档案信息网络共享服务平台建设初探

林志铭

档案是人类在社会历史生活中形成的具有查考使用价值、经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料。档案信息服务过程是档案部门提供档案信息给利用者，实现档案的社会经济价值的过程，是衡量档案工作好坏与人民族群众是否满意的重要标准。随着时代的发展，以web、数据库、云计算、移动互联为代表的网络技术正悄然的改变着我们的生活方式，本文从网络时代的背景出发，探讨网络信息技术对档案信息服务的影响以及档案信息网络共享服务平台的建设。

1 传统档案服务工作的现状

（一）档案管理方式陈旧。

传统的档案管理任务繁重，档案人员需要对众多的纸质档案进行收集、整理、编目、装订等一系列机械操。档案“重管轻用”的现象比较普遍，档案管理方式相对封闭，与其他部门难以做到资源共享。以至于很多人认为档案工作只是一件简单的重复劳动，毫无技术含量。

（二）档案服务方式被动。

多数档案部门的服务方式仍停留在“你过来查档，我给你开证明”这种守摊、调卷式的传统模式，缺乏服务和沟通渠道，工作效率不高。随着社会经济的发展，人们对于档案信息的需求量不断增多，对档案服务的效率要求不断提高，但是往往由于时间（比如休息日），空间（跨地域）的种种限制，很多时候还是较难得到及时，高效的服务。

（三）档案人员创新意识不足。

在旧观念、旧模式下工作的档案人员，常常会认为档案工作做得再好也难有什么大作为，相比其他工作永远处于配角的地位。他们在工作上就会按部就班、求稳怕乱，思想上难免会不思进取，缺乏学习现代化档案管理和服务知识的动力。

2 网络信息技术将对档案服务产生哪些影响

（一）档案信息管理方式的改变。

档案信息管理的数字化，让管理方式告别了传统的手工整理、体力搬运、翻卷查阅，实现了档案信息采集、管理和服务的自动化、共享化，使档案管理者从繁重的重复劳动中解放出来。[1]

网络时代的档案信息服务工作，档案信息的数字化是重要基础和前提。一是通过录入、扫描、音视频转换等数字化手段，将原本储存于纸质、图片、胶卷等载体内的档案信息转化为计算机可以识别处理的数据信息。二是对转换来的零碎的数据信息进行数据层面的组织整理，应使用目前主流的数据库标准（如SQL、Oracle数据库等），建立规范统一的数据格式标准，使得档案移交单位和档案馆之间传递的数据兼容性保持一致，能够方便的管理和共享。

（二）档案信息服务方式的改变。

相对于以往被动的“守摊”服务模式，我们可以利用网络传输快捷，跨越时空，信息共享的优势，拓展服务渠道，提高服务效率，最终实现档案信息服务从被动向主动、从封闭向共享的转变。

档案信息资源网络共享服务模式主要是以后臺的档案信息数据库为基础，根据实际需要开发不同的网络前台，比如建立网站检索模块、设立微信公众服务号、开发档案查询手机软件等，将档案馆的档案信息资源在网络上整合发布或提供利用，并通过这种形式来达到共享档案信息资源的目的。这些服务方式不受时间空间的限制，具有高效智能，方便快捷等优点，查档者能拥有比传统被动的服务方式更好的服务体验。

（三）对档案人员自身素质要求的改变。

在信息时代，档案信息服务的方式、手段都发生了很大的变化，不再是传统观念中简单机械的重复劳动。计算机技术、网络技术、数据库技术广泛应用于档案信息收集、整理、存储、传输、检索的各个环节，档案人员业务水平的高低，直接影响着档案信息服务的效果，这对从事档案工作的人员的知识水平、业务素质提出了更高的要求，档案人员只有增强危机意识、创新意识、竞争意识，在努力学习档案业务知识的同时，通过继续教育、技能培训、自主学习等方式，不断更新自身知识结构，掌握先进的计算机技术、网络技术、数据库技术，用新型的知识结构充实自己的头脑，才能使自身能力素质跟得上信息时代档案工作的发展。[2]

