包括了对公文内容、元数据的完整性、背景信息进行查看；第二步在电子档案管理系统的前提下，对电子答案进行定期的整理；第三步展开格式转换工作，存储好电子档案；第四步按照相关的电子档案的保存要求，对存储的策略进行制定，对存储的介质进行有效选择，切记在档案管理过程中进行脱机备份，保证其安全性；第五步，由电子政务这个平台进行对外服务。

5 总结

综上所述，电子文档一体化作为一门系统的科学，我们简析了传统文档管理流程存在的问题、实现电子文档一体化所需的条件、电子政务中的文档一体化管理模型，目的是为了更好维护电子文档一体化工作的高效性。

参考文献

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[2]张虹.电子政务与文档一体化[J].浙江档案，2002，10：6-8.

[3]罗小璐，谭婧婧.电子政务条件下文档一体化管理初探[J].科技情报开发与经济，2007，34：93-94.

作者简介

梅萍，大专，湖北襄阳市襄城区档案局。