罗思清
摘要:合理的档案信息资源整合模式能促进档案信息资源被充分利用,有效地克服传统档案资源管理方式的缺点,不仅有利于提高档案信息资源的利用率,还有利于档案信息资源更好地服务于经济社会建设。本文从“集中型、行业型、网络型”三个整合模式着手,探讨大数据时期档案信息资源的整合模式,为推动档案信息资源共建共享提出可行性建议。
关键词:档案;信息资源;共建共享;整合模式
在大数据时期,传统落后的分散性档案信息资源的管理模式已经无法适应人们对档案信息的需求,如何充分发挥档案信息资源价值对经济社会建设的作用,进一步创新档案信息资源的管理模式,是档案部门所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合既是档案信息管理模式的一种创新,也是提升档案信息资源建设与管理的有效途径。档案信息资源整合因其可以解决现在档案利用受限,实现档案信息资源面向公众的“整管整取”,必将受到社会的认可。
1档案信息资源整合的定义与内涵
所谓档案信息资源整合,就是要优化档案信息资源配置,提高档案信息化程度,通过组织和协调,把分散性的档案信息资源通过资源整合模式将其融合在一起,提高档案信息资源利用率和档案信息对经济社会建设的贡献率。
档案信息资源整合的内涵,是指对国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,对国家和社会有保存价值的档案信息进行资源整合。按照我国档案工作“统一领导,分级管理”的原则,通过对各级各部门档案机构的归并及合理分工,档案信息资源的整理与组合,使档案机构和档案资源结构合理、配置优化,为各级国家档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础,以适应市场经济条件下国家和地方经济社会发展对各级国家档案馆综合服务功能要求。该内涵主要体现在:一方面将分散在各个部门和单位的档案资源进行分散保管,用网络技术连接区域性综合档案馆保管和利用中心;另一方面努力提高开放性档案的信息化程度,按照最大限度地对社会开放和提供优质服务的要求进行档案信息资源的优化配备和数字化加工。只有加快档案信息资源整合,才能把档案馆真正建成已公开现行文件向社会提供利用的数字档案馆和档案信息服务中心。
2档案信息资源整合的必要性
2.1综合档案馆信息化建设相对落后
随着我国经济快速发展,各地大力兴建新的综合档案馆,多数地区以馆库基础建设为主,档案库房的保管条件得到了明显的改善,相比而言,档案信息化建设相对滞后。而现存的陈旧档案馆,基础设施落后,信息化程度更低,因此现存部分综合档案馆的信息化建设无法满足大数据信息时代人们对档案信息资源共建共享的需求。所以,为了充分开发、利用档案信息资源,必须加大档案信息化建设资金投入,加强各级档案部门合作,共同创建档案信息资源共享平台。
2.2“封闭式”档案馆造成档案信息资源浪费
近几年,虽然我省也在加快档案信息化建设,但地市级综合档案馆信息化建设程度仍较低。同时还由于国家政策原因,部分档案信息资源未准予公开,导致人们可利用的档案信息资源相对比较匮乏。与国家综合档案馆相比,行业档案馆几乎趋于“封闭式”管理,其可利用的档案信息资源更是凤毛麟角,比如建筑行业、医疗行业、设计行业等,这些行业档案均产生于本企业内部,有些甚至是属于商业机密,所以受各种条件限制,行业档案信息资源就犹显贫乏。目前,部分档案长期寄存在库房,无人问津,不仅降低了库房的使用率,还产生了档案保护的费用。因此,开展档案信息资源共建共享能减少库存,降低成本,实现企业多方的合作共赢。
3档案信息资源整合模式
档案信息资源整合是以整体化的理念,共同创建信息共享平台,更加充分地开发利用档案信息资源,以便档案信息更好地服务于地区经济建设。目前,档案信息整合的模式受到诸多因素的影响,不仅有档案信息化建设程度和档案信息公开化程度等法律法规的影响,还有数字档案信息资源、人们利用信息资源的能力、档案信息资源网络化程度等因素。
