浅谈报社档案管理工作

谭大容重庆市垫江日报社

浅谈报社档案管理工作

谭大容
重庆市垫江日报社

在大时代的背景下，我国信息快速发展，新闻竞争愈渐激烈，新闻资讯日益发达，使新闻单位在报告中，记录着通过各种形式宣传活动所产生具有价值的手稿、照片、图标等，从不同角度记载着本地区各个阶段的经济、政治、文化、科技等社会发展和人们生活情况，反映出当地不同角度的发展面貌，本文通过分析新闻档案管理的价值和特点，对所存在的问题提出相应措施。

报社档案；管理；存在问题；措施

一、报社档案的价值

1.史料价值

报纸是记录着一个时间、一个地区所发生的政治、经济、文化和社会等方方面面的内容，因为新闻具有真实性、及时性，所以报纸本身就具有重要的史料价值。随着国家的发展，市场媒体壮大，使新闻向多元化发展，而报纸就是承载这些史料的一个档案载体，反映了这段时期的历史。

2.决策价值

一份完整的信息档案，影响着报社作出科学的信息决策。报社除了对外公开的信息，如报纸，杂志，期刊等，还有对内部的管理文件、规整制度、会议纪要、公务文书、来信来访纪录、发展记录、财务人事档案等。从这些档案中可以看出，报纸档案不仅具有对内部本身的决策价值，而且对外部社会也具有重要的决策价值。

二、报社档案管理特点

1.对档案管理工作重要性的认识不足

在报社管理中，对于给报社带来最大化的里部门，报社在时间、金钱、精力上投入的更多，从而忽略档案管理，导致的结果却是压抑了管理档案部门的工作人员工作的积极性，令工作人员有激情却无处发展，工作态度不积极，从而管理档案工作部门出现清闲的状态，这种态度，不仅使员工对于工作的认识匮乏，还令单位部门出现无关紧要的现象。

2.缺乏有效的管理机制

现在报社对于档案管理部门，大多是不重视的。这种不重视的态度导致了企业部门对于工作的管理无章可循，很大的原因在于公司没有明确的规章条例制度，其次，报社内部也没有具体的监督部门或者独立的监督机关来处理档案管理工作。因为报社自身对于档案管理工作的不重视，导致了部门人员对于本身工作的认识匮乏，在轻工作高薪资的情况，这样的工作既不影响相关工作人员升职加薪，也不会对报社的盈利程度产生影响，最后导致了报社档案管理工作松散。

3.对档案材料的开发利用不够

在报社对于宣传报道档案的内容十分广泛，如多元化的报纸文献，又对党的路线、方针和政策的传播和文化艺术的宣扬；无论是国内外，尤其是当地的重大事件的报道，都穿插在轶事中，可也说是，一份报纸就是一个社会的缩影。然而，在报社档案管理硬件设施上的缺乏和专业性的人才培养较少，导致报社对档案的归档利用不够大。一些报社档案资料的存储还是原始的，依靠原始的简单打包，但这种导致的结果往往在查阅档案资料的时候犹如大海捞针一样困难，不仅在人力上造成了浪费，在时间上也是一种浪费，最后也可能没有找到所需要的目标。这种原始的方式，最终导致报社资料的开发利用不够最大化。

三、报社档案管理工作中存在的问题

1.欠缺科学化管理的意识

现今社会对于新闻报纸的竞争日益激烈，报社对于提高更多的能源收入，加大宣传和其他方面的投入，从而忽视了档案管理工作，并且对于档案管理和保存的要求较低。报社对于档案管理没有一个系统化和科学化的整理方式。忽略了档案的价值所在。例如在电子档案与纸质档案不配套，操作方法落后等现象。

2.欠缺档案管理的专业人才

在报社档案管理制度的制定与完善，不可或缺的就是专业的管理人才，由此可见，对于专业的档案管理人才的培养是重要的。在多家报社中，企业对于档案管理并不是用专业的人才，对于档案的管理的工作人员是流动的，或者是非专业的，通过短期的培训或者学习令其对工作的了解从而从事工作。但是对于编辑，销售等工作的人员投入量大，忽视了档案管理和工作人员，导致工作人员工作效率低、质量差。

3.欠缺信息化管理的硬件投入

随着科学技术的进步，档案管理工作也必须有所提高。事实上，不管是在硬件设备还是软件设备的投入上，很多单位都忽略了对文件管理。例如档案管理设施和条件差，硬件水平严重落后，并且档案信息系统不完善，和工作相脱轨等现象。

四、加强报社档案管理工作的对策

1.加强档案整理与管理

报社应该增强对档案科学的规范的整理。首先，档案工作职员要从多方面来宣传档案工作的重要性，加大领导人及部门对档案管理的重视程度，提升管理档案的重要意识。其次，领导层应制定健全的报社档案管理规章制度。最后，报社档案管理人员合理性、科学性的归档，是档案科学有序，严格做好档案工作。

2.加强档案的硬件投入

随着时代的发展，报社应该多考虑对档案管理的硬件设施的投入，对档案的保存更具有安全性，同时还要建立信息化的档案管理平台，使档案与网络相结合。使档案的查询更具有便捷性。建立档案信息平台，不仅面对报社单位，同时还面向社会，使档案平台的开发利用到最大化。

3.加强对档案管理人才的培养

在报社档案管理工作上，单位应加强对档案管理人才队伍的培养，令其单位和企业拥有更高的专业素养。对于档案管理的更完善的发展，专业的档案管理人员必须具备相关专业的知识，熟悉档案管理的各个程序与环节，以及能科学的对档。对于档案管理工作职员，不仅要有专业的知识，同时还需要强烈的责任感，现今社会，档案管理工作人员在知识上更专业，在工作责任感上更强烈，顺应新时代，具备创新精神。

在新时代下，对于报社管理工作，我们要科学化、规范化、信息化的管理。提高管理工作的科学性，加强基础设施的建设，重视对档案管理人才的培养，使报社档案管理工作在新时代健康发展。

[1]杨柳青,报社档案管理思考[J].新闻前哨,2015,5(15).

[2]袁小翠.谈报社档案管理[J].新闻前哨,2013,5(31).