政府单位档案管理面临的困局及破解对策研究

摘 要：随着我国社会及经济的平稳发展，我国各项事业改革也处于关键阶段，因此对政府相关部门工作提出了新要求。档案管理作为日常工作的重要内容，对政府工作的有序推进起到关键作用。本文主要针对政府单位档案管理所面临的困局进行思考和分析，并且提出相关破解对策，希望给予相关部门以及工作人员以参考和借鉴。

关键词：政府单位；档案管理；困局；破解对策

随着我国进入信息化以及现代化时代，人们对档案信息也有了新要求，为了能够充分地满足人们对信息的需求，政府相关部门也要积极地优化档案管理工作，提高其工作质量和工作效率。档案管理工作具有一定的专业性以及复杂性，其信息量较大、种类多、涉及范围广，主要包括单位的运行、财务、人力资源、基建、科研以及设备等方面。档案是政府单位在运营中留下的历史文件，因此，对当前政府单位档案管理所面临的困局进行分析，可以促进档案管理实现规范化以及制度化，有利于提高档案使用效率，对档案管理工作的发展具有推动作用。

1 当前政府单位档案管理所面临的困局

1.1重视程度不够。档案管理工作对政府单位的职能完整性具有直接影响，但是当前，随着档案管理的不断改革，其管理工作已经不能有效满足时代的需求，基本处于被动工作的情况下，缺乏时代活力以及新鲜动力。相关部门以及领导对档案工作不重视，管理体系不完善，一些单位注重职能行使以及与职能相关的工作，进而忽视了档案对政府单位的辅助作用，甚至出现档案流失以及损坏的情况，导致档案失去原有的价值。

1.2人员素质较低。档案管理是一项规范性、专业性以及政策性较强的工作，其要以管理基础和系统知识为工作保障，无论是机关单位还是政府部门，都要求档案管理人员具备较好的政治素养以及专业能力。但目前我国多数档案管理人员都缺乏相关的专业知识和基础能力，不能做好档案的入案、排列、组卷、编目以及分类等工作。同时，工作主动性较差，甚至一些管理人员在业务水平、管理准则、工作经验以及文化素质方面均存在严重不足，无法胜任管理工作。人员素质较低是当前制约我国档案管理工作发展的关键因素。

1.3管理手段落后。随着社会进入信息化时代，计算机技术在各行各业都得到了广泛的应用，在档案管理中同样得到一定的应用。但是我国一些政府部门思想意识陈旧，对档案管理工作依然停留在传统的管理模式以及管理手段上，没有做到与时俱进，很多单位对档案进行管理依然沿用传统的手动管理，在档案的检索、编目、整理以及分类等方面没有采取现代化的信息技术。人工进行档案管理不仅效率低，同时缺乏可靠性以及稳定性，工作很容易出现纰漏。

2 破解档案管理所面临困局的相关对策

2.1提高管理实效性。一些单位在进行档案管理工作时，并没有采取统一的文件格式，信息载体也缺乏统一标准，导致档案呈现形式特殊性、载体多样性、归档固定性以及内容单一性。因此，针对以上情况，档案管理一定要提高实效性，并且结合档案种类的特点，采取分类管理，为档案查询提供方便，杜绝浪费时间。同时，政府单位要对档案管理加大经济投入，改善工作环境，充分调动工作人员的工作积极性，提供给工作人员良好的发展平台，控制工作强度、减少工作量。

2.2加强管理规范化。随着社会的进步和发展，政府单位的各项制度也在不断更新，因此，档案管理一定要向规范化发展。首先，相关部门要提高思想认识，给予档案管理充分地重视，将其视为政府行使职能的关键作用，建立以及完善专职的管理机构，落实研究、分析以及检查三项工作，明确管理重点和难点。其次，管理工作要实现专职化，进而构建档案管理标准化以及规范化，档案行政部门要出台相关条例对档案管理工作进行监督，加强管理的规范性。最后，政府部门要制定合理的管理制度，结合单位的实际情况，推动档案管理规范化。

2.3加强工作人员的专业能力和综合素质。政府单位要注重提高工作人员的专业能力以及综合素质，首先，要注重引入一些具有专业能力的档案人才，补充到管理团队中。其次，完善档案管理人员的职称评定和档案管理体系，对相关工作人员实行专业培养和职业教育，提高管理人员的职业技能和专业能力。最后，兼职档案管理的人员也要一同参与档案职称评定，进而培养兼职人员的责任意识以及工作

精神。

2.4实现档案管理现代化。随着我国科学技术的快速发展，各行各业都向信息化、现代化以及自动化方向发展，随着信息化时代的到来，以往的档案工作方式已经不能满足时代的要求。相关政府部门一定要顺应时代的变化，做到与时俱进，推动档案管理实现信息化和现代化。同时，政府单位还要加强对工作人员开展培训，提高工作人员的计算机能力，加深对档案管理知识的理解，遵循网络化以及数字化的原则，构建档案管理系统，进而提高档案管理的整体水平。

2.5强化档案意识。政府单位一定要加强档案意识，给予档案管理充分的重视，并且将档案管理工作纳入政府日常工作体系中。要加强单位领导对档案工作的重视程度，给予档案管理更多的支持和理解，进而健全以及完善管理组织。同时，还要实行档案管理责任制，明确责任主体，建立统一领导、条块结合以及逐级负责的档案管理系统。政府单位还要严格监督工作人员，充分把握管理的重点和难点，推动档案规范化管理，保证信息的完整性，提高档案的可靠性以及准确性。

2.6完善工作机制。政府单位要建立以及完善档案管理工作机制，可以通过采取下列措施：第一，建立档案室，可以有效改善当前政府档案管理杂乱无章的情况；第二，完善工作机制，促进档案管理向规范化以及制度化方向发展，并且让相关人员在进行档案管理的过程中，做到有章可循、有法可依，进而提高管理质量和效率。

2.7提高档案利用率。政府单位档案是单位在运行中，对创造行为、思维方式以及职能行使的记录，对档案进行的管理部门则是加工、储存以及汇聚档案的专业机构。因此，建立规范科学的检索制度以及方式，将传统的手工检索变为现代化的计算机检索，可以为档案查阅提供更加便利的服务，实现查准以及查全有效结合。相关部门还要加强对档案管理的宣传，并且扩大档案管理职业交流的范围，提供给工作人员相互交流和借鉴的平台，提高档案的全面传递，进而实现资源共享。同时，档案部门还要编写档案比对条例以及参考资料，扩大档案管理的应用范围，提高档案利用效率，进而适应当前社会的需要。

3 结语

总之，提高档案管理的效率，对推动政府单位的健康发展具有关键意义。在现阶段，我国档案管理工作尚存在一些不足和问题，这就要求有关领导一定要更新思想观念，充分重视档案管理工作，并且加大专业培训力度以及投入力度，推动档案管理实现制度化、规范化以及现代化。进一步提高工作质量、创新工作模式、完善工作机制，为政府单位的长远以及健康发展奠定基础。

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作者简介

高金文（1981—），女，吉林白城人，本科学历，通榆县人民政府办公室助理馆员，研究方向：档案管理。