基于EDRMS的核电工程项目文件控制管理

曾 苏

(国核自仪系统工程有限公司，上海 200241)

基于EDRMS的核电工程项目文件控制管理

曾 苏

(国核自仪系统工程有限公司，上海 200241)

文件控制是核电工程项目质量控制的重要内容，是核电工程项目管理的重要环节。文章在分析《核电厂质量保证安全规定》 (HAF003)对文件控制要求的基础上，对核电工程项目电子文档管理系统(EDRMS)主要功能模块进行阐述，并对EDRMS系统实施效果进行评价。

文件控制；EDRMS；核电工程

核电工程是建设周期长、业务复杂、质量要求高的重大工程项目，需经历项目前期、工程设计、设备采购、施工、调试、竣工验收、运行维修、退役等阶段。各阶段都有着严格的质量控制要求，以确保各项活动达到“凡事有章可循，凡事有人负责，凡事有人监督，凡事有据可查”的管理要求[1]。作为记录各项工作的载体和依据，项目文件的流转效率和质量，将对核电工程项目的费用、进度、质量、安全产生重要影响。文件控制是核电工程质量控制的重要内容，文件控制是核电工程项目管理的重要环节。

随着信息技术的快速发展，核电工程建设管理信息化程度不断提高，电子文档管理系统(Electronic Document and Records Management System，以下简称EDRMS)逐步成为核电工程项目文件产生、保存、分发及归档的主要载体[2]。项目执行过程中产生的文件具有来源渠道多、种类繁杂、数量巨大、版本关系复杂等特点，通过EDRMS对核电工程项目实施文件控制管理，将极大提高项目文件管理水平和管理效率。

1 核电文件控制要求

核电厂质量保证安全规定[3](HAF003)第4章，对文件控制要求进行了明确规定，主要包括文件编审批控制、文件发布和分发、文件变更控制三个方面。

1.1 文件的编制、审核和批准

必须对工作的执行和验证所需要的文件(例如程序、细则及图纸等)的编制、审核、批准和发放进行控制。控制措施必须包括明确负责编制、审核批准和发放有关影响质量活动的文件、人员和单位。负责审核和批准的单位或个人有权查阅作为审核和批准依据的有关背景材料。

1.2 文件的发布和分发

必须按最新的分发清单建立文件发布和分发系统。必须采取措施，使参与活动的人员能够了解并使用完成该项活动所需的正确合适的文件。

1.3 文件变更的控制

变更文件必须按明文规定的程序进行审核和批准。必须把文件的修订及其实际情况迅速通知有关的人员和单位，以防止使用过时的或不合适的文件。

2 核电工程EDRMS主要功能模块

2.1 文件生成、捕获与控制模块

(1) 电子文件在线编审及生效。核电工程项目产生的文件主要有信函、文件传递单、工程技术文件、图纸、程序、会议纪要等类型。EDRMS应具备按照文件类型模板创建电子文件并著录与之相关的元数据，并且可自动生成及捕获文件编码、版本、页数等元数据。文件编制者在完成文件编制后，可按照系统定制的审批流程启动文件编审批生效流程。系统要提供编、审、批人员资格管理功能，确保流程中的所有人员具备相应的审批权限。

电子文件编审批流程中，应在批准节点后、生效前设置文控人员节点，对完成审批的文件进行检查、验证。EDRMS应支持电子签名、文件编码、版本、标题等关键信息自动带入模板文件中，确保生效文件的完整、规范、可用，并且要支持电子文件生效后自动将其转换为不可编辑、利于长期保存的PDF格式[4-7]。PDF版电子文件为EDRMS系统中正式生效版本，其他格式文件作为格式副本进行保存。

(2) 电子文件自动捕获、导入。核电工程建设过程中，涉及的业务信息系统包括设计系统、采购管理系统、施工管理系统、费用控制系统、合同管理系统、质量管理系统、安全管理系统等。EDRMS应支持通过标准数据接口等方式，从业务信息系统中自动接收并捕获电子文件，应在业务系统产生文件时实时捕获文件或在产生后定期捕获。系统要保证由其他业务系统产生的电子文件(文件格式、元数据、技术特点存在差异)，在进入EDRMS系统时自动进行格式转换与元数据字段映射，使得电子文件和元数据都能被捕获和存储，并支持对进入EDRMS系统的电子文件及其元数据的真实性、完整性、可靠性、可用性进行检测和校验[8-9]。

