微信企业号为卷烟企业工会工作插上腾飞的翅膀

文/ 陈俊松 郑倩东 李芹 刘栋材

微信企业号为卷烟企业工会工作插上腾飞的翅膀

文/ 陈俊松 郑倩东 李芹 刘栋材

随着新兴媒体的快速发展和智能手机的广泛普及，互联网时代逐步由PC时代步入后PC时代，“微”信息成为互联网发展大趋势，现代企业无论是在内部管理还是在市场营销方面都高度重视移动互联技术的应用，由此为企业带来了高效率和大收益。卷烟企业工会工作同样需要加速新兴媒体的应用，以新的信息获取方式满足职工会员的多样性需求，提高网上工作水平。为此，玉溪卷烟厂工会成立专项课题组，探索研究提升工会网上工作能力。

一、及时准确地上传下达，实现快速便捷的信息传递

玉溪卷烟厂工会下设有工会委员会、女职工委员会和经费审查委员会等“三委”，在行政组织上设有工会办公室和18个基层工会，基层工会下又设有216个工会小组，有工会会员3000余名。现有的信息传递方式主要有会议、文件通知、短信电话、OA办公系统和宣传公告栏等，在分散18个基层工会各岗位的3000余名职工面前，这些方式均显得力不从心。一是基层工会的办公地点较为分散，复烤二车间工会还位于20余公里外的县区，若会议频次过高就会给参会人员的日常工作带来较大影响，造成时间与人物力的浪费；二是短信电话的使用成本较高，对象群体较小时比较方便，对象群体较多时难度就较大；三是OA办公系统受限于PC终端，需要拥有系统账号且有能够连接内网的PC终端才能查看到信息，工厂大部分职工工作在生产机台，无PC终端使用；四是宣传公告栏要求工作人员将需要宣传的信息打印后张贴出来，信息的及时性、全面性均难以保证。

从另一角度来看，工会组织还有一项重要职能就是要倾听职工呼声，准确掌握职工的真实需求。玉溪卷烟厂工会虽建立了职工合理化建议征集、职工思想动态调查、职工信访和职工意见箱等倾听机制。但这些机制均需要依靠工会组织的管理层级逐级传递，时常出现信息传递周期过长、职工不清楚反馈渠道、反馈形式要求复杂、信息传递失真等问题，致使职工的意见和想法得不到及时有效收集处理。针对信息下达上传不畅问题，调研组对工厂信息化建设情况和职工的信息化需求展开调查研究。

（一）工厂信息化建设现状

玉溪卷烟厂作为工信部“两化融合”建设首批试点企业，在数字智慧工厂建设方面走在了行业前列，已建成并运行着ERP、MES、OA办公系统、调度指挥中心等信息化系统，为卷烟制造提供了极大的信息化支撑。出于保护企业商业秘密考虑，凡涉及卷烟生产和企业经营管理的信息化系统都是只允许连接工厂内部局域网，若无单独授权无法使用工厂外的因特网登录查阅。工会信息传递主要通过OA办公系统实现，没有工会方面的专项信息化系统。

信息化终端使用方面，工厂只有科室和车间管理类岗位职工才拥有个人办公PC终端，可以在上班期间登录OA办公系统查看工会发布的信息，操作、修理和其他类岗位职工一般要通过宣传公告栏或他人告知才能获得所需信息。经调查，各类岗位职工人数构成如图1所示。

图 1：玉溪卷烟厂各类岗位职工人数饼分图

由图1可看出，约有75%的职工上班期间没有可能连接企业内网的PC终端。且工厂实行白班制、两班制、三班制等多种生产作息制度，不在上班期间职工也是难以获取信息。

（二）智能手机使用情况

触摸屏智能手机的迅猛发展，加上移动网络覆盖率和网速的进一步提升，网络费用的大幅降低，智能手机逐步取代PC机地位，人们的生活和工作的思维习惯也在悄然改变，“低头族”越来越普遍。调研组从工厂随机抽取100名职工进行智能手机使用情况和微信使用情况的调查，调查结果如表1。

