Excel在会计日常工作中的运用

□文/任翠萍

（安徽华茂织染有限公司　安徽·安庆）



Excel在会计日常工作中的运用

□文/任翠萍

（安徽华茂织染有限公司安徽·安庆）

［提要］Excel的功能越来越强大，但很多会计人员对其了解却很有限。本文试图通过列举笔者在工作中运用Excel的两个例子，说明Excel对于会计工作的重要性，希望引起广大会计人员及会计专业学生对Excel的兴趣。

关键词：Excel；会计工作；函数；VBA

收录日期：2015年11月27日

Excel具有强大的表格处理功能，可方便地进行排序、筛选、汇总等操作；具有丰富的函数，可快速、准确地进行复杂的数学计算；可与VBA结合进行二次开发，增强Excel的自动化能力，高效地完成大量重复的工作。会计特别是成本会计的大部分工作都和处理与分析数据有关，如果能熟练地运用Excel，就能大大减轻工作量，显著提高工作效率。但目前很多会计工作者对Excel的运用仅停留在制表、排序、用公式计算以及SUM函数等简单函数的运用上，而对于ROUND、IF、VLOOKUP等对于会计而言简单有效的函数知之甚少，对于EXCEL VBA更是闻所未闻。

下面笔者以个人所得税的计算为例，介绍一下笔者在十多年来的工作中常用且比较简单的三个函数；以盘点卡的填写为例介绍一下EXCEL VBA在会计工作中的运用。

一、运用函数计算个人所得税

（一）用VLOOKUP函数汇总工资及奖金。在工作中工资与奖金通常是分开发放的，假设相关数据分别存放于“工资”、“奖金”表中，在计算个人所得税时首先要将工资与奖金相加，当工资表中人数很多时，此项工作量就会很大。VLOOKUP函数可以帮助我们快速准确地完成此项工作。（表1、表2）（为方便起见，本例工资表做了简化处理，仅有三列内容，其中工资为已扣除“五险一金”个人负担部分的工资额。）

VLOOKUP函数的语法是：VLOOKUP（查找值，查找范围，查找列数，精确匹配或者近似匹配）。根据“查找值”参数，在“查找范围”的第一列搜索“查找值”，找到该值后，则返回值为以第一列为准、往后推数“查找列数”值的这一列所对应的值。最后一个参数如果为false或0，则返回精确匹配，如果找不到，则返回错误值#N/A；如果为TRUE或1，函数VLOOKUP将查找近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于“要查找的数值”的最大数值；如果省略，则默认为近似匹配。笔者在工作中所用到的都是精确匹配。如表3所示，在“工资”表中增加一列“奖金”，在D2单元格中录入“=VLOOKUP（B2，奖金！B $2：$C$4，2，FALSE）”就可以把相应工号的奖金值取过来，再增加一列“合计”，工资与奖金的汇总工作就完成了。（表3）

需要注意的是“查找值“必须唯一，不能重复，否则取数会出错。就本例而言，如果以“姓名”作为“查找值”，两个“张三”取到的都将是第一个出现的工号为“001”的张三所对应的800。

（二）用IF函数计算个人所得税。目前，工资、薪金所得适用七级超额累进税率，免征额为3，500元，税率表如表4所示。（表4）从税率表中可以看出个人所得税的计算非常麻烦，但在Excel中仅用一个简单的IF函数就可以快速准确地计算出个人所得税了。

IF函数的语法是：IF（条件，结果1，结果2），用于对数据进行判断处理，条件满足则输出结果1，不满足则输出结果2。首先，简化一下个人所得税的计算，以便理解这个函数。假设个人所得税的税率只有一级3%，免征额为3，500，沿用上例只需在F2单元格中录入公式“=IF（E2＞3500，（E2-3500）×0.03，0）”即可计算出个人所得税。（表5）

而对于目前实行的七级超额累进税率，就要用IF函数的嵌套使用来实现了。在F2单元格中录入公式“=IF（（E2-3500）＜=0，0，IF（（E2-3500）＜=1500，（E2-3500）×0.03，IF（（E2-3500）＜=4500，（E2-3500）×0.1-105，IF（（E2-3500）＜=9000，（E2-3500）×0.2-555，IF（（E2-3500）＜=35000，（E2-3500）×0.25-1005，IF（（E2-3500）＜=55000，（E2-3500）×0.3-2755，IF（（E2-3500）＜=80000，（E2-3500）×0.35-5505，（E2-3500）×0.45-13505）））））））”即可方便地计算出个人所得税了。

表1　工资表

表2　奖金表

表3　工资、奖金汇总表

表4　个人所得税税率表

（三）用ROUND函数对个人所得税的数值进行四舍五入处理。从表5中可以看到，计算出的个人所得税为四位小数，如果将显示位数设置为两位（即精确到分），就会出现以下结果：38.35+90.02=128.37，但合计却显示128.36，虽然只是一分钱之差，但在会计工作中是不可接受的。可用ROUND函数来解决这个问题。（表6）

ROUND函数的语法是：（要四舍五入的数字，要保留的小数位数）

表5　个人所得税计算表

表6　精确到分的个人所得税计算表

表7　盘点卡

表8　盘点清册

表9　自动填写的盘点卡

在简化税率的那个例子中将公式改为=ROUND（IF（E3＞3500，（E3-3500）×0.03，0），2），合计数就变为128.37。

二、运用ExcelVBA填写盘点卡

VBA是Visual Basic for Application的简称，它应用了Visual Basic的语言结构，并紧密地与各种应用软件整合在一起，组成一个开发环境。当VBA被加入到Excel软件后，就成了Excel VBA，它更加易于学习掌握，即使是没有任何编程经验的人也可通过自学加上Excel的宏“录制功能”，运用VBA在Excel内开发出功能强大的自动化程序，完成例行的重复性操作，以节省人工操作时间并避免错误的发生。以下以盘点卡的填写为例做简单介绍。

首先，创建“盘点卡.xlsm”工作簿，在“Sheet1”工作表中录入表7的内容；创建“盘点清册.xlsx”，在“Sheet1”工作表中录入表8的内容。（表7、表8）

其次，同时按下ALT和F11键，就可进入VB编辑窗口，点插入-模块，然后录入下面的代码并保存：

注：代码中逗号后的汉字为对这一行代码作用的说明，只是便于读者理解，在程序中是不起作用的，可以不用录入。

最后，运行子过程/用户窗体，即可将盘点清册中的内容快速准确地填写到盘点卡中，将其打印出来，再送到文印店进行切割，盘点卡就制作完成了。当物料有成千上万种时，手工填写需要一两天的时间，而用这个程序几分钟就可以完成了，EXCEL VBA对于提高工作效率的作用由此可见一斑。（表9）

主要参考文献：

［1］魏汪洋等.零点起飞学Excel VBA［M］.清华大学出版社，2013.

［2］文杰学院组.Excel公式与函数案例速查手册［M］.机械工业出版社，2014.

［3］李志辉，王珏.商业银行信息科技外包风险管理研究——基于Excel逻辑函数的应用［J］.国际金融研究，2014.3.

中图分类号：F23

文献标识码：A