浅谈电子档案在劳动保障工作中的应用

王霞

摘要：近年来，随着计算机和网络的发展我国已经逐步进入信息化时代，电子信息化在各行各业充当着重要的角色，尤其是在档案管理方面，电子信息管理充分发挥了重要的作用，电子档案的构建也在改变着人们的学习方式和工作以及管理方式，同时节省了各行各业在档案管理方面投入的人力、物力和财力，更好地促进了劳动保障工作的发展和进步。

关键词：电子档案 劳动保障工作 信息化

一、问题的提出

人力资源与社会保障业务档案是民生档案的重要组成部分，它涉及劳动者的基础信息、就业信息、保险信息等，这些信息和材料有的要伴随劳动者的一生，关系着劳动者权益的准确记录并最终影响其能否享受社会保险待遇等切身利益。人力资源与社会保障经办机构要实现对劳动者服务一生、保障一生，其基本条件就是要记录一生、跟踪一生。因此，人力资源与社会保障部门要极力确保这一类民生档案的安全、完整，更好地保存劳动者的各类权益记录，切实维护和实现民众的各项权益。但是，与业务操作、管理信息化所不相适应的是，目前各类就业服务和社会保障的相关纸质实体资料（例如人力资源登记表、单位调动函、医疗报销单等）由各区县社保部门和职介所保存在各自的档案室中：同时这些资料处在不断的更新之中。在办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料传递速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。现行的公共就业服务与社会保障资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出了公共就业服务与社会保障资料电子化管理和处理的要求。2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局联合发布《社会保险业务档案管理规定（试行）》后，引起了社会的广泛关注，这一“规定”有力的推动公共就业服务与社会保障业务档案管理走上标准化、规范化的轨道。随着覆盖城乡居民的人力资源与社会保障体系不断建立完善和人力资源与社会保障事业的发展，伴随信息化进程的深入发展，社会保险业务档案电子化管理是必然的发展方向。新的“规定”的出台，给规范电子文档管理留有接口，为发展电子档案奠定了基础。

二、劳动保障工作运用电子档案的优势

1.劳动保障电子档案节时省力

传统的档案管理方式主要是人工进行整理，或者人工进行查阅的时候也是要由人工完成的，可想而知传统的管理方式是比较浪费时间和精力的，而电子管理档案的优势就比较多了，既节省时间，又节省空间，劳动保障涉及到的档案资料种类是比较多的，所以采用电子管理档案，可以很好地将种类区分开来，并且在存档时调出的时候，根据具体的种类名称直接存入或调出，重要的是电子档案管理是保存在电脑里的，这样的管理方式，从外在的表现形式上看是省时省力，又节省空间，但是从根本上说，电子档案管理的最大优势就是便于管理的同时，档案的安全度也是比较高的，所以说根据时代的发展和进步，采取电子档案管理的方式是必要的。

2.电子档案构建便于掌控和管理

传统的档案管理方式不利于整理和统一管理，不能及时发现问题和解决问题，所以传统的档案管理方式具有滞后性，不利于提高档案管理工作的质量和效率，当今社会计算机的发展，促进了档案管理电子信息化，劳动保障电子档案管理主要就是通过计算机这个载体进行操作和管理的，简单的说就是换一种管理的方式，从根本上说是将传统的管理方式进行电子信息化。电子档案管理可以将图纸、资料等有效地进行统一管理，利用电子设备建立统一的电子管理和检测系统，设立统一的处理系统，对所有的档案进行审核，按照一定的要求统一收集，这一系列的管理工作都是通过计算机电子信息进行操作的，这样每个部门的档案既具有独立性又具有统一的性质，整个劳动企业的档案转变为电子信息化，电子信息化档案管理是时代发展的大势所趋，是提高档案管理工作效率的必要性。

3.电子档案便于拷贝，有利于扩大社会影响

电子档案管理的主要渠道和载体就是计算机，那么通过计算机的操作就可以直接复制或拷贝，然后进行编辑和创新，将有关的档案类信息在计算机网络进行发布和宣传，这样不仅有利于丰富网络资源，还可以扩大劳动保障电子信息的社会影响，也可以通过电子档案信息加强劳动保障企业与外界的沟通与交流，互通有无，吸取外部经验和资源，不断地促进企业的发展和进步。

三、运用电子档案管理的措施

（一）加强对电子档案管理重要性的认识

在档案管理信息化建设过程中，引导人们认识到档案管理信息化的重要性非常重要。首先，应组织相关人员参加有关档案管理信息化的培训，进一步明确档案管理信息化建设的重要性，促进档案管理人员管理思想与管理模式的转变。其次，领导的意志起决定性的作用，因此应该不断强化相关领导人员的责任意识，由领导带领档案管理人员展开信息化建设。

（二）加强人才队伍建设。

在档案管理信息化建设工作中，加强人才队伍建设非常关键。首先，各部门应加大人才引进力度，吸引更多具有管理、技术及档案管理能力的人才，加入到档案管理信息化建设工作中。其次，在平时的工作中应加强对档案管理人员的教育和培训，引导其掌握档案管理信息化的技术。第三，提高对档案管理人员的管理力度，避免因为人才流失对档案管理信息化建设开展造成影响。

（三）积极利用新的档案管理方法。

现代档案管理工作必然朝着新技术、新手段的应用方向发展，这不仅可以提高档案管理的整体水平，还能提高档案管理的效率。在档案管理信息化建设过程中，应积极利用多种信息技术手段，进一步拓展信息化建设深度，积极探索出信息化背景下档案管理工作的新方法。