浅谈档案管理信息化建设

周雪眉

摘 要：随着计算机网络的飞速发展，以互联网为基础的现代化管理方式被逐步应用到了各行各业的工作中，使管理工作的信息化建设成为了一种趋势，这种趋势主要体现在档案管理工作中。信息化的档案管理工作能够让档案发挥出最大的利用价值，也能够简化工作人员的工作，提高工作效率。本文主要谈一下档案管理工作在信息化建设方面所存在的问题，并对如何建设好档案管理信息化以及未来的发展趋势进行阐述。

关键词：档案管理；信息化；建设

档案管理信息化建设是指利用现代信息技术作为支撑，将档案管理工作由传统的手工模式转变成智能化模式，使档案管理工作逐步趋向于智能化、信息化、科学化、系统化、标准化，这是未来档案管理工作发展的必然趋势，因此，研究档案管理工作的信息化建设有重要意义。

一、目前档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理信息化建设的设施不完善

在档案管理信息化建设的过程中，需要应用到对档案进行管理的软件，这种软件的开发和推广直接决定了信息化建设的最终结果。进行这种软件开发的人员对档案管理工作的了解程度不够，导致开发的软件设施不能满足档案管理人员的需要。由此可见，为了提高档案管理信息化基础设施的质量，需要让进行档案管理工作的人员和从事软件开发的人员共同研发，让软件基础设施适用于档案管理工作的各项业务。

目前我国进行档案管理的信息系统还无法真正的实现数据交换，档案资源无法共享，除此之外，国家档案管理机构、企业档案管理部门、事业单位档案管理部门、各高校档案管理部门等用于档案管理的软件设施不完全一样，各种软件之间通用性较差，使得档案资源不能够协调，我国目前这种不完善的软件基础设施严重制约了档案管理信息化建设的发展。

（二）相关法律法规落后

在推动档案管理信息化建设的过程中，需要有相关法律法规作为保障，加快法制化建设的步伐，提出较为成熟的立法建议，并配之以完善的行政规章。而目前，我国档案管理工作在这方面的工作还存在着一定的问题，主要表现为：首先，现有的档案法规的约束性较低，很多需要注意的问题并没有在法规中体现出来，法规内包含的惩戒措施力度太小，导致人们忽略其法律效力。其次，社会更新换代速度太快，档案之间的关系也在不断的发展变化，需要定期对法律法规进行修改，并及时废止不合时宜的法规。最后，在信息化法制的建设过程中，缺乏保障信息安全的法律条例，这导致档案资源的安全性无法保障，存在着安全性隐患[1]。

（三）存在信息安全问题

档案管理工作信息化建设是让档案记录在互联网上，通过多媒体电子技术实现对档案的整理、排序，档案管理工作的信息化可以实现小空间、海量存储的目标，具有方便、快速、高效的特点，但同时，这种完全依赖于网络的信息化建设也存在着信息安全的问题。比如说，档案管理工作完全依赖于网络，一旦网络出现瘫痪，或者电脑遭受病毒入侵，就会导致信息丢失、文件被毁，一些机密的档案会被黑客盗走或任意篡改等等，由此可见，档案管理信息化建设的过程中存在着信息安全问题。

（四）领导重视程度不够、员工专业素质低

无论是国家、企业、事业单位，还是高校的领导都将工作重心放在了提高经济效益上面，而忽视了档案管理工作的中心地位。在每一个单位几乎都存在着档案管理部门，但是由于单位领导的重视程度不够，从而对档案管理工作的经费投入不足，无法引进先进的档案管理信息系统，使工作人员对档案的管理工作难以开展。除此之外，领导的重视程度低，导致工作人员在进行档案管理工作时一直处于被动的状态，员工在工作中缺乏一套完整的领导体系作为引导，使他们的档案管理工作一直处在复杂以及繁琐的状况之中。