表1：智能手机使用情况统计表

由表1可见，有97%的职工都使用着智能手机，使用智能手机的职工都使用了微信软件。

智能手机应用采取移动互联方式，可以有效地解决工会工作中的信息上传下达障碍问题。但若新开发一个手机APP软件成本较高且用户基础不好，APP软件不成熟的话还会突然死机、闪退、耗用手机存储和跨系统兼容等问题频出。如果基于微信进行工会信息化建设，既可以减少基础性软件的开发投入，又可以充分利用现有的职工用户基础，同时移动4G网络和WIFI网络广泛覆盖，职工可以很方便地接入因特网使用微信。所以，玉溪卷烟厂工会信息化建设选择微信具有可行性。

二、微信企业号为工会工作插上腾飞的翅膀

腾讯公司在2011年1月推出了微信移动聊天软件。微信有微信好友聊天和微信群聊天两种方式，聊天模式涵盖了语音、文字、图片、视频并拥有定位和扫描二维码的功能；在2012年8月又针对政府、企业、媒体等团体用户推出了微信公众号。微信公众号可以向关注用户群发推送信息、一对一交流、自动回复、菜单设置等功能，成为资讯载体和交流平台，为用户带来诸多个性化服务，衍生巨大的商机，吸引了大批企业使用。微信公众号又分为服务号、订阅号和企业号三种类型。服务号给企业和组织提供更强大的业务服务与用户管理能力，帮助企业快速实现全新的公众号服务平台；订阅号为媒体与个人提供一种新的信息传播方式，构建与用户之间更好的沟通与管理模式；企业号为企业和组织提供移动应用入口，帮助企业建立与员工、上下游供应链及企业应用间的链接。三者之间的区别见表2。

表2：微信服务号、订阅号和企业号的区别[1]

玉溪卷烟厂工会作为法人资格的社团组织，服务的对象是明确的，也是相对固定的，并且工会发布的信息是与职工切身利益密切相关，信息内容具有一定的保密性，信息发布是不定期的，信息量也比较大，具有一定的办公功能。基于以上分析，玉溪卷烟厂工会最终选定微信企业号作为工会信息化建设的载体。

三、微信企业号在卷烟企业工会工作中的实践

（一）前期准备工作

1.注册认证微信企业号

注册微信企业号之前，需先申请一个用作登录帐号的公用邮箱，然后按照腾讯公司的微信公众平台官网微信公众平台要求填写信息注册认证了微信企业号。玉溪卷烟厂工会将认证审核通过后的微信企业号名称定为“红塔玉烟工会”，扩充成员容量，企业号Logo选择玉溪卷烟厂的Logo，完善了微信企业号的基本资料功能。

2.建立微信企业号通讯录

通讯录职工信息包括员工编号、姓名、部门、手机号等基本信息，并以员工编号为用户帐号。为便于“红塔玉烟工会”微信企业号顺利使用，玉溪卷烟厂工会分别按行政组织部门和工作业务搭建了通讯录架构，如图2所示。

图2：微信企业号通讯录架构图

按照通讯录的架构图采取批量导入的方式将全厂职工的信息导入微信企业号通讯录之中。导入成功后便组织职工关注微信企业号，信息已被导入的职工可以通过扫描企业号二维码、转发企业号名片和搜索企业号名称三种方式关注，信息未被导入的职工则可通过手机号码申请验证方式关注。目前已有2658名职工关注了“红塔玉烟工会”微信企业号，占总职工人数的88.6%。

3.建立企业号应用模块

“红塔玉烟工会”微信企业号不仅要满足玉溪卷烟厂工会的业务工作需求，还要满足下属18个基层工会的日常工作需求和专项业务需求。需要在微信企业号中按部门和业务两个维度建立多个消息型应用。部门类应用又可分为厂级应用、车间级应用和班组级应用，业务类应用则根据业务工作需求而建立，如玉烟动态、办事公开民主管理、班组质量月、廉政文化、烟机技能大赛等。

应用模块建立后，还要根据每个应用模块的受众不同，界定可见范围，与全厂职工有关的应用设置为全厂职工可见，与部分职工有关的应用设置为部分相关职工可见。精准设置应用可见范围可以确保信息推送的准确性，同时避免推送信息对无关人员造成信息骚扰。“红塔玉烟工会”微信企业号应用可见范围设置原则见表3。