EDRMS应支持离线业务系统数据及非原生电子文件统一接收、导入的功能，并具有单份文件导入和批量导入功能。

(3) 版本控制。核电工程技术文件、图纸、程序都标有文件状态和版本[10]：试行文件(PRE),此类文件技术内容尚未固化未达到施工应用的要求，用英文字母A、B、C……标识版本；施工文件(CFC),此类文件技术内容有效并可实施，用数字0、1、2……标识版本；竣工文件(CAE),此类文件技术内容符合竣工要求，用字母A加数字A0、A1、A2……标识版本。除工程技术类文件、图纸、程序外，其他文件没有版本和状态标识。

EDRMS中进行版本控制，不仅要对文件版本状态进行管理，而且还需对文件过程审核产生的系统版本、格式版本进行保存、管理及控制，具体如表1所列。系统要根据文件状态，对版本填写进行规范性控制，如：工程技术文件状态为CFC时，系统仅接受数字版本输入。

系统中需对一份文件的所有版本，如文件版本、系统版本及格式版本进行保存、管理，但在系统中仅显示当前最新版本文件，其他过程版本、格式副本默认隐藏，用户可选择显示所有版本文件。

表1 核电工程EDRMS文件版本标识

(4) 关联关系管理。核电工程文件之间存在多种关联关系：发文传递关系(一个传递单可以传递多份工程技术文件，一份工程技术文件可能被多个传递单传递)、文件审查关系(一个审查单可以审查多份工程技术文件，一份工程技术文件可能被多个审查单审查)、附件关系(一份文件可以添加多份文件作为附件，一份文件可以被多份文件作为附件添加)参考文件关系(一份工程技术文件可能参考多份工程技术文件，一份工程技术文件可能被多份工程技术文件参考)、受影响文件关系(一份设计变更单可能影响一份工程技术文件，一份工程技术文件可能受多份设计变更单影响)。

EDRMS系统需定义以上文件关联关系，在文件元数据中记录关联关系文件字段，系统应根据用户填写的元数据字段自动创建关联关系；系统还应提供手动创建关联关系功能，并可将关联关系自动回写到文件元数据相应字段。系统应自动实现版本关系创建。

2.2 文件发布、分发与传递模块

(1) 文件发布和分发。EDRMS中产生的原生电子文件或捕获的电子文件，按照一定规则自动或手动存放到系统设定的项目正式文件柜中，可供授权用户查询利用，即可实现文件发布。系统应支持文件分发功能，可设置主办、协办及阅知，并可根据需要在流程中请示领导后进行分发；可按照自定义的分发矩阵实现自动分发，或者文控依据分发申请单手动启动分发流程。文件分发流程仅将向指定用户发送提醒消息，文件仍存放在项目文件夹中，并向用户邮箱发送文件访问链接。

(2) 文件对外传递交互。文件对外传递交互指项目组织与项目参与方(业主、设计院、供应商等)之间的文件传递与接收，主要通过信函、文件传递单作为载体实现文件传递。在同一局域网且使用相同EDRMS平台的项目参与方，可直接通系统实现文件无缝传递交换。通常情况下，项目总包方与集团外部参与方的网络是物理隔离的，EDRMS应为外部参与方提供基于互联网的文件交互模块，外部参与方通过指定网址、授权账户访问系统，进行文件接收和发送，确保文件传递交互的安全性和可追溯性。

(3) 跨组织业务流程。RFI(Request for Information，技术澄清请求)、EDCR(Engineering Design Change Request,工程设计变更申请单)、NCR(Nonconformance Report，不符合项报告)等传递交互类文件需要在总包方、设计院、供应商之间流转，采用信函传递方式将使文件流转效率大大折扣。在EDRMS中进行标准化数据接口定义和规范，实现跨组织RFI、EDCR及NCR等业务流程在线流转，将极大提高文件流转效率和减少项目沟通成本。

