档案数字化项目的实施与应用

梅杰（新疆众和股份有限公司　乌鲁木齐　830013）

档案数字化项目的实施与应用

梅杰
（新疆众和股份有限公司乌鲁木齐830013）

本文描述的是新疆众和股份有限公司档案数字化项目的实施和应用情况。利用C/S与B/S结构相结合的网络软件技术，对公司档案管理系统进行全面升级，初步实现公司档案数字化管理与应用。项目实施的核心是以档案目标管理为基础，推进档案数字化建设，实现档案管理工作机制的创新，以解决传统档案管理难以实现的问题，可以更好地开发和利用信息资源，实现资源共建与共享。

档案数字化项目

1　前言

随着网络和通讯技术的发展，信息的形式和数量随之发生了巨大的变化，数字化文件将成为信息和数字时代新产生文件的主体，数字化档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，数字化信息技术在各行各业得到广泛应用，数字化档案的优势逐步得到认可。在公司快速发展的过程中，我们也充分认识到档案实现数字化管理，不仅可以提升企业档案基础管理工作，同时还可以更好地开发和利用档案信息资源；为在数字化时代更好地实现公司档案永久保管和数字档案资源体系的建设，进一步规范并提升公司档案管理，查询方便快捷、提高调阅速度、提高利用效率，实现了一档提供多终端同时利用的目的；进而更好地为公司生产经营与改革发展，提供准确全面的信息检索及档案信息获取服务。

2　档案实现数字化的优越性

2.1提高工作效率

实现数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅降低档案利用成本，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化的优点：查找快，提高工作效率，库存空间小，最大限度保管和保护库存档案实体安全。

2.2提高档案资料及时归档性和提供快捷利用

档案数字化管理能使资料及时归档，并能够及时提供详细的数据与信息为公司领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，公司档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心，为生产经营提供快捷及时的利用服务。

2.3原件保护

将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好地保护；另外，档案通过数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

3　项目实施背景

我公司始终把档案管理工作作为生产、经营、管理工作的重要资源条件，并在不断加强档案基础管理工作过程中保持持续有效的推进，其档案信息资源的价值在公司生产经营和改革发展过程中已得到充分的显现。2009年公司通过了自治区档案局档案目标管理验收，并获得“国家二级档案管理单位”称号，公司档案基础管理工作得了到切实有效的规范和提升，按照新时期档案管理的发展趋势和要求，档案实现数字化管理的优势得到显现，且数字化档案已成为档案管理发展趋势和必然要求，公司启动了档案数字化管理项目。按照公司三化建设的总体要求，在公司已成熟运行的单机版档案管理系统（v3.2版）的基础上，充分利用公司局域网和OA办公系统，采用深圳市世纪科怡科技发展有限公司开发的C/S结构与B/S结构相结合的网络版档案管理软件，对公司档案管理系统进行了全面升级，使档案这一原生信息，通过现代信息技术的优势为公司档案管理工作进一步发挥作用提供有效的应用平台。

4　项目组织架构

公司将档案数字化项目纳入公司年度“三化”工作计划组织实施，公司成立专门的组织机构，公司分管信息化中心的领导直接负责督导，信息化中心技术人员和公司档案室管理人员组成项目组，承担项目的策划和实施。

5　需求分析

档案实现数字化管理，需建立数字化管理系统和平台，使该系统符合档案管理规范要求和业务流程的需要，同时又是对工作机制的创新，既要满足现行档案管理的需要，又要满足后一步档案管理业务建设和持续发展的需要。这就要求该管理系统能够具备足够的可操作性、档案管理和业务建设的适应性。

实施数字化系统建设，首先要结合公司档案管理实际进行目标策划和规划，通过对公司档案管理工作需求分析和论证，确定系统建设主要实现以下目标：

（1）档案资料综合系统在档案条目的著录和进行资料数据化加工后，通过IE浏览器可进行Web查询。

（2）需要进行档案利用的人员，只要使用IE浏览器，就可在自己的权限范围内，进行目录及原文的查询、浏览及打印等操作，可大量节省查阅实物档案的时间，提高利用效率。

（3）公司各终端用户可以通过该系统实现查询，切实提高档案的查询和调阅速度，改变传统的利用方式，提高利用效率，达到档案资料的共享。

（4）进一步规范公司档案管理，建立数字档案库，实现档案全过程业务流程的数字化管理。

为实现以上目标，项目组成员结合公司档案管理实际和工作流程，采取各种方式从终端用户处了解需求和建议；并通过与自治区档案局信息处及相关开展数字化企业管理的先进单位进行对标学习和交流，经过档案业务人员和专业技术人员共同研究和讨论，按照公司在档案管理中的各项功能和流程需求，确定了该系统升级改造项目的技术路线和技术方案，确保使该系统和软件的选择划分更加科学、更加完善。

