北京GJ局信息化项目实施策略研究

秦苻珂

(北京金荣万昌科技有限公司，北京 100081)

北京GJ局信息化项目实施策略研究

秦苻珂

(北京金荣万昌科技有限公司，北京 100081)

好的实施策略有利于项目的成功交付，同时，在项目实施过程中，还要及时调整实施策略，以适应不断变化的项目情况。结合北京GJ局信息化项目，研究项目实施过程中策略的制定及其调整实施，以利于更好地完成信息化项目。

信息化;项目实施;实施策略

0 引言

项目的实施是一个追求项目目标的过程[1]。在这个追求项目目标的过程中，需要使用一些方法和策略。好的符合项目情况的实施策略有利于项目的成功推进。

同时，信息化项目具有典型的不确定性和渐进明细性[2]。在项目的推进过程中，项目的情况可能会发生变化，项目经理和其他成员也会逐步对项目的情况更加了解。在这样的情况下，需要项目经理根据当前的实际情况对后续实施策略进行调整，以利于项目目标的实现。

因此，在项目开始时，就要根据项目情况制定项目实施策略，并在项目的执行过程中根据项目的执行情况对预定的实施策略进行及时调整，这是非常重要和必要的。这样做有利于项目的执行，使项目更容易成功。

本文结合北京GJ局信息化项目，研究如何在项目实施过程中制定并调整实施策略，为其他信息化项目管理提供借鉴，保证信息化项目更好地实施。

1 项目概况

北京GJ局信息化项目主要是信息系统的建设，该系统包括公文管理、行政审批、信访流程、政府信息公开、网站投稿、内部信息管理、信息报送管理、会议管理、外事管理、督查督办、车辆管理、即时通信、电子邮件、手机短信、个人日程、个人待办、通讯录管理、档案管理、组织机构管理、日志管理、人员管理、权限管理、工作流平台管理、智能表单管理、公文交换、单点登录以及移动办公等模块，其中还包括请假流程、培训流程、因私出国(境)证件审批流程、行政审批流程、内部签报、收文流程和发文流程等共46个流程。

项目实施过程分为项目启动、需求调研分析、系统部署开发集成、用户培训、系统试运行、系统验收几个阶段，见图1。其中，系统部署开发集成阶段又根据模块的实现方式分为两个并列的过程：

(1)系统配置实现方式。其过程为测试环境搭建、数据采集、系统配置与测试、旧数据导入、用户功能验证。

(2)开发实现方式。其过程为概要设计、数据库设计、开发实现(包括详细设计)、单元测试、集成测试、用户功能验证。

根据合同要求，整个项目周期为8个月，其中试运行时间为3个月。

2 制定实施策略

北京GJ局信息化项目涉及面广、工作量大、工期紧，在这种情况下，项目组制定了“统一规划、同步启动、共同推进、动态管理”的项目实施策略。

图1 项目实施过程

基于信息化项目管理的重点是实现项目目标[3]，在制定上述项目实施策略的同时，遵守了以下原则：

(1)基于项目当前实际情况。

(2)有利于项目目标的实现，有利于降低项目成本，提高项目质量，并要满足项目进度目标的要求。

(3)具备可行性和可操作性。

2.1 统一规划

由于信息化项目涉及面比较广泛，同时信息化项目是智力和技术密集型的项目，为了确保能够发挥其整体效益，项目组制定了“统一规划”的实施策略，要求各级部门、机构必须在统一规划之下，统一规范，共同建设和推进。

2.2 同步启动

由于项目规模大、模块多、开发工作量大，同时要求的工期又比较紧张。为确保项目能够在规定的时间内按质保量完成，项目组采取了“同步启动”的实施策略，各个模块的开发和实施工作同步启动，并尽量将顺行工作并行处理，以缩短项目的实施周期。

2.3 共同推进

在项目推进的过程当中，项目组尽量充分利用资源。该项目组下面分为三个小组：需求分析小组、开发小组、实施小组。这三个小组的工作贯穿项目的始末，三个小组齐心协力，共同推动项目的进展。

2.4 动态管理

实现项目目标是一个动态的过程[4]。动态管理机制的建立有利于更好地对信息系统等科技类项目的监督和管理[5]。在项目的执行过程中，项目组运用动态控制原理并采用PDCA方法进行项目目标控制。

