新形势下的机要工作如何为领导决策服务

李向华

摘 要：为领导提供决策服务是机要工作的最为基本，也是最为重要的一个任务。在市场经济日益发展的今天，如何开展机要工作为领导决策提供良好的服务，是机要工作人员必须重视的问题。本文从把握工作规律、稳抓有利时机以及转变工作观念三个方面，探讨新形势下机要工作的开展。

关键词：机要工作；决策服务；领导

机要工作的职责是积极落实好保密宣传、文件处理等工作，具有鲜明的时效性、业务性。当前国际环境深刻变化、市场经济发展带来前所未有的挑战、社会信息化加速推进等等，在此新形势下，有必要探讨机要工作的开展，以期为领导决策提供服务。

一、把握工作规律，发挥参谋效用

机要工作直接关系到一个单位的日常运行，基于此种特殊作用，应掌握它的工作规律，充分发挥出它的参谋效用，进而为领导的决策提供积极服务。新形势下的机要工作具有以下几个方面的规律特性：

（一）显著政策性

机要工作需要处理各种发文、收文，这些文件都具有鲜明的政策性，也是领导了解和掌握相关政策的一个主要窗口。文件的作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件从标题上看似乎与本单位无关，但在内容上可能牵涉到本单位的工作，而有些文件直接针对本单位制发。因此，要充分发挥文件的作用，机要工作人员必须做到两个熟悉：一要对文件的内容熟悉，二要对本单位的工作情况熟悉，只有这样，才能根据不同类型的文件精神，结合本单位的实际，有规律性地进行服务，充分发挥文件的作用。

（二）信息量较大

在市场经济的今天，用工体制多元化、利益主体多元化、思想观念多元化，改革的持续深入推进，都需要更全面的信息上传下达。借助网络办公系统平台，机要工作人员接触的文件量也越来越大，而这些文件类型多种多样，而如果能充分利用好这些文件信息，就能够为领导提供有价值的信息，发挥信息效用。

（三）责任的重大

机要工作人员每天需要面对并处理好各种文件，不仅要控制好传阅范围，做到宽严有度，还要做好保密工作；对有时限要求的文件，要及时提前催办，给相关单位及有关领导同志留有一定时间进行准备。不仅仅是向承办单位要情况、要结果，其中还有大量的协调工作需要机要工作人员来沟通；不仅要严格落实领导做出的批示，还要积极协调好各个职能部门关系，因此责任极为重大。这就需要机要人员必须具备良好的责任意识。

（四）灵活性较强

机要工作的灵活性主要表现在对领导批阅文件的时间的安排、习惯掌握及拟办文件处理的协调方面[2]。机要人员要熟悉领导同志的工作分工，了解领导和各部门的工作活动规律和时间安排，准确理解领导指示精神，掌握文件急缓程度。拟办文件是领导批示后需要由具体部门执行的文件，如领导批示的文件需多个部门共同执行，那么机要工作人员需要主动和相关职能部门进行协调，并征询领导意见，明确主办和协办部门，以减少执行文件中推诿情况。

二、稳抓有利机会，服务领导决策

（一）给予有效信息

机要工作人员为单位领导决策提供信息依据主要来源于相关文件上，是在阅读后进行初步处理，以有效减轻领导批阅文件的工作压力。机要工作人员每天需办理大量内容多样的文件，而这类文件均向领导呈阅是无法达成的，所以必须明确哪些文件须通过领导批示，哪些只要领导审阅，哪些需直转下级部门执行，而这关键在于机要工作人员阅读文件后的取舍，或选择性摘取重要信息，如此不但可减轻领导的负担，还可大幅提升了文件处理效率，同时，机要工作人员应每天阅读内部或行业相关期刊报纸。往往一些重要文件、讲话会在刊登出来，如呈相同内容文件给领导就是多余的。

（二）做好督办工作

如何让文件发挥出实际效用，这是现阶段单位机要工作人员督办工作的关键内容。通常文件批示、执行是紧密联系的。只有妥善执行，对执行情况及时进行反馈，才可确保领导下达的任务真正落实下去。

（三）完善管理机制

机要工作人员不能仅仅停留在文件的接收、印发上。要想做好机要工作，为领导决策提供良好服务，需要多思考多动脑，创建文件分类处理档案，将领导作出的批示、主办部门及呈办部门的办理情况进行详细记录、整理，实现机要文件的系统管理，同时为领导的查询提供快速、准确、效率的服务

三、转变工作观念，提升职业素质

在石化市场变化频繁的新形势下，石化企业的机要工作人员一方面要争取领导的信任和支持，另一方面要不断提升自身职业素质，在发挥参谋作用的同时，要做好领导助手。

（一）强化职业素养

机要工作人员在处理问题要明确何时适合做什么工作，如何开展工作。同时，机要工作人员不仅要和本单位领导多多接触，同时，还需和本单位上级领导有良好的工作关系，所以必须协调好相关部门的工作，充分发挥机要工作的纽带作用。

（二）重视自我学习

首先，要多阅读书报，注意信息的有效收集，如此才能更好的为领导决策提供服务；其次，要深入基层，践行群众路线，从中获取更多的工作经验和智慧，取长补短，使自己多能化；再次，熟悉本单位业务工作，学习经济学知识，机要工作人员必须熟悉国家关于经济方面的方针政策，熟悉本系统的业务工作安排，熟悉新的经济知识。最后要掌握现代办公软件和技术，这是新时期开展机要工作的基础。

（三）遵循保密原则

保密工作必须始终贯穿在机要工作全过程中，机要工作人员要时刻做好保密工作，牢记不改印制文件，不得印制等保密原则，确保单位、国家机密不外泄。

（四）获取领导信任

应积极获取领导的信赖、支持，这是开展好机要工作的基础。机要工作发展和为领导提供决策服务质量是相辅相成的，而这都和领导信任有着密切关系。所以，机要工作人员应在工作中和领导多交流、多沟通，同时还应多观察，既要获取更多信息，同时又要在交流、沟通中了解领导的负责方向、阅文习惯，进而建立明确的工作目标，提升工作效率。

参考文献：

[1]邵波.浅谈档案工作怎样更好地为领导决策提供信息服务[J].科技信息，2014（4）：275-275.

[2]丁桂凤.机关档案工作如何为领导决策服务[J].吉林交通科技，2013，7（2）：47-47.