创建一流学生助理团队 共促高校与学生双赢——西安石油大学就业指导中心学生助理管理的实践探索

张帆 孟松演 尚高峰 王立伟 (西安石油大学 陕西西安 710061）

创建一流学生助理团队 共促高校与学生双赢
——西安石油大学就业指导中心学生助理管理的实践探索

张帆 孟松演 尚高峰 王立伟 (西安石油大学 陕西西安 710061）

高校职能处室部门引进学生助理能充分发挥学生在学校学生工作中的主体作用，提高学校教学管理、学生工作管理和毕业生就业工作。本文对西安石油大学就业指导中心实施学生助理制度进行了研究探索，主要分析了就业指导中心对学生助理招聘、管理和培训的具体措施，同时积极探索如何更好的搭建统一管理平台、规范学生助理管理制度。并结合工作实际提出意见，以完善学生助理团队建设，引导大学生以学生助理的身份参与高校管理工作、从事辅助性工作，实现学校和学生个人成长发展的双赢。

学生助理；管理；培训

现今高校教育、管理与服务工作已经不再只是强调“管理”，而是坚持 “管理与服务并重”的理念，将“为学生服务”作为工作的中心指导思想。同时，大学生在完成学习任务以外，渴望得到更多的学习、工作和实践锻炼机会。同时，高校扩招致使教学管理人员不足。高校就业指导中心作为负责全校毕业生的就业、创业指导、教育、服务等工作的职能部门，面对全校毕业生的就业创业教育、招聘活动组织开展、毕业生派遣改派事务的工作，专职人员相对不足的情况也越发明显。因此，引进学生助理参与部分辅助性工作显得尤为重要。

一、西安石油大学就业指导中心引进助理的目的和意义

学生助理，属于秘书行业的一种。不同院校有不同定义，但内涵大致相同。他们是专门帮助某位老师进行日常工作的助理，具有从属性；他们的基本工作都是协助老师打理日常事务，还要接触广泛的学生，具有服务性；在实践工作中能力范围的事情还能提出一些建议，具有参谋性。学生助理还有一个最大的特点，他们首先是学生，以上课学习为主业，在课余时间到办公室协助老师处理相关工作，这也是学生助理和专业助理的最大区别。[1]

1.引进学生助理，有助于提高就业日常工作效率

以西安石油大学为例，就业指导中心现共有助理29名，分别来自学校5个院系，三个年级。正是因为就业指导中心工作的强度、工作内容的多样性、工作精细化程度高使得就业指导中心的学生助理成为工作中不可或缺的成员。学生助理可以协助处理办公室的日常事务，解决一些程序性、条例性的问题，如，教室申请、材料盖章，往届毕业生报到证补办、改派登记，文件收发登记、参与组织校园宣讲招聘会、场地申请、协助用人单位的面试工作等。学生助理的参与大大提升了就业指导中心办公绩效，教师可以将更多工作重心放在拓展就业市场，提高毕业生整体就业质量以及业务学术研究等工作上。

2.引进学生助理，有利于就业指导中心服务质量和精细化程度的提升

学生助理的引进不仅将工作效率大幅度提升，服务质量也更加优质，尤其提升了工作精细化程度。助理分工明确，业务熟练，精准化程度高，将纷繁复杂的日常工作通过分工变得井井有条。

3.引进学生助理，有利于增强学生个人综合能力

通过长期的学生助理工作实践，学生具备了良好的政治素养和自律能力，能够自觉地严格要求自己，时刻反思自己的工作，不断进步。处理就业指导中心的日常事务工作，可以让学生积累实践经验，培养学生的动手能力、观察能力、自主能力、探究能力以及团队协作能力。就业指导中心的学生助理作为用人单位了解学校学生的一个窗口，学生会自动自发的严于律己，以礼待人，以身作则。办公室各类事务看似简单，但要做的井井有条，还需要非常认真的学习与探索，沟通协调能力、事务处理能力、公文写作能力的锻炼，都为助理以后的个人发展提供了有力砝码。