表3：微信企业号应用可见范围设置原则

4.完善应用

微信企业号中的每一个应用模块都有一些个性化设计和特有功能设计，需要使用者加以完善，以丰富应用模块的功能。玉溪卷烟厂工会重点从应用Logo、自动回复和自定义菜单三个方面对“红塔玉烟工会”微信企业号的应用加以丰富完善。

（1）完善应用Logo

玉溪卷烟厂工会针对19个部门类应用和6个业务类应用开展应用Logo设计大赛，提炼组织的主要业务和文化精髓，提升组织的形象和应用的吸引力。设计完成的Logo作品作为相应应用的Logo。

（2）完善自动回复功能

微信企业号应用的自动回复功能是针对职工的自动回复行为，事先设定特定的文字、语音、图片、视频作为自动回复内容。当用户向应用发送消息或发送的消息中包含预先设置的关键词时，系统会自动回复相应的信息内容。设置关键词自动回复时需遵循“包含”和“完全匹配”规则：“包含”规则就是只要信息中含有设置好的关键词就认为符合规则，进行自动回复；“完全匹配”规则就是只有信息一字不差完全符合关键词才进行自动回复。“红塔玉烟工会”微信企业号各应用的自动回复功能由相应主控部门根据需要自行设计。

（3）完善自定义菜单

微信企业号应用在会话界面底部设置自定义菜单，用户通过点击菜单项，收到事先设定的消息或跳转至设定的链接。应用的自定义菜单是简洁明了的功能入口，方便用户获取文字、图片、图文等类型消息或跳转链接，自定义菜单也可以充分体现部门特色，实现应用的基本功能。每个应用可设置三个一级菜单，每个一级菜单又可设置五个二级菜单。“红塔玉烟工会”微信企业号各应用的自定义菜单由相应主控部门根据需要自行设计。

（二）管理员的权限管理

随着“红塔玉烟工会”微信企业号应用的不断增加，单靠厂工会工作人员难以做到及时准确的信息维护与发布，需要为每个应用授权一人或多人作为该应用的管理员，授权内容包括应用的修改设置、信息维护以及通讯录的管理范围。被授权为管理员的人员负责管理相应的微信企业号应用和通讯录，并依据工作需求发布信息。

“红塔玉烟工会”微信企业号管理员的父管理组为系统管理员，即厂工会工作人员。父管理组结合工作需求随时调整子管理组成员的权限，并根据不同授权需求设置多个子管理组，满足工会多样化需求。

（三）信息发送与接收

微信企业号应用的管理员通过网页终端登录“红塔玉烟工会”微信企业号发布信息和接收职工反馈信息。职工在个人手机的微信终端接收微信企业号一个或多个应用的信息。职工接收到信息后通常有忽略不查阅、查阅不分享和查阅并分享三种处理方式，职工也可通过应用反馈信息。整个信息传播过程中，应用管理员与应用管理员、职工与职工之间均是独立的个体，每个个人都有独立操作权限。“红塔玉烟工会”微信企业号信息传播示意图如图3所示。

图3：“红塔玉烟工会”微信企业号信息传播示意图

1.信息发送形式

微信企业号应用自带的信息发送形式有文字、图片、图文、视频、文件和语音等六种，其中使用最多的是图文形式。图文形式信息包括标题、封面图片、作者、原文链接、摘要、正文和附件等要素；作者、原文链接、摘要和附件为选填要素，发送信息时可以单条信息发送也可以多条信息同组发送，但一组最多可发送8条信息。还可以根据需要，选择信息是否永久保存和保密消息发送；若以保密消息发送，职工接收到信息后只能查看却不能转发，以确保信息的保密性。

2.信息发送对象

微信企业号应用无论采取哪一种形式发送信息，都可以任意选择发送对象，有针对性地发送信息。发送对象选择方式比较多样，可以从通讯录中逐个选择或按人员组选择，也可以使用“与”、“除去”规则进行选择，总之可做到信息发送对象的准确性，有效避免信息对不相关人员的骚扰。

