浅议规范档案管理对现代企业管理的重要性

罗思云

摘 要：近年来，随着改革开放的不断深入，我国无论是社会经济还是科学技术都得到了迅速发展，各行各业都取得了巨大的进步。我国政府一直以来都十分注重现代企业的发展，并出台了一系列政策大力扶持现代企业。在现代企业内部的各项工作中，档案管理是一项比较重要的工作，因为档案记录着企业在生产、经营及管理过程中所有具有价值的历史信息，是企业积累的重要财富。可以说，档案管理的成效直接关系着现代企业的发展。本文主要针对档案管理对现代企业发展的重要性进行简要分析。

关键词：档案管理；规范化；现代企业机制

档案资料是真实收录企业各个层面信息的资源材料。既反映企业过去的行走步伐，更对其未来的发展方向提供借鉴。但是市场经济体制下，对企业管理的各方面要求都越来越高，如果管理水平落后，模式传统、保守，就会跟不上市场的脚步，从而影响企业的整体运营，制约企业的发展速度。所以在知识经济时代对企业管理提出新要求的背景下，档案管理也必须挣脱传统的束缚，跟上信息化的潮流，力求规范化、专业化。事实上，许多企业已经在这方面有所尝试，积极改革档案管理机制，引用先进管理的系统，挖掘专业人才，但是总体上看还不够规范，还需要继续在实践中不断完善，不断学习。

一、企业档案管理规范化的现行机制

（一）档案既采用集中管理，又配合采用分散管理。市场经济代替计划经济后，我国企业的档案管理已经不再单一采用集中管理模式，而是采取了部门自主分散管理自己具体事务档案，自主保存、利用，同时由企业一级管理层统一收档、存档的形式。这种形式有利于各部门对具体事务的管理与把控，权责清晰，可以借助档案自主规划部门发展方案，且能够准确衡量本部门的业绩水平。

（二）利用计算机网络技术一体化统筹管理档案。如今，网络办公技术已经普及，现代企业一般都采用专业的档案管理系统，或者找专门的软件开发公司为自己设计特色的档案管理系统来管理档案，实现档案的收录与整合。电子档案代替纸质文件是时代发展趋势。利用网络技术，现代企业可以实现各类档案的资源整合与处理，同时可以实现部门之间资源信息的快捷交流与互动分享。

（三）企业档案资料越来越要求记录的标准化。所谓档案要标准化，是指档案所使用的名词术语、著录、代码代号、标引语言乃至于档案的整理、统计、鉴定、格式等方面的标准化。这些标准化的要求，可以对档案进行分门别类，有利于甄别管理档案，也有利于档案的长期性保存。

二、档案管理对现代企业发展的重要性及作用

任何企业在长期发展过程中，都会留下很多历史信息，这些历史信息体现着企业历来的生产、经营及管理等情况，是企业积累的重要财富，而档案的作用正是真实地记录和反映这些历史信息。对于现代企业来说，其在发展过程中同样会留下很多历史信息，所以其信息财富更加宝贵和具有价值。因此，现代企业的档案管理工作是非常重要的一项工作，其对现代企业的发展有着非常深远的影响。特别是一些省级重点企业，其发展过程往往并非独立的，而是与本市的发展息息相关、一脉相承的，并且发展过程也相对坎坷，大多都历经过几次社会和市场变革，攀上过高峰也跌落过谷底，而这些宝贵的经验都是企业未来发展的重要依据。当现代企业在发展过程中遇到瓶颈和阻碍时，一般企业管理人首先想到的就是查阅档案中以往类似情况的记载，然后根据当时的解决方式并结合当下的实际情况来探讨有效的解决方法，档案在这其中发挥着重要的指导性作用，对企业的长期稳定发展具有非常重要的现实意义。

