浅谈税务档案电子化管理

亓海燕（江苏省泰州地方税务局档案管理中心,,江苏泰州，22530025300）

浅谈税务档案电子化管理

亓海燕
（江苏省泰州地方税务局档案管理中心,,江苏泰州，22530025300）

随着社会主义市场经济的不断发展，国内外经济环境发生了重大变化，纳税人的经营方式日趋多元化，地税部门的税收征管工作面临着新的挑战。强化税源监控与管理、提升税收征管效率是增加税收收入的重要途径。税收征管档案是摸清税源、强化管理的重要凭据，在保障税收工作、促进经济发展、建设和谐社会中扮演着重要角色。随着“互联网+”时代的到来，税务档案的种类与载体呈现出多样化发展态势，数量不断增多，传统的税务档案管理模式显然已经无法满足当前税务工作的需求，积极探索新型、高效的电子档案管理手段，已成为税务档案管理者的重要任务。

一、电子档案管理在税务档案工作中的意义

1.促进税务档案资源共享

税收征管档案是反映税收征纳关系的第一手资料，是纳税人依法纳税、税务人员依法征税的原始依据。同时，税收征管档案也是税务部门掌握税源动态、制定税收计划的基本依据。要发挥税务档案的凭证和参考作用，需要实现税务档案的资源共享，使其在税务系统内无障碍流通和共享。税务档案通过数字化转变为电子档案，通过互联网能够安全保存、高效流通和共享，提高税务档案的利用率。税务部门通过对税务档案的分析研究，能够从宏观角度把握税源变化情况，并根据国家宏观政策和经济发展趋势预测税收情况，进而制定更加科学合理、准确务实的税收计划，为更好地完成税收任务奠定坚实基础。

2.促进“两提高、两降低”的全面实现

图1电子档案管理系统示意图

随着税收征管改革的不断深化，改革的重点越来越侧重于提高税收征管质量与效率、实现“两提高、两降低”的目标。“两提高”即纳税人满意度的提高和税法遵从度的提高，“两降低”即税收流失率的降低和征纳成本的降低。电子档案管理手段的推行，能够极大地促进税务信息共享，方便税务档案信息的搜集与利用，在促进“两提高、两降低”全面实现方面有着无可替代又无可比拟的作用。将电子档案管理方式应用于税务档案管理工作，能有效减轻税务档案管理工作人员的劳动负荷，促进税务档案管理工作效率与质量不断提高，使税务档案资源充分发挥其应有价值。

如图1所示，应用以电子档案管理平台为核心的电子档案管理系统，能够通过互联网连接用户与税务机关，整合税收征管业务系统、税务档案管理系统等信息平台，促进税务档案信息的共享与流通，实现税务档案的征集、建档、服务一体化，为税务部门推行异地涉税审批、涉税业务同城通办、征管监控甚至国地税联合办税等服务奠定坚实的基础。

3.促进信息管税的全面实现

信息管税是利用信息技术手段，解决征纳双方信息不对称问题，完善税收征管机制和税源管理体系，提升税收征管水平，实现税收分析、纳税评估、税务稽核、税源监控四位一体的重要途径。借助图1所示的税务电子档案管理系统，纳税人可利用计算机和扫描仪方便快捷地办理涉税事项，税务机关工作人员也可利用电子档案管理系统辅助开展税收分析、纳税评估、税务稽查、行政应诉等各项工作，在税收档案的分析应用过程中实现动态资料与静态资料的完整结合，为信息管税的全面实现发挥推动作用。

二、税务电子档案管理现状分析

近年来，我国各级税务部门对电子档案管理进行了积极的尝试，但目前成效并不十分理想，主要存在以下问题：

1.税务电子档案管理系统软、硬件不完善

电子档案管理的有效实施，需要良好的软件条件和硬件配置，但目前我国许多基层税务部门受经费、技术限制，在税务档案设施、设备建设方面相对滞后。一些档案数字化的相关设备例如电脑、扫描仪等以及相关档案管理软件缺乏，且现有的软硬件设备维护不够，导致税收征管信息化建设与税务档案数字化建设脱节，税务档案数字化建设、利用、开发水平较低，制约了地税电子档案管理的有效性。

2.税务电子档案安全保密工作滞后

做好税务电子档案安全管理和保密工作，对于维护税务电子档案的信息安全和提升税务电子档案管理工作的科学性与有效性有着重要的意义。目前，税务部门电子档案平台建设相对来说并不完善，尤其是在安全建设方面相对滞后，税务电子档案面临着计算机病毒、黑客攻击等多重网络信息安全隐患。另外，由于电子档案管理的应用尚处于起步阶段，许多税务部门尚未建立电子档案数据灾备系统，一旦遭受黑客攻击或病毒侵袭，税务电子档案极易丢失或被篡改，进而对税收征管工作造成严重打击和不可估量的损失。因此，积极完善税务电子档案管理平台并强化安全管理势在必行。

