我国高校档案管理存在的问题及对策

向红　程依萍　朱文立

摘 要 高校档案管理工作作为高校综合管理中的重要组成部分，其发挥着推到高校教育教学建设、科研推广的积极作用，对我国教育事业的发展意义重大。然而，在现实的高校档案管理中，却存在着高校对档案管理工作重视程度不够，档案管理设施设备陈旧、落后，档案管理人员素质不高等一系列问题，造成这些问题的因素是多方面的，本文在综合分析的基础上提出一些针对性的建议，以期推动我国高校档案管理工作的进一步提升与发展。

关键词 档案管理 信息化 队伍建设 基础设施

中图分类号：G473.3 文献标识码：A

1问题提出

高校档案管理从狭义上讲是指高校档案室或档案馆围绕档案所开展的一系列业务工作。它是提高高校工作效率和工作质量的前提条件，是对高校历史沿革与教育开展情况的真实记录。做好高校档案管理工作，对于提升高校的办学质量，推动我国教育事业的长足发展有着积极的作用。自2008年国家档案局和教育部联合颁布了《高等学校档案管理办法》以来，我国的高校档案管理工作取得了可喜的成果，档管理的规范化和专业化日益凸显。

2我国高校档案管理中存在的问题

2.1高校对档案管理工作重视程度较低

档案管理是高校综合管理中的重要组成部分，对提升高校的办学质量，推动教育、教学、科研的发展有着极为重要的意义。然而，我国高校当中普遍存在着忽视档案管理工作的情况，往往将高校档案管理简单的看作档案卷宗的整理与保管等事务性工作。只要能做到不泄密、不丢失，能应付查档和外调即可，对档案管理缺乏系统、全面的认识。另外，在档案管理的人员配备、软硬件设施的建设上相对于其他部门都较为薄弱，由此可见，高校对档案管理的重视程度较低。有些高校的对档案管理工作的认识存在偏见，不能做到认真贯彻落实国家档案管理的法律法规，对档案管理工作的指导、关注度较低。

2.2档案管理设施设备陈旧落后

档案管理的软硬件设施是开展档案管理工作的物质基础。而由于长期以来，高校对档案管理工作的不重视，造成了档案管理软硬件设施设备陈旧、落后，难以应对教育现代化发展的要求。很多高校在档案管理具体工作中，仍旧沿袭着手工作业的传统，无论是收档、立案、归卷还是入库、保管、查阅都要靠人工操作完成。而这种纯手工操作的档案管理方式使得工作效率低下，尤其是在档案管理信息化成为目前档案管理发展趋势的现实情况下，使得手工作业难以应对现代化发展的需求。另外，在档案保管设施上，很多高校没有专门的档案室，往往与其他办公室并用，或设置在极为简陋的科室内。有的档案管理室环境恶劣，“六防”设备不到位，造成了档案的霉变、虫蛀。

2.3档案管理人员素质较低

由于对档案管理工作的不重视，使得高校档案管理的从业人员素质普遍偏低。大部分档案管理人员没有经过专业的技能培训和理论知识的学习，对档案管理的重要性、理论知识以及具体业务等认识程度不够。有些档案管理人员即便是受过专业的培训，或经过系统的理论学习，但由于时代的进步和发展，很多档案管理技能和知识被淘汰，而这些人的管理理念和技能仍旧停留在传统的管理层面，使得高校档案管理缺乏活力和创造力。还有些高校就档案管理并没配备专门的管理人员，而是由其他工作人员代为行之，由于受到专业知识和时间精力的限制，兼职人员不能做到尽职尽责，档案管理工作敷衍了事，阻碍了高校档案管理的进一步发展。

3我国高校档案管理改进对策

3.1加强对高校档案管理的重视程度

意识决定行动，高校管理层只有端正对档案管理的态度，提高重视程度，才能保证高校档案管理工作的深入发展。首先，高校应由专门的领导分管高校档案管理工作，并将其纳入到高校领导年度考核评价系统中，将档案管理工作的质量作为衡量分管领导的工作的重要指标。其次，将档案管理事业的发展纳入到高校总体发展规划中，着力改变档案管理的从属地位，充分发挥其推动高校建设发展的积极作用。最后，加大资金投入力度，将档案管理的年度预算单独纳入到总预算当中，提升其预算级别，并且设立档案管理经费增长机制，进而保障档案管理各项工作的顺利开展。

3.2加大对高校档案管理的投入力度

促进高校档案管理工作的提升和发展，必须加大对其投入力度。首先要着力改善高校档案管理的环境，及时淘汰一些陈旧落后的档案管理设施、设备，大力引进先进的、现代化的档案管理硬件设施如服务器、多媒体、刻录机、扫描仪等。设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理工作人员。其次要加快档案管理的信息化建设，随着互联网信息技术的快速发展，社会各项事业的开展都不离开网络技术，高校档案管理工作更是如此。因此，应加快档案管理的信息化建设步伐，以档案管理统一技术标准为依托，实现档案信息的电子化，以及信息数据的共享。建立健全档案管理网站建设，并将其纳入校园网。设立档案信息网络检索方式，进而做到档案信息查找的快捷、准确。

3.3努力提高档案管理人员的素质

档案管理从业人员的素质是高校档案管理工作的基础，只有拥有一支专业技能强和综合素质高的档案管理队伍，才能保证档案管理工作的顺利开展。为此，高校应加大对档案管理人员的教育、培训，努力提升其档案管理的业务技能以及综合素质。建立健全档案管理人员内部考核竞争机制，充分调动档案管理人员工作的积极性和主动性，在部门内部形成积极奋进、锐意进取的良好工作氛围，进而增强档案管理的活力和竞争力。同时，加强对档案管理人员的培训，定期组织档案管理教育培训，努力提高现有的档案管理人员的业务技能和理论知识。

参考文献

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