探讨加强内部控制以提高事业单位物资管理的策略

罗艳

摘要：改革开放以来，在社会主义的市场经济体制飞速发展的推动下，我国事业单位物资管理取得较快发展，而且在单位内部经济活动大力开展下，其特点渐渐凸显出来。想要有效地保证事业单位物资安全，提升其物资管理水平，以便促进其可持续发展，就必须要健全内部控制制度。鉴于此，该文主要从当前事业单位的物资管理过程中存在的问题，进一步探讨加强内部控制，以便提升事业单位物资管理的具体对策。

关键词：事业单位；内部控制；物资管理；策略

中图分类号：F251 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）10-0283-02

近年来，事业单位内部的物资主要指，为确保单位内部所开展的各项活动及业务正常进行的时候，所需要的相关物资材料，和一些没有达到固定资产所规定标准的部分器具、工具以及低值易耗品。而且，事业单位内部随意采购的一些办公用品，通常情况下，在采购的时候将其列为支出，但在实际采购中，大量大批量的采购物资会直接报支，往往会导致流失且浪费大量的材料，在管理上也存在一些漏洞。正是因事业单位采购材料的流动性较大，且一直在消耗与添置的重复过程当中，这就使得事业单位在进行物资管理时，具有一定的阻碍。

1 分析当前事业单位物资管理中出现的问题

第一，在当前的事业单位物资管理过程中，在限额标准之下，很多物资采购起来比较随意，事业单位内部的管理人员对于采购的工作缺乏足够的重视，且未完全落实相应的采购制度及政策，这就使在采购过程中，采购人员偶尔会擅自采购[1]。

第二，事业单位没有一个标准、灵活的物资采购计划及采购方式，未将采购效果放于首要位置，这就使得在采购时，存在各种各样的隐性及显性风险。

第三，物资预算的编制方法并不准确，且预算的时候，缺乏一定的远见，导致预算编制的质量非常低，和物资预算采购的执行相互脱节。

第四，对于物资供应商缺乏足够的了解，再加上物资采购人员所具备的专业水平较低，严重影响着物资采购与管理发展。而且，事业单位也缺乏配套的管理及采购方法，物资管理人员的管理方式与采购人员存在很大差异，管理职责不够明确，缺乏有效的管理制度等，严重影响物资管理质量。此外，事业单位对于物资供应商缺乏一定的管理，对于物资供应商内部的财务状况、产品质量、信用度、生产能以及售后服务等方面不够了解。

2 分析加强内部控制以提供事业单位物资管理的具体对策

2.1 构建健全的物资采购管理制度

管理机构属于事业单位内部的物资管理工作、采购工作得打正常运行的一个主要保障。事业单位内部的审计、财务、采购、验收以及资产监管等各个部门，应互相合作，以便形成一个高效、合理的监督机制。同时，在构建物资采购部门的过程中，应将物资采购单位、供应单位、监管单位相互融合发展，以便构建一个有效的管理制度，所管理的内容主要包含：物资采购的计划、预算、审核、采购计划的执行、支付资金、质量管理等。

事业单位的财务部门，需加强对物资合同的管理与控制，对于各种凭证，应逐一审查且核实，对于采购的项目应进行实时跟踪，制定一个完整的财务报告，充分反映出事业单位的物资使用规模、资金应用范围，方便管理人员进行管理。此外，物资管理部门可在物资采购中，设立相应的奖惩机制，增强采购人员违规、违法的采购成本，提升物资采购资金应用效率，进一步提升事业单位物资管理质量。

2.2 加强对物资采购单位的监督管理

事业单位的任何物资，包含平常的零星支出项目，管理部门应构建专门的科室进行统一管理，例如，一些事业单位内部的工作人员，因业务的需要，常常外出工作，这部分人员对于纸巾以及茶叶等需求量非常大，还有如计算器等一些低值易耗品的采购。一般情况下，均是各个科室根据自己的需要购买，之后经过财务部门报销之后，可将其直接列为支出，因根据自己所需进行购买，未经过审批环节，部分物资还可使用，但会重新购买，这就易导致物资流失及浪费。而且这些物资均按照零售价的购进，从开源节流上看，长时间使用下来，其支出数额还是很大。若单位进行统计采购，并将其存放到相关的科室仓库进行统一管理，在相关部门需要用到的时候，可填写领料单直接领取，这样能较好地解决以上问题。