3.税务电子档案标准化建设滞后

税务电子档案经过标准化建设，统一了税务电子档案格式、内容，能够提升电子档案共享效率和利用价值。但目前税务部门对相关标准的制定尚未引起足够的重视，尤其是电子档案管理与考核制度亟待完善。电子档案管理的标准化建设，应结合税务档案工作的范围、内容、特点、要求等，同时借鉴国内外先进经验，出台统一的档案管理标准、技术方法规范，才能有效推进税务电子档案建设进程，早日实现全面的电子税务档案标准化管理。

三、电子档案管理在税务档案工作中的应用措施

为解决税务电子档案管理中的现有问题，充分发挥电子档案管理的优势，地税系统档案部门可探索采用以下措施：

1.健全电子档案管理平台

完善的电子档案管理平台是税务档案管理工作信息化建设的重要基础，对此应采取以下对策：第一，结合总局“金税三期”工程的推进和试点，在税收征管电子化管理信息系统的建设中，进一步完善、改进，提升安全性与流畅度。第二，完善功能模块。在划分档案采集、整理、归档、管理、应用及系统管理六大模块的基础上，细化每个模块的功能，尤其是强化高速扫描、高拍仪采集、本地上传功能的建设，提高纳税人办理相关业务的便捷性。为充分发挥电子档案资源的利用价值，应对“档案应用模块”的定义进行拓展，将档案查询、档案采集情况查询、档案统计查询、税务电子书、电子文件展示等功能纳入档案利用模块，为税务系统内外的档案资源需求者提供便捷的查阅、咨询服务。第三，随着地税部门电子档案管理水平的不断提高，应积极沟通国、地税电子档案系统，促进纳税人档案信息在国地税网络间的流通，提高纳税人向国、地税机关报送资料一致性、真实性、准确性。

2.科学设计电子档案管理目录

一般来说，税务电子档案由核心征管申报数据和实物档案资料扫描形成的电子影像资料共同构成。

图2　税务电子档案形成流程

如图2所示，核心征管数据通常需要纳税人自己或税务工作人员直接录入电子档案系统，纸质申报材料需通过扫描等手段动态生成影像资料纳入电子档案系统。“电子档案”涵盖的信息种类十分复杂，要更好地保存和利用这些电子档案，必须结合业务性质建立详细的电子档案目录。可先将电子档案划分为税务登记类、纳税申报类、发票管理类、认定证明类、税收会计类、税收优惠类、行政处罚类、财务报表类、纳税评估类、税务稽查类和综合管理类等档案门类。在此基础上再进行细分目录的设计，最终形成科学合理的电子档案管理目录树，为开展电子档案信息的归档、管理、利用与开发工作打下坚实的基础。

3.强化电子档案系统安全管理

为保障电子档案资源安全性，应采取以下安全管理措施：首先，要强化使用者身份认证，确保档案管理人员物理身份与数字身份完全相符。税务管理人员应按照单位要求规范采用内部CA进行身份认证。其次，要提升数据传输安全性，通过访问控制、信息过滤、防火墙、网络隔离等技术的综合运用来防范数据传输过程中的安全风险。再次，要对关键数据进行加密存储，使非法获取税务档案信息者无法识别盗取信息的内容，可采用对称密钥、非对称密钥、专用密钥等技术实现。在电子档案管理过程中，档案人员应对关键数据有选择性地采用恰当的加密对策。

4.完善电子档案管理与考核制度

完善的税务电子档案管理与考核制度，能够使税务电子档案管理工作有章可循、有据可依，能够提升档案人员在电子档案管理工作中的规范性和积极性。首先，依据《全国税务机关档案管理办法》，结合地税部门税收征管范围、业务特点、服务对象等实际条件，对照单位信息化、现代化建设的发展目标与总体规划，建立本单位的税务档案管理规章制度，尤其要强调和细化与电子档案管理有关的制度建设。其次，明确税务电子档案管理工作的负责人，负责电子档案管理工作监督、校验，处理工作中发现的问题，并提出相应的建议。最后，完善电子档案管理工作的绩效考核体系。结合税务系统建立的“横向到边、纵向到底”的绩效考评模式，对税务电子档案的采集、归档、移送、开发等各项工作建立明确指标，制定相应的考核方法，纳入绩效考评指标体系，并给予相应的奖惩措施，以激励税务档案人员不断提升自身综合业务素质，优化电子档案管理工作，促进档案管理者个人与档案管理工作的共同进步、共同成长。

综上所述，电子档案管理的应用，能够促进税收征管工作达到“两提高、两降低”的目标，有利于信息管税的全面实现，在税务档案信息化建设中发挥着积极作用。当前，我国税务单位电子档案管理的应用水平有待提高，尤其是在档案管理软硬件条件、档案保密、档案规范化建设等方面。鉴于此，积极改进电子档案管理方法，完善税务档案标准化建设，建立有效的电子档案管理与考核制度，是税务档案管理工作者义不容辞的责任。税务档案部门应立足现实，从强化平台建设、细化电子档案目录体系、强化电子档案安全管理等方面做起，充分发挥电子档案管理在税务工作中的作用，实现税务档案为人民服务的价值。

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