4.学生助理勤工俭学，适应社会提供良好机会

学生助理制度在一定程度上解决了家庭经济困难学生的生活压力，我校学生助理报酬为100元/月。家庭经济困难的学生，存在与社会接触机会较少、缺乏与人沟通交流、社会基本常识和生活经验匮乏等问题，其沟通能力、适应社会的能力、对事物的理解能力等各项能力急待提高。通过学生助理制度可以让他们在工作中接触和学会使用为完成某项工作而必须掌握的各种仪器、设备，通过工作帮助他们逐渐走进社会，进而引导他们不断改变自己的不足，提高沟通、理解能力，有效增强团队合作能力和树立开创大好未来的信心。

二、就业指导中心助理聘用与管理制度建设

1.就业指导中心助理聘用

就业指导中心助理聘用本着公正公平公开的原则，在全校范围内公开招募、学生自荐或者老师、辅导员推荐申请加入就业指导中心。就业指导中心助理招募流程如下：

就业指导中心助理招募条件：一是品学兼优，通过CET-4。良好的学习成绩代表了助理的学习能力，同时起到模范带头的作用。二是工作能力强，有责任心。助理工作内容多为流程性工作，但工作精细化程度高，，要求耐心、细心地完成，要求对助理工作有强烈的责任心。三是具有良好的服务意识及沟通表达能力。助理的工作性质决定了其在工作中要经常与人沟通，因而出色的人际沟通能力是必备素质之一。在窗口性的工作中，正确理解来访者来意、正确表达解决办法是这项工作圆满解决的关键，如进行简单政策的咨询、答疑等。四是熟悉office办公软件操作。办公室工作经常会有各类文件排版、编写，电子表格的处理、数据的运算管理、统计以及制作幻灯片用于用人单位宣讲等其他活动，要求助理能较熟练掌握办公软件操作。五是有较强的组织纪律和积极进取的态度。助理队伍同时存在稳定性和流动性，较强的组织纪律有利于队伍的管理。一名学生担任学生助理的基本出发点源于对这份工作的兴趣和积极进取的态度，这也是在日后的工作中其能够较好完成任务的基本保证。通过初步面试的助理登记备案，实习期结束后进行考核，通过考核的助理正式加入就业指导中心学生助理团队。

2.就业指导中心助理培训与管理

无规矩不能成方圆，就业指导中心建立了严明的制度保障团队良好运行。实践出真知，在历届助理对工作中出现问题的总结与不断反思中，就业指导中心助理团队建立了各种比较完备和人性化的制度，如《培训制度》、《值班制度》、《梯队建设制度》、《招聘制度》、《工作交接班制度》、《文件收发制度》、《单位联系记录制度》等，逐渐形成了一套完备助理体系，利于助理学习与管理。

（1）培训制度

在助理不断实践过程中，我校就业指导中心助理培训制度已经逐渐趋于完善。经过几年的探索，就业指导中心专门组织人员历时两个多月编纂了《就业指导中心助理手册》，将学生助理日常工作汇编成文，便订成册，共计。每届助理修订完善以便更好地指导和开展新助理培训。新助理工作培训分为：

通过培训制度使每位助理熟悉就业指导中心工作内容，掌握了每类工作的处理方法，同时经过理论学习又通过实际操作，使每位新助理快速融入办公室的工作和生活中。

在经过一段时间培训和实习之后，进行考核。考核内容为书面试卷和上机操作，书面试卷以《就业指导中心助理手册》的内容为主，上机操作主要考察其后台信息发布、邮件处理、办公设备操作等。考核通过方可成为就业指导中心助理。

表1 就业指导中心工作分类

（2）值班制度

就业指导中心助理值班合理分配其课余时间，值班人员的分配遵循以老带新的原则，即每次安排老助理与新助理共同值班，老助理帮助新助理快速学习。每位助理必须严格遵守值班表值班，并有请假销假制度。工作时间外及周末值班采取自愿措施，助理可根据自身情况选择值班，以便为广大学生提供更好更便利的服务。