2.3 建立规范化的专用材料台账制度

当前，一些事业单位内部的业务材料，属于上级部门直接拨入各科室，主要用在开展相关的活动、宣传以及特殊人群所使用的公共物品。而且，大部分发到科室内的物资，只显示数量，未标出单价与金额，这些物品由于未经单位的职能部门进行采购与入库，管理起来十分不便。很多物资材料主要集中用在一些专业的业务活动当中，往往会忽视管理过程。因此，从提升事业单位的物资管理能力方面出发，财务部门应对其进行统一、集中化的管理，理清管理顺利，对物资实行约束性的管理。

首先，事业单位可利用制度管理的形式，和各个专用下拨的物资材料的科室来签定相关的管理协议，主动要求各个科室应建立完整的台账，以便准确、详细地记录下各种物资材料的接收、发放、存储以及使用期限等，对于部门出现过期、霉变以及失效的物资，应该公开说明原因，并根据相关物资处理规定，对其进行处理，管理人员不能随意地处置及报废物资[2]。

其次，台账的记录应随时、随地接受相关的抽查且纳入事业单位物资管的季度、年度等管理考核当中，以便从物资管理的制度上，规范、制约相关材料管理。对于部分条件较好的单位，可应用简单的理财软件，对物资进行网络化的管理，财务部门可直接从网上，就能清晰、直观地了解到各科室物资使用及流动的情况。

最后，因一些专用的物资材料使用性较强，且一些日常包公用品，如铅笔、橡皮等，虽然事业单位内部的财务人员，和物资管理人员进行实地盘点的时候，工作量较大且花费的时间较长，但这样能保证管理人员全面、细致地了解及掌握物资变化情况，了解库存量。这样物资保管及管理部门在上报物资采购计划的时候，可清晰地了解到采购物资的数量与种类，确定好需要采购的材料，对于库存量充足的物资可不同采购，避免资金闲置，使得事业单位内部的物资管理过程变得更加合理、严谨，在很大程度上提升物资管理的水平及效益[3]。

2.4 构建完善的物资采购及入库机制

事业单位应该按照物资实际使用情况，在采购之前，制定相应的采购计划，同时按照物资库存的情况以及实际使用量，确定好需要采购的数量，以免造成物资积压[4]。同时，对于所采购的物资材料，在验收的时候，应该和发票进行严格、细致的核对，待核对准确无误之后，再填写相关的入库单，清晰的列出各项物资的数量、品种、采购金额以及规格大小等。所填写的入库单应该一式三联，一联交由物资保管部门留存，一联随着物资采购的明细账进行登记入账，而最后一联则随着购货的发票报支，直接列到材料科目进行核算。

3 结束语

总而言之，在内部控制背景下，事业单位内部的物资管理非常关键，且属于一项比较复杂的管理工作，所涉及的管理科目较多。因此，事业单位应针对物资的采购、入库、核算等各环节，进行科学、高效的管理，针对物资管理过程中所发生的问题，应采用有效的物资管理措施。避免内部管理管理人员实行暗箱操作，进而提升物资管理效率，降低事业单位的管理水平。同时相关管理人员也要多总结物资管理经验，加强内部控制，进一步促进事业单位物资管理工作的健康、稳定发展，以便为社会提供优质、高效的服务。

参考文献：

[1] 裴敬玲， 梁运吉. 我国行政事业单位内部控制问题浅析[J].新经济， 2015（26）.

[2] 李红. 行政事业单位财务管理中存在的问题及对策分析[J]. 企业导报， 2014（7）.

[3] 周春霞. 关于事业单位物资集中采购审计的研究[J]. 财经界， 2013（12）.

[4] 向廷平. 浅析事业单位应急储备物资的会计核算[J]. 财会月刊， 2015，10（17）.