6　系统实现

6.1技术路线及技术特点

6.1.1技术路线

采用深圳市世纪科怡科技发展有限公司开发的C/S结构与B/S结构相结合的网络版档案管理软件。

开发语言：C/S程序采用VB和VC++，B/S程序采用ASP。

开发平台：WINDOWS环境下的C/S+B/S架构程序。

运行环境：跨平台（WINDOWS/LINUX/UNIX）。支持的数据库：MS SQl Server、Oracle、Sybase、DB2。

6.1.2技术手段

基于ASP的B/S程序，可跨平台部署。可以和主流的统一认证服务（LDAP SERVER）无缝集成，并实现单点登录。

6.1.3技术特点

该系统执行效率高，系统安全可靠，可处理业务功能、逻辑功能比较复杂的档案管理系统。软件维护工作量小，客户端只需要一个通用的WEB浏览器即可实现功能需求。

6.2过程实施

6.2.1软件升级

在公司原使用的档案管理（单机版V3.2）软件基础上进行升级：

（1）升级版本功能包括档案录入、预立卷、档案审核、接收入库、档案调整、自动组卷、保管、移交接收、鉴定销毁、档案编研、统计、档案综合利用查询等档案管理全过程。C/S、B/S结构。

（2）WEB查询系统，使用IE录入、查询（一站式多表检索、门类检索、跨库检索）、利用、借阅审批。B/S结构。

（3）光盘发布系统，光盘可选择性发布及浏览；支持CD、DVD盘质的发布。

（4）批量扫描系统，批量识别即为原文预处理，就是将包含有页码信息的扫描图像文件中的页码信息提取到一个文件中，然后将这批文件批量扫描到一指定的目录。

（5）OA接口控件，基于把办公自动化系统，档案管理信息系统和以后可能把其他业务处理系统集成到一起，做到信息共享的目的，同时又考虑到提高整个系统的稳定性，强健性，可扩展能力和有效地降低整个系统的成本，这就要求各个系统自成体系，独立运行，又需要各个系统之间有相对稳定的独立接口，在修改一个系统的同时，不影响其他系统的正常运行。

6.2.2硬件配备

在充分利用公司局域网、OA办公系统的基础上，根据项目升级工作配套硬件设施的需要，配置了扫描仪、彩色打印机等数字采集设备和设施。

6.2.3业务培训

根据项目推进计划，公司组织各部室、分公司兼职档案员结合本次档案管理系统进行了档案管理信息化系统、软件使用查询等方面技术培训，同时请软件开发的技术人员对系统的工作流程和实际操作进行了实操培训和讲解。通过培训使大家对档案信息化的意义和重要性认识有了进一步地提升。

6.2.4系统运行

系统试运行期间，在软硬件配套到位后，大量的工作就是各类原始文件资料的终端采集。系统运行界面见图1。

图1

7　总结与展望

本项目在信息化和大时代背景下借助数字信息技术，利用专业的档案管理工具，实施建立并完善了公司档案数字化信息资源库，进一步提高了档案的工作效率。一是改变了传统的档案管理使用单纯的纸质文件进行归档处理过程，而是直接利用计算机完成档案信息加工、著录、组成档案数字机读目录数据库，工作效率得到了显著提高。二是档案实现了数字化管理，提高了档案检索和利用的工作效率。三是档案实现数字化管理，扩大了档案资源共享的空间和领域，档案管理实现数字化不仅具有能够提供资料的存取和快捷服务的能力，还能最大限度地实现档案资源共享，提高档案信息平台的资源利用率。后期我们还要不断研究和解决数字档案管理和利用中存在的管理和技术方面的问题，进一步健全并完善数字档案的归档、利用、保密、开发和动态管理工作，以实现安全、高效的管理和利用数字档案的目的。

收稿：2016-05-25

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.06.044