工会档案信息化管理相关思考

刘畅

摘 要：工会档案是工会工作的原始记录，为工会管理提供了有力参考，在工会开展相关活动的过程中发挥了重要的作用。随着社会的进步、信息技术及网络技术的兴起，传统工会档案管理模式已经无法满足当前工会档案管理的需要，这促使工会档案管理朝着信息化方向发展。基于此，本文对工会档案信息化管理进行了综合性分析，并结合相关问题，提出了完善策略，以供参考。

关键词：工会档案；信息化；管理；制度

1 工会档案信息化管理的必要性

对于工会发展而言，实现工会档案信息化管理具有一定的必然性。在社会不断进步、市场经济不断发展的情况下，社会组织形式、工作岗位类型也变得愈来愈丰富，这使得工会服务对象、内容、方式等均发生了较大程度的改变[1]。这种改变无疑让工会档案信息量变得更大，也让档案管理工作变得更加繁琐，传统档案管理模式显然已经无法应对这种形势变化。工会的服务对象始终都是职工群众，所以工会本身具备较强的群众性与社会性。工会日常运作中除了会涉及到大量档案资料外，还需要对这些档案信息进行进一步开发。将信息化技术与工会档案管理结合起来，可进一步提升档案管理效率，让档案信息开发、归档等更加便捷。同时，对工会档案进行信息化管理有利于档案信息资源共享，且有利于提升工会工作的开放性与透明度，从而为广大职工群众提供更好的服务。

2 工会档案管理存在的不足之处

目前，我国工会档案信息化管理还处于发展阶段，尽管已经取得了一定成果，但整体水平依然有待提升。在传统档案管理模式向信息化档案管理模式转变的过程中，部分因素对其产生了阻碍，主要表现为以下几个方面[2]：（1）工会档案管理未得到重视。对于工会组织而言，档案管理工作是其日常运行过程中的重要环节之一，是维持其稳定发展的重要基础。档案管理工作若能够得到充分落实，就有利于工会相关工作顺利实施；反之，则会给工会日常工作开展带来阻碍。当前很多工会对档案的重要性认识不够充分，使得实际档案管理工作受到了制约。在这种情况下，档案管理依旧保持着传统模式，工会不愿意投入过多的资源与精力来推进档案管理信息化，使得档案管理服务止步不前，无法跟上社会形势变化。硬件的缺失及思想上的漏洞导致工会档案管理流于形式，无法充分发挥作用，影响了档案服务的整体质量。（2）相关人才队伍有所缺失。工会档案由传统管理模式向信息化管理模式升级的过程中，必然离不开人才的支持。然而从整体环境来看，工会档案信息化管理专业人才有所缺失，使得相关工作受到了制约。很多工会档案管理人员尽管具备档案管理知识，但信息化知识水平有所不足，无法将信息化技术与日常档案管理工作充分关联起来。甚至部分工会在安排档案管理岗位时过于随意，相关人员未得到充分培训，就允许其上岗。在实际工作中，这部分工作人员业务不熟练，易出现差错，导致档案管理质量、效率低下，常出现错收、漏收等情况。（3）工作程序不够规范。部分档案管理人员在实际工作中，未能充分贯彻法律规章，导致工作程序不规范，影响了档案服务质量。例如，文案收集滞后，导致用户资料缺损；文件书写不够规范，造成用户资料模糊，无法进行准确查询；档案资料收集、归档工作不够主动，使得相关资料不全。上述不规范行为的出现，明显会对档案管理产生负面影响，也从侧面反映了工会档案管理制度及执行力有所缺失。

3 优化工会档案信息化管理的相关举措

3.1 加强相关制度建设

要促进工会档案管理由传统管理模式转变为信息化管理模式，必然要加强相关制度建设，并深化工会档案管理意识，肯定工会档案管理的重要性。只有实现制度化，才能进一步深化工会档案管理工作。首先，要完善档案资料保存制度及档案信息利用制度，促使档案资料保存及信息利用工作规范化。其次，要充分落实相关责任制度，明确岗位工作人员的职责，并通过奖惩制度督促其全身心投入到档案管理工作中。还要建立工会档案信息收集及信息核对制度，以保证档案信息的真实性、可靠性及准确性。再者，要制定出标准化管理流程，构建出统一化的档案管理方法。通过严格执行标准化管理流程，让相关工作得以规范实施，进一步控制管理漏洞[3]。另外，要对档案管理信息化硬件设施及软件设施加强管理，对软硬件进行整合，从而为实现档案信息化高效管理创造条件。把完善的工会档案管理制度作为导向，可促使相关工作更加精细化，避免工作重叠、责任纠纷，以保证档案管理的质量与效率。

3.2 加大资金投入

现代化硬件设施及软件设施是实现档案管理信息化的重要基础，要加强相关设备建设，就必然要加大相关资金投入。工会领导应该对工会档案建设工作给予充分重视，并引导资金投入其中。一方面，要对基础设施不断更新，包括交换机、服务器、存储设施等。在此基础上，利用数据库技术及服务器技术建立统一的工会档案信息化管理平台，实现档案信息资源共享，为档案资料管理提供便捷。另一方面，要对信息化技术进行动态更新，保证信息化平台发展与实际需求相契合，同时要保证信息化平台与其他办公系统之间的兼容性，让信息资源能够无缝传递。通过利用局域网技术，加强各部分之间的关联与协作，从而形成一个整体性的档案信息管理有机体。

3.3 加强人员管理

实现工会档案信息化管理离不开人才队伍的支持。工会内部要善于吸收信息化技术人才，并加强内部档案管理人员培养，让档案管理工作与信息化技术充分结合。工会档案部门可定期组织相关技能培训，并实施技能考核，甚至可以将考核结果与工作绩效关联起来，起到督促作用[4]。通过综合性业务技能培训，让档案管理人员能够对档案数字信息进行有效识别、收集、整合及开发利用。通过引进信息化专业技术人才，为档案信息化服务平台构建、维护等提供人才基础，保证档案信息化服务平台稳定运行。另外，要重视相关人员综合素质培养，让档案管理人员能够树立端正的信息化意识、服务意识，通过拓展档案信息服务内容、创新服务形式、提升服务质量，将工会档案管理的服务功能充分发挥出来，从而满足职工群众的各类需求。

3.4 加强网络信息安全防范工作

工会在实施档案信息化管理的过程中，要不断加强网络信息安全防范工作，以保证信息资料数据的安全性：（1）定期备份数据。养成定期备份数据的习惯，即便出现突发性事件，对档案信息系统造成破坏，也能保证信息数据的安全性。同时，档案工作人员要加强档案信息资源监控，若发现数据信息异常，要及时采取有效措施进行跟踪、处理，避免受到外部非法攻击。（2）建立电子身份认证制度。对无法完成认证的非法来访者的登陆行为进行严格控制，不授予其信息访问权限[5]。

4 结语

实现工会档案信息化管理是当前工会档案发展过程中不可逆的趋势，应通过加强技术、完善制度、优化管理等措施，为档案信息化管理提供有力的人员支持、技术支持及内部环境支持，促使工会档案管理工作高效实施，从而为职工群众提供可靠的服务。

参考文献

[1]李杨.浅谈工会档案的信息化管理[J].办公室业务，2013（17）：108.

[2]曹务端.人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].才智，2015（34）：265.

[3]魏若鹏.浅谈对工会档案的信息化管理问题[J].赤子（上中旬），2016（03）：152.

[4]王莹.档案信息化建设与档案管理的相关思考[J].办公室业务，2016（05）：37.

[5]赵喜民.工会档案的信息化管理研究分析[J].中国新通信，2015（22）：5-6.