《归档文件整理规则》DA//T22--2015与DA//T22--2000的比较

王赛春（青龙满族自治县国家档案馆，河北秦皇岛，066500）



《归档文件整理规则》
DA//T22
--2015与DA//T22--2000的比较

王赛春
（青龙满族自治县国家档案馆，河北秦皇岛，066500）

2015年10月，国家档案局发布中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），宣布该规则自2016年6月1日起实施，2000年国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）同时废止。

从总体编排和结构上看，DA/ T22-2015与DA/T22-2000相比，标准按GB/T1.1-2009进行了修改。DA/T22-2000包括“范围”“定义”“整理规则”“质量要求”“整理方法”五个方面的内容；而DA/T22-2015包括“范围”“规范性引用文件”“术语和定义”“整理规则”“一般要求”“纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架”“归档电子文件的整理要求”七个方面的内容。新版比旧版明显修改、调整和增加了大量的内容。从理论指导的层面上看，新版更符合现阶段文书档案管理发展现状。从实际操作层面上看，新版更便于档案工作者实际操作。笔者认为新版对于旧版的改进，主要体现在以下几个方面：

一、DA/T22—2015比DA/ T22-2000适用主体更明确

同样作为归档文件整理的依据，DA/T22-2015比DA/T22-2000在适用主体上更明确。DA/T22-2000开头只使用了“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”的表述；而DA/T22-2015明确规定“本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法”，突出了“文书档案”四字，让执行者一目了然。

二、DA/T22—2015比DA/ T22-2000适用范围更广泛

DA/T22-2000中归档文件的定义只涵盖“各种纸质文件材料”，这也是与当时信息技术不发达的历史条件相吻合的。然而，随着办公自动化的逐步实现，以及档案数字化步伐的加快，大量有价值的电子文件材料也成了必须归档的范畴。因此，DA/T22-2015的适用范围由原来的“各种纸质文件材料”扩展为“纸质和电子文件材料”。部分定义、术语、整理原则也作了相应的调整，特别是针对电子文件，提出了“便于计算机管理或计算机辅助管理；应保证纸质文件和电子文件整理协调统一”，强调了文档一体化管理要求。

同时，DA/T22 - 2015比DA/ T22-2000增加了执行机构，规定“本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。”增加了对“企事业单位”档案管理的要求，很好地适应了社会发展、时代进步、档案形成机构增加等现状，有利于推动全社会档案管理水平的提高，也充分体现了档案行政部门的监督、指导地位。

三、DA/T22—2015比DA/ T22-2000实际操作更简便

近年来，各单位形成的档案数量及门类越来越多，档案整理工作需根据实际情况进行灵活处理，指导性文件应更具实际操作性。DA/ T22-2015与DA/T22-2000相比，在实际操作规定方面，有很大的伸缩性。如：DA/T22-2015调整了归档文件分类方法，由原来的“年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类”，调整为“年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。”DA/T22-2015更加侧重于按年度分类，而且允许两级分类，在一定程度上简化了操作程序，减轻了档案工作者的畏难情绪。

此外，在排列规则方面，DA/ T22-2000规定“按事由结合时间、重要程度等排列”，突出了“事由”“重要程度”的重要性；而DA/T22-2015规定“按时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列”，首先考虑的是时间，与归档文件分类方法中侧重于按年度分类是相呼应的，删除了“重要程度”，避开了文件材料重要程度难以鉴定的难题，使档案工作者的实际操作更简便。

四、DA/T22-2015比DA/T22-2000理论内容更翔实

（一）增加了归档文件档号结构和编制要求

DA/T22-2000规定“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。”强调使用“室编件号”编制归档文件目录，“件号”只体现文件的排列顺序。规定“归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目”，如表1所示。

而DA/T22-2015规定“归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。”强调使用“档号”编制归档文件目录，且档号是既体现归档文件的类别又体现排列顺序的一组字符代码，遵循了唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，具有准确、详细、便于检索的特点。档号的结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。件号由原来的从“1”开始标注，调整为用四位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。规定“归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目”，如表2所示。