3 档案信息网络共享服务平台

（一）档案信息网络共享服务平台的建设。

1. 基本结构

档案信息网络共享服务平台应当具有数据存储、数据传输、数据检索、数据交互的基本功能。在此我们的共享服务平台参考了c/s结构（客户机和服务器结构），这是一种历史悠久且技术非常成熟的架构。通过它可以充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端（客户机）和Server端（服务器）来实现，降低了系统的通讯开销。我们的档案信息网络共享服务平台模型主要由以下几部分组成：传输网络，服务器，客户机。

2.网络拓扑结构的选择

网络拓扑是指网络形状，或是它在物理上的联通性。拓扑结构的选择往往与传输媒体的选择及媒体访问控制方法的确定紧密相关。在选择网络拓扑结构时，应考虑的主要因素有下列几点：

（1）可靠性。尽可能提高可靠性，以保证所有数据流能准确接收；还要考虑系统的可维护性，使故障检测和故障隔离较为方便。

（2）灵活性。需要考虑系统在今后扩展或改动时，能容易地重新配置网络拓扑结构，能方便的处理原有站点的删除和新站点的加入。[3]

图2为总线型网络示意图。总线型网络是指，利用一条总线（Bus）作为所有节点的共同信道，总线好像公共汽车线路，连接到总线上的节点好像是公共汽车站，传输的数据好像是在总线上来回穿梭的公共汽车。它的优点是任一节点发生故障，不会影响到整个网络的运作；同时新增节点容易，当要新增节点时，只要将节点接到最近的总线上即可。[4]所以我们在网络拓扑结构选择上建议使用总线型结构。

3.传输媒体

传输媒体是链接各个实体网络服务器或工作站间的缆线。在传输媒体的选择上，我们依然要考虑以下几个要素：

（1）网络拓扑的结构。

（2）要支持实际需要所提出的通信速率。

（3）满足可靠性要求。

（4）能承受的价格范围。

双绞线是由一对外面包有绝缘外皮的铜线交缠结合而成，它具有价格便宜，安装简便的优点，但是易受电器干扰，传输速率不快。[4]因此我们建议在总线与服务器，总线与工作站之间采用双绞线连接。

光纤的材质是玻璃纤维，是级细小和易扭曲的传输媒体，用来引导光波信号，其特点是传输速率快，不受电磁干扰，保密性较高，然而造价很高。[4]所以在总线与互联网之间采用光纤连接是较好的选择。

4.传输网络

根据所承载的业务和服务对象的不同，在逻辑上，应当把传输网络划分为内网和外网。

内网的服务对象主要是档案馆和各机关单位，各单位可以通过内网向档案馆上报档案数据，档案馆可通过内网传输、管理数字化的档案数据库，同时各单位也能通過内网查询档案信息，实现档案信息的内部共享。

福建省政务信息网作为数字福建的重点工程，2001年建成并投入使用，经过多年的发展，网络联通了218个省直机关单位、9个设区市940个单位、84个县（市、区）和1105个乡镇。[5]福建省政务信息网与互联网物理隔离，提供了更高的安全性，保密性，能使信息传输更加稳定可靠，同时也较为成熟，避免了重复建设的资源浪费。基于上述优点，建议采用福建省政务网作为该平台的内网。

外网（互联网）的服务对象主要是公众，那些通过政府信息公开审查的，允许开放的信息，则应放置到外网（互联网）上方便群众查询。

5.服务器

数据库应用和web应用占据了档案信息资源共享平台应用的主要部分，服务器是档案数据库存放的物理容器，同时作为web站点的宿主机，通过网络提供7*24小时web访问服务，是档案信息网络共享服务平台的核心。在服务器的选择时首先应当重点考察其是否具备数据库服务器和web服务器所需的基本能力：

（1）较高的并行与异步处理能力；

（2）高速的I/O吞吐量，具体体现在磁盘的读写速率和高速的网络适配器上；

（3）较大的磁盘容量，可以配置磁盘阵列；

（4）4.配置数据备份设备，如磁带机，配置备份策略；

（5）实时性要求，处理延时较短；

（6）较高的安全性，拥有防火墙等安全防护措施；

部门级服务器一般具备比较完全的硬件配置，除了具有数据库和web服务器的全部特点外，还集成了大量的监测及管理电路，具有全面的服务器管理能力，可监测如温度、电压、风扇等的状态与参数，结合服务器管理软件，使管理人员能够及时了解和管理服务器的工作状况。因此市场上主流品牌（IBM、Dell、华为、联想等）旗下的部门级服务器将会是不错的选择。[6]