从事档案管理工作的员工缺乏专业素质、学习能力差也会阻碍信息化建设，如果单位引进先进的信息技术，他们无法快速掌握使用技巧，甚至在使用的过程中会出现错误，这会严重阻碍了档案管理工作的开展。同时，缺乏专业素质的工作人员对待工作的热情和积极性相对较差，他们对待档案管理工作的观念也相对滞后，思想上做不到与时俱进，工作人员之间缺乏对档案管理工作的经验交流、方法总结，由此可见，先进的信息化建设理念无从谈起[2]。

二、如何做好档案管理信息化建设工作

（一）建立高效率的信息管理系统

一套高效率的信息管理系统是档案管理工作的核心内容。在档案管理信息化建设的过程中，需要配置一个高效统一的数字化软件设施，在此基础之上，建立一套完整的档案管理系统，让档案管理工作的所有步骤都在网络上进行，借助多媒体电子技术的功能实现档案资源的自动转换、检索、存储、查询等过程，并将档案进行一体化管理。除此之外，完整的信息管理系统还需要借助后台数据库、数据扫描技术以及数据的压缩技术，将所有的数字信息、声音信息、视频信息存储在电子档案中，建立起规范化、信息化的电子档案。

（二）定期对档案管理的工作人员进行培训

信息化的档案管理工作需要较强的技术性，由于我国科技水平发展的速度非常快，带动着多媒体电子技术更新换代速度也变得非常快，因此，为了保证工作人员能够掌握最新的技术，需要定期对档案管理工作人员进行培训。再对工作人员进行培训的过程中，不仅要向工作人员传授基本的档案管理知识，还需要传播先进的管理理念、交给员工先进的计算机网络知识以及操作技能，实现对员工的技术化培养，以此来实现档案管理工作的信息化建设。

（三）建立档案的信息数字化标准

我国不同单位的不同档案管理部门采用的档案管理软件是不同的，不同软件系统之间的信息不可以兼容，这种不兼容的模式导致信息无法共享，因此，要实现档案信息的共享，就需要建立档案信息的数字化标准。完整的档案信息数字化标准包含的内容有：数据保存标准、信息如何输出、数据如何实现交换、数据如何检索、电子文件如何归档、文件的保密、查询和使用规则等等，只有建立好这个数字信息化标准，才能保障档案管理工作的有效开展。

（四）处理好档案信息的安全问题

档案管理信息化的建设意味着对档案的处理工作都要在网络上进行，但是，网络经常会出现一些难以预料的问题，这些问题会导致档案信息丢失，为了保证档案信息的安全，需要在建立档案信息时设立安全保护墙，同时还要应用数据恢复技术，从而保证档案信息的安全。

三、档案管理信息化建设的未来发展趋势

未来，档案管理信息化建设会实现档案资源的共享，档案信息管理软件系统的通用性将会提高，在这个基础之上，除一些要求保密性的档案信息以外，其他信息会实现档案的共享，无论人们身在何处，只要有网络，就可以对档案进行实时查询，让人们的日常工作变得非常容易。

档案管理工作会逐步发展成为一个规范化的体系，在这个体系之下，采用科学的方式记录信息，采用专业的方式整理信息，并用先进的数据处理技术将电子档案整理成有秩序的文件系统。除此之外，电子文件处理技术、保存技术、安全处理技术也会有很大的提高，档案管理工作人员的知识结构也会更加广泛[3]。

四、结语

综上所述，档案管理工作包含了对档案的记录、收集、整理，它是一个单位工作的核心，已经引起了各个部门的重视。但是就目前我国档案管理信息化建设来看，还存在很多问题，为了推动档案管理信息化的健康发展，需要对其进行创新，提高档案管理工作的标准化、专业化、科学化，提高档案的利用价值。

参考文献：

[1]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013，30：214+216.

[2]王丹丹.浅谈档案信息化建设[J].兰台内外，2015，03：37.

[3]王建华.浅谈档案管理信息化建设[J].北方交通，2014，06： 131-132.