探讨档案管理现代化的有效途径

王晶

摘要：档案是各企事业单位重要的资源，其中记录的各种内容可能会对企事业的发展起到重要的影响作用。在资源利用水平不断发展的今天，文书档案与现代化计算机网络技术的结合已经成为了一种必然的发展趋势，文中重点分析了档案现代化管理的重要意义和途径，以期与同行管理者共同交流讨论。

关键词：档案管理；现代化；有效途径

档案管理工作是各单位日常工作的重点工作内容之一，它不仅详细记录了单位在发展历程中所做出的重大决策、重大事件、重大贡献，也对管理者制定今后的发展方案具有重要的指导作用。但是目前，各单位的档案管理理念和方式仍相对落后，降低了档案资源的可利用价值，因此，创新档案管理方式，全面推行档案管理现代化意义非凡。

一、现代化档案管理的重要意义

首先，实行现代化档案管理可以有效的改善传统档案管理的不足，丰富档案管理的形式，拓展档案管理的空间，同时最大限度的保证档案资料的完整性。同时，现代化档案管理可以帮助档案资料的使用者以最快的速度找到所需使用的资料内容，进一步提高档案资料的而管理效率和使用效率。

其次，近些年来，我国社会经济的不断发展促进了各种现代化技术的进步与发展，目前，计算机技术已经给人们的生活带来了翻天覆地的变化，信息化智能化已经成为了一种不可避免的发展趋势，因此各个单位均面临着技术升级的大形势。在这种背景下，档案管理工作也必然进行全面的突破与创新，实现现代化管理，以顺利发展的趋势和潮流，可见实现档案权利工作的现代化，是促进是企事业单位发展的必然途径。

此外，部分资料显示，在传统的档案管理形式下，各单位事物档案管理工作存在着诸多的漏洞，比如档案管理的保密性不足，部分档案资料的内容极有可能被泄露，这对单位的发展十分不利，情节严重者可能上升到法律层面。纸质档案在保存的过程中很容易受到损毁与污染，导致信息的丢失。用先进的设备将纸质档案转化为电子档案，两种档案互为补充，保证信息的安全性与完整性，无论哪一种档案出错，另一种都可以及时进行补救。因此，利用现代化管理模式进行档案管理，全面提高档案管理工作的质量水平十分必要。

二、实现档案现代化管理的有效途径

通过分析可知，在推动档案管理工作现代化的过程中，存在着档案管理基础薄弱、设备技术不足、档案汇编进展速度慢、专项技术管理人员不足等问题，因此实现档案管理的现代化，首先要克服这些困难。

其一，各企事业单位首先需要不断突破技术层面的瓶颈，积极引进计算机档案管理软件，并结合单位特点，对该软件系统进行适当的改良，这体现在以下方面：一来，为了不断提高档案资源的利用效率，需要进一步完善档案检索功能，将不同资料进行分类存储，根据其特点总结对应的关键性，确保使用者在输入关键词之后便能够找到相应的资料内容；二来，需要相关技术不断对计算机软件技术进行升级与更新，扩展档案的存储空间，不断完善计算的档案编目体系，确保档案使用者可以随时查询到所需要的资料；此外，现代化档案管理工作需要相关工作人员不断进行设备的维护以及管理系统的完善，只有通过完善管理系统，才能保证管理者随时掌握不同档案资料存在的具体位置、数量等，及时发现档案管理工作中存在的缺陷和不足，并在此基础上提出相应的改进建议，进一步提高档案现代化管理的质量和水平；最后，档案现代化管理系统的完善，需要进一步加强档案的保密工作，对档案的使用设置一定的权限，比如进入档案检索之前需要输入相应的验证码、设置网络使用权限等，防止任意人员调动档案资源所造成的档案泄露问题。先进的管理设备的引进可以利用扫描的方式输入数据信息，并通过计算机对信息进行分类整合，减少工作量，提高工作效率。现代化先进设备的适用，可以有效的实现资源共享，在检索信息时，可以迅速准确的提取有效信息，不妨碍其它工作的展开。

其二，档案管理现代化设备及技术的引进，均需要相关工作人员不断提高档案现代化档案管理工作的思想意识，全面了解档案管理工作进行现代化管理的先进性和必要性。档案管理质量的好坏与企事业单位的稳定及长远的发展具有重要关联性，单位领导可以定期组织相关工作人员学习现代化档案管理工作方面的法律法规，提高工作人员的管理意识和认同感。

除了不断引进先进的档案管理设备以及管理系统之外，还需要注重吸纳更多的专业素质人才，实现对档案管理系统的不断更新与维护中。在此基础上，需要对现有的事业单位档案管理工作人员进行业务培训，不断提高他们的业务操作能力，建立并形成完善的工作竞争机制，提高其及合理开展档案管理工作的责任意识。在规范管理制度的同时，相关单位的管理者也需要员工的工作生活和工作状态予以更多的关注，只有这样才能让档案管理工作人员了解到现代化档案管理工作的重要性，借此来提高他们的工作积极性与责任意识。

时代的发展与档案管理工作的独有特点都要求事业单位的档案管理工作走向信息化的道路，档案管理工作需要收集信息，核对信息，收录信息，整理信息，保存信息，因此档案管理工作的工作内容和工作量都非常大极大，需要不同工作人员的协调配合。现代化档案管理工作并不能一蹴而就，因此在现阶段内，各单位一定要充分确保档案管理工作的质量和水平，为现代化档案管理工作打好基础。

三、结语

总而言之，档案管理工作的现代化对于各个单位部门的发展均具有重要意义，文中对实现档案管理工作现代化的有效途径进行了整理与分析，希望能够为相关档案管理者提供一定的借鉴，确保我国档案管理工作顺利实现现代化。

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