通过值班制度可以更好地增强助理们的责任心与团队合作能力。在值班的过程中，“您好，请问”、“不客气”、“谢谢”等看似很简单的文明礼貌用语经过大量的重复操作，在不经意间就会提高助理们的沟通表达能力与细心耐心。经过实习期的历练，助学生助理理对工作会自行产生目标，从原来的“等任务”到现在的主动“找任务”，完全自动自发，一点一滴的成长使得助理对就业指导中心产生一种归属感。

（3）学生助理梯队建设

梯队式队伍建设的基本思想是由大一到大四的学生构成整个团队。比例大约为1:2:3:4，在这个助理团队中，大三大四为核心骨干助理，大一大二作为培养储备对象。在大四的助理毕业前就会招募一批新的助理，以保证新老助理顺利交接。招收新助理后，依据培训制度培训新助理，老助理协助并指导新助理学习有关就业指导中心相关工作，通过一个月实习期的学习后最终考核确认通过助理人数。

在平时管理工作中，就业指导中心以“团”与“家”的核心管理思想管理助理。即30人之多的助理组成一个完整的队伍，利用制度的规范和团队意识的培养真正地把这个团队凝聚在一起,成为一个真正的团体。从办公室助理团队成立之初就将团队理念贯彻到每个细节之中，通过助理们对每一项工作的处理，使每个人的能力充分展示的同时能最大化的为团队做出贡献，让每个学生都能体现个人价值，让每个人都感受到团队的力量。

三、学生助理团队建设的思考与建议

1.规范学生助理管理制度，提高培训制度化、精细化程度

目前，很多高校部门没有建立相对健全的学生助理管理制度，对于学生助理的管理比较松散，常见有些助理不遵守班组纪律，不请假不销假，抱着多一事不如少一事的消极心态不按时上岗值班等现象。因此，高校相关部门有责任规范学生助理管理制度，加强学生助理的制度化管理和执行，能够提升学生助理所在部门的工作效率及其组织和管理能力。学生对于学生助理的培训应该注重规划培训内容和培训方式，以使得培训制度化。如果条件允许，可以定期请专业老师对负责相应工作的学生助理进行专业技能的精细化培训，来帮助其更好的投入工作，更好地服务师生。

2.学生助理待遇偏低，建议支付薪酬方式多样化

引进学生助理，既可以满足全校师生的需求，学校又因此节省了很大一部分的人力开支。在大部分高校里，学生助理在整个工作过程中付出较多，在保证助理自身学习任务的同时，还要为学校的各个部门付出自己的时间与精力，而所得薪酬偏低。以我校为例，就业指导中心现阶段有29名学生助理，每人每月的补助是100元，由学校勤工俭学部发放到每位助理的校园卡内。建议学校相关部门提高助理薪酬待遇，进一步鼓励和激发学生助理的工作积极性。除了固定补助之外，学校可以将支付薪酬的方式变的多样化，对于工作优秀的学生助理提供类似奖学金的奖励等。

3.建议学校搭建统一管理招聘助理平台

建立一个统一管理招聘助理平台，校内所有部门助理招聘的信息都由该平台统一发布，有意向的学生可以通过该平台获得完整的、最新的、准确的信息。有学生助理需求的学校职能部门还可根据需要发布招募信息以扩大招募对象。据调研，国内已经有部分高校在学生助理管理工作中走在前列，例如北京大学早在1997年就成立了“北京大学助理学校”选拨和培养学生助理才与学校日常工作。助理受聘后，自动编入学生助理学校，学生助理学校挂靠学生工作部。笔者认为这种统一管理平台值得借鉴学习，并在高校中推行，以扩大学生助理参与学校管理与服务工作的覆盖面，系统建立学生助理制度。

[1]王准、罗晓花、权潇洁.高校学生助理工作及其对个体的影响[J].青春岁月，2013(14):180-180.

[2]王玮、李亚薇、张艺山.完善学生助理制度 促进高校与学生双赢[J].北京教育(德育)，2012，(06):34-35.

[3]彭芳.积极发挥高校企业优势 为学生提供多功能勤工俭学岗位[J].吉林广播电视大学学报，2012，(8):103-107.

10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.12.106