(1)计划编制和审批。项目组和客户方共同制订并审批项目的总体计划以及各阶段的工作计划。

(2)项目执行。严格按照预定的计划执行。

(3)进度检查。定期或不定期通过会议、周报等方式检查项目的执行情况，并重点加强对各阶段里程碑的进度检查。

(4)变更控制。当执行过程中出现偏差，就及时找出问题的原因，并提出弥补措施。如果有必要对计划进行调整，则及时修改计划并和客户进行确认。

3 策略的调整

信息化项目具有一次性、创新性、独特性以及渐进明细性等特性，同时，信息化项目过程中所涉及的内部以及外部的关系与变数也较为复杂[6]。因此，在项目的执行过程中存在诸多不确定性因素和风险项。但随着项目的进展，这些风险项逐步被识别出来。在新的风险被识别出来以后，项目组对风险进行了定量和定性分析，采取了相应的应对措施。

信息化项目管理的过程是一个动态的过程，需要在项目的执行过程中对项目的执行情况进行定期或不定期的检查。如发现执行情况和预定的计划不相符合，就找出发生偏差的原因，采取必要的行动来纠正偏差；如果有必要，还要调整项目计划。

无论是对新识别的风险采取相应的应对措施，还是对项目计划进行调整，都可能和预定的实施策略相关联，从而都需要对当前采取的实施策略进行调整。

在该项目启动时，项目组了解的项目情况是客户方对每个模块都有专门的人员负责需求。再结合项目“实施周期短、开发模块多”的情况，项目组制定了“统一规划、同步启动、共同推进、动态管理”的实施策略，以最大限度缩短项目的实施周期。

但随着项目的进展，在需求进展到两周时，项目组对项目的整体进展情况进行了检查，并通过挣值法[7]对统计数据进行了分析，发现进度绩效指数(SPI)和成本绩效指数(CPI)都小于1，从而判断项目出现了成本超支和进度拖延。

为此，项目组马上召开了内部会议，讨论出现进度延迟的原因。针对此问题，项目组成员发表了各自的意见。经过认真分析，项目组认为进度延迟的原因发生在客户方需求负责人的身上。客户方实际需求负责人数量和原来了解到的5人情况不符，实际只有两个人，而且这两个人平时工作都比较忙，加上年底事情又比平时多很多，造成了项目进度的拖延。同时也造成了项目组人员上的浪费，即①存在等待对方确认的空闲时间；②项目组的需求分析人员相对过剩。

经过进一步和客户沟通后，确认客户无法增加需求人员，也无法保证现有人员能够全力支持该项目。这将造成后续的需求确认过程还会拖慢项目，而且还会存在不确定性因素。因此，必须对原来的计划和实施策略进行调整，否则将产生以下问题：①项目整体进度拖延；②人员过度浪费，造成项目成本增加。

基于此，项目组立即向客户方提交了项目状态报告，其中，包括后续的实施策略以及项目进度变更的建议，建议将“同步启动”的实施策略变更为“分步进行”的实施策略。然后，双方共同召开会议讨论并确认变更后的实施策略以及进度计划。项目组根据变更后的进度计划以及实施策略对项目组的人员结构和工作内容进行了调整：减少了需求调研分析人员，增加了开发实施人员；没有进行需求确认的子系统和模块继续进行沟通和确认，已经进行了需求确认的子系统和模块则立即进行开发。

实施策略的及时调整避免了人员的浪费，同时，根据实施策略的调整，提出了项目进度的变更，为项目的成功实施争取了必要的时间。

4 结语

好的实施策略有利于项目的成功交付，同时，在项目实施过程中还要及时调整实施策略，以适应不断变化的项目情况。

在北京GJ局信息化项目的实施过程中，首先，根据项目情况合理地制定项目的实施策略，并按照制定的策略执行；其次，在实施过程中发现和预计情况不相符合时，及时对实施策略进行调整，保证了项目的成功交付，节省了成本，提高了效率。

[1]孙军.项目计划与控制[M].北京：电子工业出版社，2008.

[2]管东升，李浩铭.信息化软件项目全生命周期管理研究[J].项目管理技术,2012,10(12):97-102.

[3]王磊.企业信息化项目管理研究：以武汉某4S集团实施DMS项目为例[D].武汉:华中师范大学,2013:8-10.

[4]PMI.A guide to the project management body of knowledge(PMBOK®Guide)[M].5th ed.Newtown Square:PMI,2013.

[5]马臻.论现代项目管理在科技项目中的应用[J].中外企业家，2015(27):108,114.

[6]许炳，白霄.项目风险识别、度量及评价研究综述[J].项目管理技术,2014,12(5):25-28.

[7]范成方，董继刚,贾宏俊.挣值法在项目管理中的应用研究[J].山东科技大学学报：自然科学版,2007,26(4):101-103.PMT

2016-05-09