3.1集中型资源整合模式
集中型档案资源整合模式也称为垂直型管理模式,指具有隶属关系的行业系统内或专业性档案保管机构在不同层次之间协作共建共享的档案信息资源整合的一种模式,如本系统内机关、企事业单位所有档案室的档案资源进行集中管理模式。在这种模式中,全省各市(州)、县(区)档案馆都可与省档案馆相联结,利用网络共享省级档案馆的档案信息资源,通过现代化的信息技术手段,将省、市、县三级档案馆的档案信息资源进行整合与利用,实现区域内档案信息资源的共建共享。
由于各级档案馆都有行政关系或业务往来关系,在类似垂直型的管理模式的集中型资源整合方式,其优缺点并存,优点主要表现在资源整合工作容易开展,缺点是系统封闭性,系统外无法利用共享的档案资源信息。
3.2行业型资源整合模式
行业型资源整合模式又称水平型管理模式,是指同行业,不同类别档案保管机构之间的档案信息资源共建共享的一种模式,是不同系统间同行业相联合的整合模式。该模式是集中本地区同行业或类似行业的档案资源,或者案卷目录和专题目录在行业内实行共建共享,以提高档案的利用率。例如:四川省城建档案馆对省内所有的建筑施工企业的档案室联合开展档案资源整合,实现城建档案信息资源共建共享。
该模式能有效避免集中型资源整合模式中本系统外的人们无法共享档案信息资源的缺点,实现跨行业系统实现资源共享。尤其是对于那些需要相互借鉴学习的行业,更应该如此,比如科研院校、医院等行业,科技档案信息资源的共建共享有利于科研成果的推广和应用,有利于成果的相互借鉴和学习,推动行业向前发展。
3.3网络型资源整合模式
网络型资源整合模式又称混合型管理模式,是指任何档案管理机构之间都可通过网络连接,搭建网络信息平台,建设档案信息资源共建共享的利用平台。该模式是指将省内或国内的综合档案馆的档案信息资源进行统一管理,对分类目录、案卷目录、专题目录实行共享,做到能了解基本的信息资源,再解决档案查询的方法。网络型的资源整合模式在理论上是最理想的整合模式,其优点是档案资源丰富、利用便捷、覆盖范围大等,可以给查档者节省时间和提供便利,但仍然存在一些缺点,如档案信息公开化程度、档案信息保密性、档案信息化程度等,都给网络型档案资源整合带来不便,因此,也是目前在实际运用中实现难度最大的一种整合模式。
4档案信息资源整合的建议
目前,我国正加快推进信息化建设和电子政务建设,档案系统也在大力推行网络化信息传播方式,搭建“双微”(微信、微博)信息交流平台,为档案信息传播发挥了巨大的作用。为更好地推动档案信息资源整合顺利进行,必须从信息资源、人才培养等方面不断强化。
4.1加快档案信息化建设
档案信息资源整合,信息资源是首要。档案信息资源是将纸质的档案转化成电子档案,以数据的形式存储档案。加快各级国家综合档案馆、行业档案馆以及科研院所档案信息化工作和数字档案馆项目建设,推动档案信息资源整合的档案数据库建设。因此,建立配置合理、技术先进、利用便捷的档案信息资源库是首当其冲,不仅为档案查找利用提供方便,还有利于促进档案信息资源整合工作开展。
4.2加强档案信息化人才培养
加快推动档案信息化建设,人才是关键。只有不断加强档案信息化人才培养,才能助推档案信息资源整合工作更加有序、高效地进行。一是具备信息技术的处理与应用能力,能熟练应用数据处理软件、网络技术手段、数字档案馆的创建与运维等;二是要有很强的业务水平和沟通技巧。档案信息资源整合是一项综合管理工作,不仅需要具备良好的档案业务知识水平,还应有良好的沟通协调能力,才能推动整合工作顺利进行。
4.3加大资源整合硬件平台建设
档案信息资源整合,硬件是保证。档案信息资源整合,首先需要搭建信息共建共享平台,实现档案系统、行业系统等各系统内甚至跨行业档案信息共享。构建信息共享平台,其实就是建设档案信息资源数据库,必须要有足够的电脑、服务器等硬件设备设施与之配套,才能达到信息资源整合的目的,实现自由、便捷、异地查询档案信息功能,为社会经济建设作出更大贡献。