实验室样品抽取及流转管理工作综述

● 大同市质量技术监督检验测试所 刘文

实验室样品抽取及流转管理工作综述

● 大同市质量技术监督检验测试所 刘文

针对检测实验室的样品管理，从样品的抽取，样品的接收，样品的保存，样品的分装制备和样品的处置5个不同的环节，分别对各环节样品管理的重要要求进行了分析讨论，促进实验室对样品管理的质量控制，为实验室检测结果的准确可靠奠定坚实的基础。

现场抽样 样品接收 样品制备 样品处置

实验室对样品的管理贯穿于检测过程的始终，样品管理的工作质量直接影响着检测结果的准确和可靠程度。按照发生的先后顺序划分，实验室的样品管理工作大致可以分为五个环节：样品的抽取，样品的接收，样品的保存，样品的分装制备和样品的处置。不同的管理环节，实验室对样品管理的关注内容和重点信息也各自不同。样品管理工作繁杂而琐碎，实验室只有在样品管理工作的每一个环节都能够实现有效控制，细致操作，才能为检测结果的公正准确提供可靠的保障。本文从上面提到的五个环节，对实验室样品管理工作进行概括性的分析与讨论。

样品的抽取

1.抽样前的准备

抽样前，实验室须指定具有抽样资质的人员承担抽样工作。抽样人员要熟悉抽样工作的分类，以及抽样方法的选择。抽样人员在进入抽样现场时，应持有有效工作证件及相应的任务委托文件，且负责抽样的人员不少于两名。抽样的根本目的是确保所抽取的样品能够客观真实地代表样本总体的质量特征。根据特定的抽样任务，抽样人员要查阅相应标准方法等技术资料，正确选择抽样方法，准备必要的抽样工具。视抽样任务的复杂程度，必要时抽样人员还要制定抽样计划和抽样方案。

2.现场抽样

（1）抽样人员在现场抽样时，要按照抽样工作程序依次开展抽样工作。当抽样现场存在影响人身健康与安全的潜在风险时，现场工作人员必须做好必要的安全防护。

（2）抽样人员要正确确定样本总体的组成，确定抽样方案。对于抽取样品的数量，标准或合同中有明确规定的按照相应条款执行，当标准和合同中没有明确规定时，抽样人员通常应按照样品实际检测用量的3倍作为抽样数量。

（3）现场抽取的样品要立即进行必要的封存等处理，确保样品的真实有效，且能够满足检测要求。进行现场抽样时，应该有企业相关部门的人员全程陪同。对于抽样过程中的重要信息，抽样人员要详细记录，必要时应留取影像资料作为证据。记录抽样信息的文字资料应由企业陪同人员或相关部门负责人员签字确认。

3.抽样后的处置

现场抽样结束后，抽样人员要按照工作程序，尽快将所抽样品与样品信息记录资料一并送达移交到实验室的业务受理部门。对于运输条件可能对样品质量特征造成的影响，抽样人员要采取必要的预备措施，以确保样品相关特征及性状的稳定。

样品的接收

1.实验室接收样品应设置独立的工作区域，并安排专人负责

2.样品接收人员在接收样品前，应对以下信息逐一核查

（1）样品的运输条件是否对样品原始特性造成影响，包括样品贮存容器的密封性等。

（2）样品信息（包括产品标识及抽样记录）等资料是否完整，与样品实物特征是否一致。

（3）客户委托任务的信息：样品名称，样品数量，送检日期，送样人员，送检单位，受检单位，生产单位，生产批号，样品标识，检验项目，样品保存条件等。

（4）样品数量能否满足申请检验项目的用量需要，正常情况下样品数量应不少于实际检测用量的3倍。

3.样品接收人员对样品及委托任务信息核查完成后，对于存在的以下可能影响合同履行的因素，要与客户进行充分沟通确认，并做好记录

（1）样品包装或存储容器出现破损或泄漏。

（2）样品数量不足。

（3）检验项目指定的检验依据非实验室常规检验方法。

（4）因实验室内部原因，不能按照既定期限完成委托任务的。

（5）存在影响样品原始特性的其他情况，且不能满足正常检验要求的。

4.样品接收人员完成对样品及委托任务信息核查等合同评审内容后，要对委托任务的受理结果做出明确告知

（1）不具备受理条件的，应告知客户不能受理的具体原因，以及达到受理需要调整的要素。

（2）具备受理条件的，应填写委托任务受理合同文件等记录，给出样品标识，在样品登记表、计算机系统或其他类似系统中记录样品信息，并尽可能在录入信息的同时能够生成样品流转记录单。修改、调整和特殊说明均应在备注中说明，至少应记录以下信息：样品编号；样品名称；样品数量；样品类型及保存条件；检测项目；接收人；接收时间；要求出具检测报告的时间；危害程度。