新版增加了序号和密级两项，突出强调部分文件材料具有“保密性”，与文件实际标注的密级相对应，原来的“件号”项改为“档号”项。同时，对归档文件目录的编制要求更加详细、具体，如：“归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。”规定中使用了“推荐”二字，没有使用“必须”，既体现了档案指导部门对于不同管理条件等多方考虑，又对档案管理向信息化方向发展起到了积极引领作用。

归档文件目录封面增设了“全宗号”项，且规定“可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。”突出强调了目录以年度装订成册的原则，与分类、排序的要求相一致。

（二）增加了归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求

首先，DA/T22-2015在件的构成中，明确规定将室编件号、馆编件号统一为件号以及归档文件的组件方法，特别是对简报、周报、会议纪要、会议记录等如何成件作了详细的规定。还明确提出“有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。”同时，将DA/T22-2000装订款项中的大部分内容调整为件内文件排序要求，还增加了相应的内容，条理十分清晰，使档案工作者在整理组件时，就确定了“何为一件”以及怎样装订，使具体工作人员有据可依，避免了反复作业，减少了档案工作者的工作量，对档案工作的顺利开展起到了积极作用。

第二，在档案修整和装订方面，DA/T22-2000只是在质量要求中简单地阐述，并未说清修整与装订的方式以及材质等具体要求，而DA/T22-2015将修整和装订分别单独作为一项作了详细的规定，对不同保管期限和不同页数档案装订方式、材料等进行了明确的规定。如“对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠；不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订”，更加注重了档案的保管结果和利用效果。

第三，DA/T22-2015单独将编页作为一项内容，对编页方式以及有无页码情况都作了明确的规定，既避免了档案工作者的重复作业，又灵活地尊重了档案的原始性。

第四，DA/T22-2015增加了排架要求，强调了“上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。”还分

表1归档文件目录

析了按照两种不同分类方案上架的优点，便于档案工作者依据工作实际参考使用。

（三）在附录中增加了归档章示例、直角装订方法

DA/T22-2015附录A是规范性附录，图A1-A3对归档章式样及示例进行了图解，特别指出“全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项”，具有统一性、强制性；附录B（图B1-B2）是归档文件目录及封皮式样；附录C（图C1-C2）是直角装订方法及效果图；附录D是档案盒式样，图D1-D3分别是档案盒封面式样、脊背式样、底边式样及规格；附录E（图E1）是备考表式样。附录B、C、D、E是资料性附录，具有灵活性、参考性。与DA/T22-2000相比，增加了归档章示例、直角装订方法及效果图，使操作者更直观、易懂。

（四）对档案盒的设计进行了调整

DA/T22-2015在装盒款项中，对档案盒的设计进行了调整，厚度增加了50mm的设置，脊背因室编件号和馆编件号合并只设置了起止件号，只体现室编件号。通过新的整理方法，馆编件号就失去了存在的意义，因为“档号”能充分体现文件材料的唯一性，这一点绝不会影响各单位档案的进馆及有效利用。另外，备考表中整理人和检查人由原来的“姓名”变为“签名或签章”，“日期”调整为“整理日期和检查日期”，且设计方位和尺寸也有了细微调整，充分考虑了档案工作的流程和工作人员的职责，将档案管理工作逐步推向法制化、规范化。

笔者认为，《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）实施反馈的效果，还需要经受实践的检验，但从旧版到新版，语言文字表达更准确、标准更详尽、更易于操作和执行，充分体现了“统一标准，灵活运用”的原则，在一定程度上意味着我国文书档案管理工作又迈上了一个新台阶。

参考文献

《归档文件整理规则》DA/T22-2000.

《归档文件整理规则》DA/T22-2015.

《数字档案室建设指南》（2014）.