三、现代企业档案管理存在的问题和隐患

（一）对档案管理工作不够重视。随着我国现代企业的整体业绩发展，档案管理工作也取得了一定的进步，但较现代企业内部的其他各项工作而言，档案管理工作仍旧是比较落后的，这其中最主要的一个问题就是很多现代企业并没有对档案管理工作引起足够的重视。一些现代企业的领导人都存在着这样一个误区：只重视企业的经济效益，而忽略了档案管理，认为档案管理只是一项保管的事务性工作。这种误区导致了这些企业在开展档案管理工作时非常不严谨，甚至只是敷衍了事，并且企业内用于进行档案管理的经费、场所及人员等也得不到保障，管理效率自然也较低。

（二）档案管理人员及人员素质不高。由于档案管理工作是一项专业性和机密性都较强的工作，所以负责管理档案资料的人员也必须是专业的管理人员。不过，就目前实际情况来看，很多现代企业只一味追求人员效益，在招聘员工之时更加注重生产经营人员的招聘，而导致档案管理人员配置不足，有些大型现代企业内甚至都没有设置专门的档案管理人员，而是由其他相关岗位的员工来兼职负责档案管理工作。人员配置的不足造成了现代企业档案管理工作效率的低下，非专业性的档案管理人员既没有过多时间也没有过多精力去钻研各项档案业务，自然也难以适应档案管理工作的需求。

（三）档案管理制度落后。企业的档案管理制度还不够健

全，一些重要的档案分散在各部门、各子公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。

（四）档案管理设备陈旧。目前，我国企业内部的档案管理建设投入尚远远不足，这导致了其档案管理设备比较陈旧，管理手段也相对落后。有些企业一直还在采用手工编辑、检索的方式来管理档案资料，而没有设置专门的档案管理软件。这导致了一些重要的档案资料无法及时归档整理，且在记录过程中容易出现许多人工疏漏或错误，致使档案资料收集不完整、不真实。

四、档案管理规范化对现代企业管理的重要性

（一）档案管理规范化对企业人员管理的重要性。说到档案管理，企业的人事档案首当其冲，它是其重要组成部分。人事档案可以集中反映企业人员的详细信息，包括员工的自然情况、学习、工作经历、奖惩情况、历史背景等。企业用人必须要依据人事档案提供的基本信息来衡量人才所适应的工作岗位。人才是企业良性发展的基石，而档案管理是发掘人才、开发人才的基石。没有一套规范的档案管理系统将会极大的限制企业发展，降低市场竞争力，也会流失已有的人才，给企业带来无法弥补的损失。千金买骨可能会引来人才但是不一定会留住人才。有着规范的、优异的、有发展的档案管理 模式的企业才是一个有吸引力的企业。

（二）档案管理规范化对企业财政管理的重要性。规范化的档案管理可以集中整合企业财务状况轨迹，为企业高层管理者提供企业业务分析的依据，从而有利于科学规划企业未来发展方向，为企业可持续发展贡献力量。另外，规范化的财政管理下，企业每一笔财务账目都分门别类、清楚明确，可以减少财务纠纷，挺高工作效率，有利于企业的制度化管理，同时又对外树立了企业良好的形象。

（三）档案管理规范化对企业业务发展的重要性。从企业业务发展角度看，规范化的档案管理有利于企业管理层更加及时、全面的掌握和分析企业的生产、经营状况，以便抓住时机调整生产、经营策略，做出科学的判断。企业档案虽然记录的是企业过去的运营资料，但却是企业未来发展的依据。它在很大程度上决定着企业业务的拓展、对持续提高企业的管理效率具有深远影响。所以，为了企业自身的长足发展，使它在市场竞争中更加具有不败的竞争实力，必须做好档案的规范化管理。

结语：面对不断变化的社会形势，所有企业都在寻找符合自身特点的发展之路。档案管理虽然只是企业管理的一个部分，不是影响企业生死存亡的直接因素，但在一定程度上却起着关键性作用。企业应该充分重视起档案管理工作，认识到档案管理规范化的重要性，并积极采取措施适应时代潮流。这样才能够更大程度的享受到档案管理为企业发展带来的效益。

参考文献：

[1] 孙学敏.企业档案、图书、情报一体化管理是现代企业信息管理的必然趋势[J].云南档案，2004，（02）.

[2]黄世.现代企业制度下企业档案管理研究[J].档案学通讯，2006，（03）.