浅析档案管理系统操作制度

张璇

【摘 要】为提高企业档案管理水平，严格按照档案管理达标认定要求，结合房信集团实际情况，完善企业档案的信息化建设，确保档案管理系统的正常、安全运行，必须制定科学合理档案管理系统操作制度。因此，本文深入探究了档案管理系统操作制度。

【关键词】档案管理；系统操作；制度

一、档案管理系统软件

1.档案管理系统软件的配置应满足本集团的实际工作需要，并适应本集团信息化建设发展需要。

2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

二、档案管理系统操作制度

（一）组织管理

1.集团档案室负责本档案管理系统的规划工作，并通过本系统来开展日常业务办公，同时促进本系统的不断完善和优化。

2.集团有关部门应负责配合档案室保证档案管理系统的正常运行和管理、制定网络管理的标准规范，帮助档案室及时解决应用过程中出现的技术问题。同时有计划地进行计算机知识培训，以不断提高档案室的信息化管理水平。

3.各级主管领导要重视档案管理系统建设工作，积极档案信息化工作。

（二）系统管理

1.档案系统各模块的使用均由集团档案室系统管理员所分配的使用权限来控制，如果用户对使用权限有疑问，应及时联系。

2.所有用户必须按照使用手册中的规范要求来填写数据和操作软件，以免出现错误或不可读信息；如果出现数据错误，当前用户应该负责。

3.对档案管理系统有调整和优化意见，可先提交信息中心，待信息化领导小组会议讨论通过后协调软件商统一修改。

（三）用户管理

档案管理系统用户分为系统管理员、应用操作员和一般用户，并分别履行下列职责：

1.系统管理员。

（1）负责档案管理系统软硬件平台的参数设定和日常运行管理与维护，并做好日志管理。

（2）管理和检查档案管理系统日志。

（3）负责密码管理，以及为档案管理系统用户设置账号和授权。

（4）负责档案管理系统软硬件平台的升级工作。

（5）发现并及时向有关领导反映档案管理系统故障，诊断并排除一般性故障，确保系统处于良好的运行状态。

（6）负责对相关使用人员（主要为档案室人员）进行技术支持。

2.应用操作员。

（1）负责对相应功能模块数据的录入和日常维护，并确保数据的有效性和及时性。

（2）及时发现并向系统管理员反映档案管理系统故障。

（3）确保对档案管理系统进行授权以内的合法操作。

3.一般用户。

（1）遵守档案管理系统的密码管理。

（2）遵守应用系统操作使用手册的规定，按照相应授权进行信息查询与借阅，不得进行授权以外的非法操作。

（四）使用规范

1.每个用户在系统管理员开通账号和授权后，必须及时更改自己的密码，以保障自己密码的安全性；用户应该定期或不定期修改自己的密码；密码字符数量不应太少，推荐在六位以上，并且要尽量避免使用自己或亲属的生日或其它特殊数字。

2.用户如果忘记密码，要及时与系统管理员联系；用户不得把自己的账号密码告诉其它任何人，因此所导致的所有后果均由自己承担。

3.档案室人员应及时录入档案信息、及时处理归档信息（包括收发文、工程技术资料等）、及时处理借阅申请。

4.用户对企业相关档案资料的查看与借阅必须通过系统发起申请流程，并在自己的职权范围内，应尽快处理待办文件，以免出现超时情况，如果超时应由自己承担相关责任。

（五）数据管理

1.档案管理系统数据由系统管理员负责，应履行下列对数据库数据的维护职责：

（1）保障数据的安全性和完整性。

（2）负责数据的交换和统计数据的汇总。

（3）监督、检查数据质量和更新情况。

（4）及时、准确地对系统数据进行备份、核对。

2.档案管理系统数据属于公司机密，要保证和维护数据的严肃性、准确性、完整性和权威性。录入的数据要真实反映数据的原始情况，不得随意更改数据。

3.系统管理员对系统数据定期进行备份，并检验备份数据的正确性和完整性。

（六）安全管理

1.档案室对档案管理系统实施安全和保密管理，建立并落实责任制，采取有效的安全和保密预防措施，避免档案管理系统出现瘫痪，防止发生涉及企业安全、保密信息丢失和泄密事件。

2.安全操作

（1）建立完整的档案管理系统用户访问权限管理体系，并登记备案。

（2）采取严密的安全措施防止无关人员进入服务器系统，严禁用自带的U盘或移动硬盘等设备连接到档案管理系统的服务器上。

（3）操作人员应有互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令，离岗时及时推出系统或关闭电脑，不允许其它人代为操作。

（4）各岗位操作权限要严格按岗位职责设置，系统管理员应定期检查操作员的权限，由相关领导进行审定。

（5）对数据备份等记录建立定期查验制度。

（七）相关责任

1.相关单位和部门应严格执行本暂行规定，出现以下情节将追究有关人员的相应责任。

（1）软件系统上线后由于各单位各部门未按进度要求进行相关模块和节点的测试或数据初始化录入，造成工作延误，由责任人及所属部门或单位承担相应后果。

（2）各单位各部门应按信息中心要求提交软件修改和调整意见，超出时间的由责任人及所属部门或单位承担相应后果。

（3）各单位各部门未按要求保质保量完成数据录入，造成系统运行延误的，由该单位或部门承担延误责任。

（4）各单位各部门应保证进入档案管理系统数据的正确性，因数据错误造成的危害追究该单位主要负责人或直接责任人的责任。

（5）应用软件功能发布上线后，业务单位没有按时使用，造成程序变更、修改或验收延期的，由该单位承担相应责任。

（6）因下列行为致使档案管理系统感染病毒，造成病毒传播或遭到恶意攻击，导致档案管理系统发生故障的，根据造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人、直接责任人的责任：

①未及时安装、使用、升级防病毒软件的。

②未及时安装系统补丁的。

③业务系统申报等环节所需介质未查杀病毒的。

（7）故意传播病毒，故意攻击档案管理系统主机服务器或数据库的，将追究单位负责人或直接责任人的责任，直至追究其法律责任。

（8）权限、口令等系统资源分配后，因用户管理不善造成泄漏，被别人盗用导致档案管理系统数据等系统资源受损的，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。

（9）涉密的系统资源如因管理不善造成泄漏，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。

（10）业务人员操作失误造成严重后果或多次操作出现非正常问题的，将予以通报批评。

（11）未建立与档案管理系统业务功能的每一个重要环节相对应书面凭证，造成数据丢失或业务无法再现，根据其造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人的责任。

三、结语

总而言之，档案管理系统的稳定运行，不仅是为了利于档案信息得到可靠的、安全的管理，同时也是为了有效提高工作效率。因此，在已有档案管理系统的基础上，制定一系列完善的档案管理系统操作制度具有非常重要的现实意义，这样不但能够确保档案管理系统的操作能够有章可循、有规可依，还能够在更大程度上满足用户的档案信息保密需求。