探讨如何做好国土资源档案管理工作

张晔

摘要：国土资源档案不只是以往国土资源管理过程的真实记录，还是当前做好国土资源管理工作的重要信息资源和宝贵财富，也是国土资源管理中一项基础性工作。因此，保管好和利用好这些档案资料是非常重要的，对提升国土资源管理工作水平以及对自治区的经济建设和社会发展有着极为重要的作用和意义。本文就国土资源档案的管理规范化、资源数字化、信息服务网络化建设的相关问题加以探讨。

关键词：国土资源；档案；管理；信息；规范化；数字化；网络化

档案是人们在以往的社会实践活动中形成的完整记录，也是再现历史真实面貌的原始文献。国土资源档案详细记录了昨日国土资源行政管理的全过程，也为今日地籍管理、建设用地、土地规划、耕地保护、专业测绘、地质勘查、矿产管理、执法监察等国土资源行政管理提供了科学依据。因此，国土档案是国土资源管理工作的重要组成部分，是一项基础性工作。档案工作要以国土资源网络建设为基础、档案信息资源建设为核心、信息化资源开发利用为目标，加快国土档案的管理规范化、资源数字化、信息服务网络化建设，全面提升国土档案管理水平，使全区国土资源档案工作再迈新台阶。

一、国土资源档案的规范化管理

做好国土资源档案管理工作，首先要加强档案的基础业务建设，对档案工作进行制度化、规范化管理。所谓文件资料的规范化归档与整理就是将自治区国土资源厅包括办公室、规划与科技、地籍管理、耕地保护、测绘、地质勘查、矿产管理、执法监察等相关行政管理处室年复一年形成、保存的纸质档案资料，按照国家和地区档案管理工作相关法律、法规和标准要求，结合本部门实际情况，建立健全档案管理制度。例如《档案管理办法》《科技档案归档制度》《文件材料归档制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《库房管理制度》《档案统计制度》《档案人员岗位职责》。其次在档案的移交、接受、收集、整理、立卷、归档、保管等具体工作中结合实际明确工作规范。例如《档案分类方案》《科技档案整理规范》《文书档案整理规范》《会计档案整理规范》《特殊载体档案整理规范》《实物档案整理规范》和《建设用地审批档案整理规范》等。具体的档案工作过程其实就是建立全宗卷、并根据全宗管理的延续和文件材料的积累、及时整理组卷。其主要内容应包括六方面：1. 档案收集，包括资料的交接文据、移交目录、档案来源和价值说明等；2. 档案整理，主要是整理规范、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等；3. 档案鉴定，指鉴定小组成员名单、保管期限表、鉴定分析报告、销毁请示与批复、销毁清册等；4. 档案保管，就是档案安全检查记录、重点档案采取的特殊保护措施、档案抢救与修复报告等；5. 档案统计，就是档案收进移出登记、案卷基本情况和重要利用统计表等；6. 档案利用，包括全宗指南、开发利用和控制使用范围说明、档案汇编和公布出版情况、档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。随着对国土资源档案工作的重视和加强，档案管理在国土资源行政执法中的作用越来越大，已成为国土资源管理工作的重要组成部分。

二、国土档案的资源数字化

自治区国土资源档案数字化就是将国土资源厅各行政处室多年来形成的、保存的纸质档案信息转化为以计算机技术为主导进行图文扫描的数字化形式，从而增加了国土档案信息的存储载体与存储方式，并通过数字图像、多媒体、数据库等信息技术对已有档案数据资料进行数字化处理，包括其档案目录、档案编研成果及档案全文的数字化。再借助专业的档案管理软件，严格按照相关业务规范和技术标准，对数字化的档案信息进行有效管理，以便为国土资源档案管理信息化提供保障。

近年来，国土资源系统将信息化建设作为提升国土资源管理水平的突破口，大力推进国土资源电子政务建设，积极实施“数字国土”工程，各种信息技术在国土资源管理中得到了广泛应用。我们利用“数字国土工程”，积极加快馆藏档案资料图文数字化，为配合全区合理利用土地及优化

资源配置，建立了全区土地利用档案、建设项目土地预审档案等一大批国土资源行政管理的电子数据库。

国土档案管理的数字化建设发展迅猛，形成了国土档案工作发展的新起点。档案人员除了继续做好本职的档案信息资源的收集和保管，更多的要了解社会需求，扩大服务内容档案信息化应用系统的建设，使国土档案信息管理与利用更加适应现代社会快速发展的需求。

三、国土档案信息服务网络化

随着“数字国土工程”深入开展，无纸办公成为一种社会必然，而网上行政

也是对国土资源管理的必然要求。目前，自治区国土资源档案信息已实现网上实时、准确检索、咨询，可以为利用者提供文件、原始记录、文献等。国土档案信息的网络化是国土档案数字化的主要目的，也是国土档案管理信息化建设程度的重要标志。近年来我们组织研发了一套符合国家和自治区规范标准的档案综合管理系统，并通过二次开发的标准接口，实现了与办公自动化（OA）系统的无缝对接，办公自动化（OA）系统形成的各种应归档电子文件元数据和背景信息可以直接归档到综合档案管理系统中，并形成符合要求的档案数据。建成了文书档案全部保管期限文件级目录数据库、其它门类档案全部保管期限案卷级目录数据库和文件级目录数据库。建立了永久保存的文书档案全文数据库和照片、实物档案图像数据库。厅机关使用综合档案管理系统的机构和部门能做到互联互通，可以互相查阅档案目录索引，可以进行相关电子档案全文的跨部门查询、浏览、下载、打印。档案管理员可以对电子档案数据进行各类统计，形成统计图表；可以检索到期档案，进行鉴定和销毁；可以在线办理档案查阅和借阅；可以生成档案工作统计年报；可以对档案信息提炼和加工，为档案编研提供素材；可以将电子档案数据按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》制作成光盘，用于脱机保管和对外数据交换等等。充分体现了快速、安全、准确、高效的特征，极大地提高了工作效率。