2.3 文件利用与权限管理模块

(1) 文件利用与查询。EDRMS中建立标准化核电工程项目文件夹结构，根据文件类型为每个文件夹设置访问控制权限，并将各类文件在线生成、外部接收路径进行规范化设置，使得文件在进入项目文件柜时就实现受控。用户可通过项目文件夹浏览、检索、文件分发流程等多种方式查阅文件。系统应提供变更文件标识、附件标识，并提供发文传递、参考文件等多种关联关系查询，便于用户查询利用。

(2) 权限管理。EDRMS应支持文件夹级、文件级权限控制，普通文件在进入到项目文件夹时就自动继承访问控制权限，涉密文件则通过分发流程为相应用户赋权。系统可对文件夹/文件设置“查看文件元数据”“查看文件内容”“升版”“修改”“删除”权限模型，便于给普通用户、文控、系统管理员赋予不同权限。

3 EDRMS系统实施效果评价

3.1 EDRMS系统实施效果分析

(1) 实现文件全生命周期受控管理。EDRMS实现了项目文件从产生、批准、发布、分发到升版、作废全生命周期的受控管理，完善的版本控制和规范化的分发传递规则，使得文件在各个阶段都得到有效控制和规范管理，符合核安全法规监管要求和项目质保大纲规定。

(2) 极大提高项目文件的流转效率。为核电工程项目提供了一个异地存储、实时共享的文件管理平台，保证项目成员能访问最新有效版本文件，并能在项目参建方之间实现文件无缝传递交换和跨组织业务流程，提高项目文件流转效率和项目沟通成本。

(3) 有效提升项目文档管理水平。EDRMS系统实现了项目文件的在线产生、集中管控和实时归档，文件从产生、流转、保存、利用、归档全过程都实现了受控管理，文件管理质量、效率、成本都有明显提高，有效提升项目文档管理水平。

3.2 EDRMS系统实施要点

(1) 电子文件流转的工作理念。运用EDRMS实现项目电子文件控制管理的逻辑起点是项目各参建方都遵从和认可电子文件流转的工作理念。项目各参建方应在合同中明确电子文件效用和传递规则交换的条款，项目组织要在文档管理和质量保证程序中对EDRMS系统中电子文件控制管理进行明确规定。只有在电子文件流转的工作理念得到项目内外各方认可后，才能真正实现基于EDRMS的核电工程项目文件控制管理。

(2) 文档管理标准化问题。要在EDRMS系统中实现文件控制管理，需要建立文档管理标准化规范：文件类型定义、文件编码规则、文件模板、元数据、项目标准化文件分类及文件夹结构、文件自动分发矩阵、文件传递规则等。

[1] 汪章云，赵 方. 解读核电质保之“四个凡事”[J].现代企业文化,2016(20)：113．

[2] 曾 苏.浅议核电工程电子文件长期保存策略[J].机电兵船档案,2016(6)：64～66．

[3] HAF003-1991,核电厂质量保证安全规定[EB/OL]. [2016-11-18]. http://nnsa.mep.gov.cn/zcfg_8964/fg/fgbmgz/201601/P020160115359543311608.pdf

[4] GB/T 23286.1-2009,文献管理 长期保存的电子文档文件格式 第1部分：PDF1.4(PDFA-1)的使用[S]．

[5] EJ/T 1225-2008,核电文件档案管理要求[S]．

[6] DA/T28-2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S]．

[7] GB/T 18894-2002,电子文件归档与管理规范[S]．

[8] NB/T 20041-2011,核电文档管理系统功能要求[S]．

[9] EJ/T 1224-2008,核电电子文件元数据[S]．

[10] 潘志建.文件版次、状态的定义及标识[EB/OL].上海核工程研究设计院.

2016-12-13；修改日期：2016-12-20

曾 苏(1986-)，男，安徽宣城人，硕士，国核自仪系统工程有限公司馆员．

TM623

A

1673-5781(2016)06-0842-04