5.实验室的样品标签系统应确保每个样品均有可溯源的唯一性标识，并保证样品在整个流转期间都保留该标识，确保样品不会在实物、所涉及的记录或其他文件中混淆。

6.副样品（备用样品）应与待检样品一样记录相同的样品信息，并与待检样品标识一致，以保证检测结果的可追溯性。

样品的保存

（1）实验室应设置独立的样品室或适宜的设施保存样品，注意温度、湿度、阳光、尘埃等影响因素，应有消防安全措施，并授权专人管理，必要时应设立门禁或报警系统。

（2）实验室要保持样品的完整性和安全，防止样品在待检、分装制备、检测、传递和储存过程中受到污染或样品间的交叉污染，防止样品发生变质、丢失或损坏，以保证需要时样品具有良好的稳定性和重现性。

（3）实验室应根据样品的性质如生物特性、包装方式、加工工艺等，选择适宜样品的保存方法，以确保样品性状在足够长的时间内保持稳定以满足检测要求，特别是温度条件，应按照常温、冷藏、冷冻区分保存，推荐下列保存温度：

①稳定产品：18℃～27℃室温保存，应避免高温和潮湿；

②在室温下不稳定的产品：2℃～8℃；

③冷冻产品：-28℃～18℃；

④超低温保存产品：≤-70℃。

（4）实验室应维持、监控和记录样品存放条件，特别是对于保存温度对检测结果有影响的冷藏和冷冻样品的，至少应每天记录一次样品储存温度。

（5）实验室不能及时安排检测任务的样品，应在单独区域或设施内按保存条件存放待检样品，存放处需有明确标识。

（6）实验室应使用封条将副样品密封后，单独保存在指定区域或设施内，保存条件要与客户委托协议上的保存要求一致，并确保副样品原始特性在保存期限内的稳定。

（7）实验室因某种原因确实需要调用副样品时，在调用前应与客户进行沟通确认，经实验室负责人审批后方可用于复测或仲裁复议，并在样品登记表或计算机等其他类似系统中做好调用记录。

（8）样品和副样品在规定的保存期限内应严格按照保存要求妥善保存，样品保存期限应至少延伸至出具检测报告后的仲裁申诉期结束；对于超过文件规定保存期限的样品，应按处置程序及要求予以妥善处理。

样品的分装制备

（1）样品管理员应根据检测项目及时将加贴了标识的样品分发给样品分装制备人员或检测人员，并在样品登记表、样品流转记录单以及其他系统中做好样品交接记录。

（2）检测人员应根据登记的样品信息核对样品，检查是否存在差异，如密封情况、包装、标识、性状等，如有异常必须立即报告样品管理员。

（3）当检测项目中存在多位检测人员共同使用检测样品的情况时，实验室应在保持样品原有性状不变的情况下，由样品分装制备员根据检测项目将样品分装成若干个样品单元，分发给相应的检测人员，并在相应的样品登记表、样品流转记录单以及其他系统中做好样品或样品单元的交接记录，记录应包括以下信息：样品交接状态描述和数量；样品单元的标识；交接日期和时间；样品交接涉及的检测人员姓名。

（4）样品分装制备人员在分装制备样品过程中，要严格按照文件规定的操作要求进行，防止在操作过程中因设备及容器等原因对样品造成污染。

（5）样品在检测和传递过程中应按照样品的检测状态分类存放，并在样品标签上注明“待检”“在检”“检毕”。

样品的处置

（1）实验室应当制定程序和作业指导书等文件，对各类样品的保存期限及处置要求予以规定。

（2）对超过保存期限的样品，实验室应分类整理，具有继续使用价值的，尽可能退还给委托单位；不具有使用价值的，经相关负责人审批后，由样品管理人员统一处理。对于样品的处置，样品管理人员必须做好相关记录，必要时包括影像记录。

（3）实验室对样品进行处置前，应根据其特性进行无害化处理，然后在保证对环境和人员健康安全没有影响的情况下进行分类处置；对于确实无法妥善处理而又存在危害性的样品，应交由具有资质的专业废物处理机构予以处置，确保环境及其他因素的安全。

结语

实验室的样品管理工作是一项系统工程。不同的实验室，涉及的样品种类及特征会存在很大差别，但是，在确保抽取样品的代表性，满足样品接收条件的充分性，样品保存的稳定性，样品分装制备的规范性以及样品处置的安全性等方面的管理要求，具有广泛的类同性。实验室对于样品的管理，在做好实物管理的同时，也要充分重视记录资料的管理工作。