加强基础工作是档案管理现代化的前提

张君

摘要：本文主要阐述在推进档案管理现代化的进程中，通过实行标准化、规范化、科学化的工作，提高了档案管理基础工作水平，而且已初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础，为档案工作的开展提供了有利保证。

关键词：档案管理 问题 档案工作

一、档案基础工作存在的主要问题

计算机作为具有一种高效处理大型和复杂的信息和数据的现代先进设备的主要功能，它在实际中是需要输入的原始数据信息必须是准确和科学，否则，输入数据和信息是“垃圾”，从而使得输出更先进的“垃圾”而已。所以计算机管理的前提是做好输入信息和数据的采集、整理、录入、存储等一系列工作，使其完全符合计算机工作的技术要求。综合档案馆大多使用的内容是相对来说较复杂的文件而且也呈现出不同的特点，时间跨度很长，由于多年来一直在封闭管理，文件管理只在保管的目的，文件没有失去的原则在这种局面下形成的文件一般情况不佳。其中有很多问题，主要体现在以下几个方面：文件头违规的标题但不能反映的主题或标题缺乏基本的元素，甚至没有文件头的现象较为普遍，二是许多文件没有页码如果使用关闭页面，它是很难找到的。三、混乱现象更为严重，进行组卷的方式有依据相应的时间的也有依据相应的各职能部门的管辖权而划定的。

二、实行标准化、规范化的工作方法，提高档案管理基础工作水亚

从科学和实践的经验可以了解到，提高档案管理水平必须实行规范化、规范化的工作方法，这需要对档案资料的收集、整理、鉴定、录入、存储备环节按照统一程序和科学方法进行工作，这样才可以真正的做到标准规范化的工作流程。

（一）重新组合案卷，实现案卷规范化

重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（二）规范题名保证检索准确率

为了保证检索精度的精度。我们认为，标准化的原则和关键点这两项必须在规范标题下按照相应的规范化的机制进行，在填写题名项过程中要规范机构简称。尽量避免在检索时出现文不对题和计算机识别不清的情况发生。如纪律检查办公室简称为纪检。而且还应该有统一的标题元素。我们把计算机检索这个过程中，将相应的题名中的责任人，被输入的标题，问号，文档缘由，如果有必要，就必须按照相关的规定填写完整人名、地点和时间等要素。但语言往往需要进行规范统一，例如，一些“请示报告”等含义不清的文种，它们很容易影响检索精度。因此，我们将需要批准的文件，写“请示”，在那里的文件不需要进行批复的写“报告”等，这样进行相应的分类，在检索的过程中就可以清楚的看到每个文件实际作用。

三、数据准备充分，推进档案现代化管理进程

计算机数据的准备工作在档案管理基础工作的各个环节中是一个大工程，尤其是对综合性档案室来讲，由于室藏案卷多著录工作不仅量大，而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足，而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的是使档案被社会使用，实现计算机管理档案的目的是提高档案利用率。综合档案馆在促进计算机管理过程中应充分的依据相应的全宗的重要度值的不同，它们的价值的高低，以及相应的体现的利用率的高低等情况，进行相应的优先处理。这将能够加快计算机化档案管理的进程，提高社会使用效率。

（二）用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有标准但是在实际的应用过程中也存在搜索效率不高、效率低下等问题。我认为可以采取“关键词”，而不是“主题词”的方法。即从标题或主题文件中通过思考总结出主题内容的关键词和关键词，最后确定哪些标识要输入到计算机，最后采用批量处理功能完善计算机处理。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“案件”等，则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。