基层检察机关档案信息化建设问题的探究

吴强　王辉

摘 要：随着信息时代的到来，基层检察机关档案管理信息化需求愈加迫切，档案管理信息化建设作为基层检察机关管理工作的重要组成部分，是确保检察机关使用性能的基础前提。本文主要对基层检察机关档案管理的特点、信息化建设存在的问题进行了分析，并提出了几点建议。

关键词：基层检察机关；档案管理；信息化建设

信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择，在国民经济与社会建设中信息化已成为其首要内容。基层检察机关作为国民经济发展的重要组成部分，其管理水平的高低将直接影响到整个行业的发展。档案管理作为检察机关单位工作的主要内容，在其档案信息化建设中包含多方面内容，如档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设等。随着信息时代的到来，检察机关档案管理信息化需求愈加迫切，在信息资源整合中现代信息技术能够对其方式进行有效改善。档案管理信息化不仅给基层检察机关发展带来极大挑战，还能为其发展带来更多机遇。

1 基层检察机关档案管理的特点

在基层检察机关档案管理信息化建设中，档案是对整个过程的有效记录，能够确保数据图表的精确度。作为检察工作的主要构成部分，只有做好档案管理工作，并对档案资料进行充分利用，才能为开展检察机关的工作提供依据，才能对检察机关历史真实面貌加以维护。基层检察机关档案管理信息化建设是指档案资料在档案管理环节，利用加工方式、数字化原理及计算机网络，科学合理地配置、开发与利用档案资源，以此达到共享档案信息资源的目的。

基层检察机关承担着检察系统4/5办案任务，文字描述、图纸及影音等都是检察机关档案管理中常见的资料形式，这些资料又产生于多个部门，各个资料之间存在着必然的联系。因检察工作任务多，档案数量大，传统档案管理模式已无法满足当前检察工作、现代档案工作发展需求。作为档案工作的一次变革，档案信息化是传统档案转变为现代档案的重要表现方式。通过档案管理信息化建设，可对档案利用率有效提升，如每年基层检察机关都会增加大量档案，特别是诉讼档案在整体档案数量中所占比例可达到90%左右。档案归档后，需到专门档案管理部门进行档案调阅，且在专门办公区通过专门工作人员开展工作，这种情况下，不仅需要消耗大量时间、人力等，同时在翻阅档案过程中案卷极易损坏。通过建设档案管理信息化，传统档案可逐步向数字化档案形式转化，且达到档案信息网络输送、检索的目的。在档案调阅环节也只需输入相关密码，即可实现实时查阅，资源共享。

2 基层检察机关档案管理信息化存在的问题

现阶段在基层检察机关档案管理中，计算机技术已经得到了广泛地应用，主要用于存储、检索档案信息，这种技术的应用可以对档案利用的准确率、真实性进行有效提升，但从现阶段部分单位档案管理中可以看出，还存在诸多问题，如关注程度不足。首先，目前基层检察机关档案信息化管理中主要侧重于信息资源管理等方面，档案管理信息化建设主要服务于整个诉讼过程，但实际管理中对其重视程度较低，进而无法充分发挥档案管理信息化的作用与功能。

其次，档案人员素质较低，没有掌握良好的现代化档案管理技术。在计算机技术普及的今天，基层检察机关档案管理中仅有目录级检索应用到了计算机技术，并没有将计算机系统的功能性充分发挥出来，如培训与学习中都没有应用到计算机系统。同时还存在部分档案管理人员对电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等业务技能并没有完全掌握。

最后，缺少统一规划及技术支持。进行部分专业应用软件的开发，却与综合档案管理系统建设不统一，信息化建设不能形成统筹安排、全面协调。同时，档案信息化建设并没有明确其长远目标，数据的格式也没有确立统一的标准。这种情况下导致检察机关档案管理信息化建设无法适应时代的发展需求。受传统档案服务观念的影响，少数档案管理工作人员档案信息化管理意识较低，不能对档案管理工作有一个全面、客观的认识。在信息化、数字化发展中，部分员工工作热情较低，进而导致工作效率大大降低，致使档案管理信息资源建设滞后，出现各级档案管理工作发展不均衡的状况。

3 完善基层检察机关档案信息化管理的建议

作为基层检察机关诉讼过程的真实记录，档案必须对思想观念、管理方式进行有效改善，按照检察事业发展的特点及档案管理的特点进行档案信息化建设，必须通过较短时间，对档案资源数据化、服务利用网络化及档案使用科学化进行初步实现。在档案管理信息化应用中，必须严格遵循以档案信息开发与利用为中心的原则，加大档案信息化建设资金投入及提高管理人员的自身素质，进行科学有效地管理。

1、以配备档案管理信息化设备为基础，加大投入

档案管理信息化建设的基础保障为档案基础设施建设，在配置基层检察机关档案设备过程中，不仅要对设备先进行进行充分考虑，还需重视其适用性。通常情况下，档案库房、档案办公用房、密集架、空调等为档案基础设施。为满足电子档案发展需求，需进行附加设备配置，如复印机、录像机等。在实现档案管理设备配置现代化的同时，还应达到管理技术现代化。要求档案管理信息化系统必须以室藏内容提高利用为工作目标，达到开发、利用及管理档案信息资源的最终目的。

2、重视管理、丰富室藏，加快档案信息建设

作为档案信息化建设的重要内容，档案信息资源建设中必须确保其专业性及准确性。应进行符合基層检察机关档案信息化建设工作方案的制定，确定档案信息化建设的指导思想，实现单位发展的创新。对档案室的综合业务水平进行有效提高，对档案信息管理制度进行有效完善，并规范档案信息管理操作流程，确保档案管理的科学性、规范性。在检察机关档案管理中，应加大档案管理软件的应用力度，实现案卷级、文件级电子检索。

3、以人为本、注重培训，推动档案队伍建设

将计算机技术作为基层检察档案管理信息化建设的载体，要求档案工作人员必须具备较高的专业素质。在其熟练掌握专业知识的同时，应具有信息技术应用能力与信息加工处理能力。在进行检察档案管理信息化队伍建设中必须严格按照本单位的实际情况进行方案、计划的制定，通过在职培训、业余进修等多种方式进行专、兼职档案人员专业素质的培养，以此对档案管理人员的信息技术水平进行有效提升。加大专业人才的引进，完善组织内部结构，确保现代信息技术功能的充分发挥。

4 结束语

综上所述，随着社会经济的不断发展，作为国家依法行使检察权的重要机关单位，基层检察机关在提起公诉、实施法律监督等方面的作用愈加突出。档案管理信息化建设作为基层检察机关发展的重要内容，其管理水平的高低直接关系着整个检察队伍建设的整体质量。在基层检察机关档案管理信息化建设中必须按照相关管理要求，对各环节严格把关，加快诉讼档案管理信息化建设，并努力实现创优目标。

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