事业单位档案管理的优化与现代化路径探讨

刘永琴

摘 要：改革开放以来，国家对事业单位的机构进行了逐步调整，事业单位的档案管理工作也得到不断优化与完善。但是，目前事业单位的档案管理工作仍然存在许多问题需要改进。本文将系统分析这些问题，并提出改进措施，希望可以对提高事业单位的档案管理工作质量有所帮助。

关键词：事业单位；档案管理；现代化

一、事业单位档案管理存在的问题

1.档案管理制度不完善

目前，档案管理制度并不完善，在档案的收集、保管、整理和归档四个环节中，其中难免存在档案混合管理的状况，档案资料缺乏完整性和信息连贯性，正文材料与附件材料的顺序混乱，档案组卷没有目录，档案信息不清晰甚至存在信息缺失。提高事业单位的档案管理工作质量，首先要建立完善的管理制度。

2.档案信息资源没有得到充分利用与开发

档案信息是一种极其有效的资源，理应使其发挥最大的社会效益，需要在保护档案机密的同时充分利用这种资源。现在，很多事业单位的档案管理工作人员都会认真对待档案信息的保密工作，但是，他们不会利用档案资源，导致档案管理工作失去了意义与价值。

3.档案检索效率低下

档案检索的方法包括计算机检索和人工检索，计算机检索的效率远远高于人工检索。现在有很多事业单位依然使用人工检索方法，导致档案检索的效率非常低。虽然有的档案管理部门也开始使用计算机检索，但由于检索工具设置过于繁琐，导致档案检索效率低下。

4.档案管理人员的专业水平不高，管理设备落后

很多事业单位的档案管理人员专业水平不高，缺乏必要的理论知识和管理技能，他们经常把所有的档案混在一起，导致档案调用困难；把机密性文件和非机密性文件混在一起，造成机密泄露。而且，很多档案信息没有根据实际变化更新档案内容，带来了许多不必要的麻烦。另一方面，档案管理设备落后，很多事业单位都还采用的人工收集与检索档案方法，严重影响了档案管理工作的效率。

二、事业单位档案管理的优化对策

1.建立完善的管理制度

提升事业单位的档案管理工作效率，首先要建立科学、完善的管理制度，规范管理体系，做好档案管理工作的每一步流程。需要保持档案信息的完整性、连贯性和清晰度，正文材料理应放在前面，附件材料则附在后面，然后按照顺序编写目录与页码。档案管理人员需要及时清理各类文件，重新进行归档，按照实际情况的变化更改档案信息。

2.科学合理地利用档案资源

事业单位在保护档案信息安全的同时，科学合理地利用档案资源，才能发挥档案资源的社会价值。因此，事业单位要处理好档案保密与开发利用之间的关系，在做好档案保密工作的基础上，有时间、地点和范围限制地利用档案资源。而且，需要在了解单位的档案利用工作的基础上，遵循档案的利用手续，做到统筹兼顾，积极探索有价值的档案资源，认真编制清晰的检索目录，并提供编研材料。

3.提高档案管理人员的专业素质，完善管理设备

一些档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识和管理技能，所以，事业单位必须提高档案管理人员的专业素质，对他们进行定期培训。而且，现在的计算机检索工具和硬件设备技术都很落后，因此，事业单位要完善管理设备，将现代化技术应用于档案管理工作。

三、档案管理工作的现代化路径

实现事业单位档案管理工作的现代化，需要全面应用计算机技术，应用电子文档，建立规范标准的数据库；完善档案的现代化管理与调用，建立档案网络，使档案管理工作与时俱进，实现档案资源共享；实现档案室管理现代化和档案目录与检索现代化，为调阅档案与提高检索工作提供方便。维护电子档案的安全，从而提升档案管理工作的效率，节省工作时间。

参考文献：

[1]李 虹.如何做好档案利用中的保密工作[J].学习月刊，2009，（4）.

[2]彭媛媛.对高校档案管理人员能力培养的若干思考[J].快乐阅读， 2011，（2）.