6.客户机

传统的客户机又称为用户工作站，是用户与网络打交道的设备，一般由用户PC担任，每一个客户机都运行在它自己的、并为服务器所认可的操作系统环境中。客户机主要通过服务器享受网络上提供的各种资源。严格说来，客户机/服务器模型并不是从物理分布的角度来定义，它所体现的是一种网络数据访问的实现方式。随着触摸技术和无线技术的发展，客户机的定义可以扩展到任何具有有计算处理能力的智能设备，比如智能手机，平板电脑，它为利用者提供了更多的查阅途径和渠道，甚至让人们随时随地、足不出户就能利用公开的档案信息，提高了档案信息服务与共享的效率。[7]

（二）、档案信息网络共享服务平台工作流程

1.确定档案信息可公开共享的范围

各地档案馆应当依据《福建省政府信息公开办法》，《福建省档案条例》等法律法规，依照维护国家利益安全，提高政府工作透明度，促进依法行政，保障公民、法人和其他组织的合法权益的原则，确定档案信息共享目录，明确档案信息可公开的内容，范围。

2.档案信息数字化，建立档案信息数据库。

依照确定的档案信息共享目录，各机关单位通过福建省政务信息网上报确定共享的档案信息案卷目录、卷内文件目录，并移交档案实物，由档案馆统一进行档案信息数字化，建立相应的档案信息数据库。

3.网上共享档案信息资源，提供检索利用

档案馆将整合完毕的档案数据上网，根据服务对象的不同，对机关单位和公众提供相应的访问渠道。机关单位可以通过福建省政务信息网访问共享的内部档案信息资源；如果是涉及民生的档案信息资源如婚姻、房产档案等可以向公众开放的，则通过档案馆internet网站统一提供检索。[8]

2015年1月26日，福建省委办公厅、省政府办公厅印发《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》），在建立覆盖广大人民群众的档案资源体系方面，《实施意见》提出，要继续实施档案数字化战略，加快推进档案信息资源建设，到2020年，全省县级以上国家综合档案馆馆藏传统载体档案数字化率达到80%以上，县级以上各部门各单位档案室传统载体档案数字化率达到100%。在建立方便人民群众的档案利用体系方面，《实施意见》提出，支持档案部门充分利用现代信息技术手段，支持档案馆室之间、馆际之间进行资源整合，建立区域性档案目录信息查询系统；全省各级国家综合档案馆要推进福建省公共档案共享服务平台建设，推动实现全省开放档案信息“一站式”服务与共享。[9]

积极运用以共享化、信息化为标志的现代网络技术，逐步建立覆盖全省的档案信息网络共享服务平台，是加快提升新形势下档案服务能力的有力举措。在网络时代的新起点上实现档案信息共享服务平台建设的新发展，要以服务民生为根本目的，以推进区域共享为战略基点，以提升公共服务能力为主线，加快推进档案信息共享服务平台建设，促进档案信息资源广泛共享，为我省的经济、社会建设作出更大贡献。[10]

参考文献

1.郑清梅.浅谈信息时代档案管理创新和发展.福建档案，2015：（2）。

2.张军生.档案信息资源共建共享建设中存在的主要问题及基本措施.新学术论丛，2013：（3）。

3.吴功宜.计算机网络（第二版），2007。

4.萧文龙，林松儒.计算机网络技术与应用，2009。

5.福建省经济信息建设中心.福建省政务信息网简介.福建省经济信息建设中心网站，2016-06-11。http：//www.fjic.gov.cn/bmzy/wltxc/cjxm/fjszwxxw/201406/t20140611_747064.htm

6.“科普中国”百科科学词条编写与应用工作项目.服务器.百度百科网站，2015-11-29。

http：//baike.baidu.com/view/899.htm

7.“科普中国”百科科学词条编写与应用工作项目.客户机.百度百科网站，2016-04-04。http：//baike.baidu.com/view/285153.htm

8.百度文库.档案信息资源共享模式与运行机制.百度文库网站，2010-11-24。http：//wenku.baidu.com/view/15684623482fb4daa58d4b36.html？from=search

9.叶建强.福建出台《实施意见》 着力加快推进“三个体系”建设.中国档案报，2015：（2737）。

10.王良成.档案信息资源共享服务机制的战略构建.中国档案，2013：（1）。