3.信息发送技巧

信息的有效阅读才是信息发送的真正目的所在，所以每位应用管理员都应具备一定的微信企业号信息发送技巧，使发送的信息能够让职工利用碎片化的时间阅读到信息关键内容，而不是消耗大量时间还不能抓住信息重点。玉溪卷烟厂工会重点提升管理员图文消息排版技能，内容上要文字精炼，要点明确，避免长篇大论和密密麻麻的文字；形式上要图文结合，生动形象，避免纯文字消息。排版方法方面借助第三方的图文排版软件，降低排版难度，减少排版时间，提高排版效果。对信息内容较多的信息可以利用H5技术平台将图像、视频、音频、动画等元素集中显示给职工，让微信企业号的内容更具活力和吸引力，极大地提升信息的传播效果。

4.信息反馈与收集

职工接受查阅信息的同时也可以通过微信企业号应用的消息栏输入消息反馈至应用后台，微信企业号的应用管理员，在网页终端消息中心的用户消息栏，可以查看到职工反馈的消息。应用管理员收集职工反馈信息，及时对职工所反馈的信息做出答复。此功能有利于玉溪卷烟厂工会及时掌握职工思想动态，第一时间做出答复，充分提高职工的满意度。

（四）规范化运作

微信具有“病毒式传播”的特征，在高速便捷地传播信息的同时，也会带来一定风险，一旦发布内容出现疏漏或错误，则会导致问题信息在短时间内容传播开来[2]。玉溪卷烟厂工会制定并发布了《玉溪卷烟厂工会微信企业号使用管理办法》，从信息发布原则、发布要求和发布流程等方面，以企业标准的形式明确了“红塔玉烟工会”微信企业号应用过程中存在的风险与规范要求，从制度上规避使用风险发生。

（五）效果评估

经过一年的运行，“红塔玉烟工会”微信企业号的功能建设得到不断完善，信息沟通不仅实现了及时下达而且做到了及时上传，充分展示了工会职工文化，发挥了工会的宣传教育职能，及时处理职工通过微信企业号反馈的意见和建议，有效维护了职工“四权”，不断提升职工满意度。职工最关心的生产作息时间和工厂动态，在最快的时间内送到全体职工手上，职工无论是休息、上班还是出差，都能及时的掌握工厂生产运营动态；职工能第一时间掌握工会开展的各类文体活动信息，并结合自身情况有选择地参与，极大提升了工会文体活动的参与率。“红塔玉烟工会”微信企业号的活跃度保持了日均2000左右人数和5000左右人次的活跃度，具体如图4所示。

图4：“红塔玉烟工会”微信企业号活跃度

此外，在信息传递过程中极大地节约人力和物力成本，一定程度上帮助基层工会摆脱了打印张贴通知的传统做法；职工教育更加便捷，利用职工的碎片时间和碎片阅读习惯，见缝插针向职工推送学习内容；信息传递更加生动，全方位的接受新信息模式，使职工更易于接受信息、把握信息要点。

“红塔玉烟工会”微信企业号的功能大都是微信企业号的通用功能，还不能完全满足玉溪卷烟厂工会工作的一些个性化需求，譬如问卷调查、合理化建议提报审批和体育场馆申请等功能还不能实现。同时“红塔玉烟工会”微信企业号在与工厂现用的OA办公系统整合实现3A移动办公方面有待进一步探索[3]，需要利用微信企业号的第三方接口开发丰富功能。

如果说互联网思维改变了企业传统思维惯性，那微信则改变了企业的管理惯性。微信因其即时性、易反馈性、交流无碍性等特点，可以作为一种有效的企业管理方式，可在第一时间了解受众需求，第一时间做好互动。微信企业号的应用极大降低了基层职工的边缘感；反之，参与感和被关注、重视感则会极大增强。

[1] 企业号与服务号、订阅号的区别[EB/01]. http://kf.qq.com/faq/140806zARbmm140826 M36RJF.html.

[2] 李晖. 微信在企业工会宣传中的作用[J]. 新西部,2015,(26)：55-56.

[3] 朱瑾. 微信与企业OA应用整合的问题研究[J].科教导刊-电子版,2015,(3)：153-155.