完善供水企业档案管理促进供水事业的健康发展

黄韵佳

[摘要]企业档案其是对企业在经营活动过程中所形成的各种具有保存价值的信息和资料进行记录和保管，属于企业资产的重要组成，是企业健康发展的重要依据。供水企业作为城市建设过程中具有非常重要意义的基础性行业，供水企业档案作为供水企业历史面貌的重要凭证，通过对供水企业档案进行管理，不仅有利于更好的加快城市供水管网的建设和改造，而且对供水事业的健康发展也具有极为重要的意义。

[关键词]供水企业；档案管理；事业发展

一、加强档案管理工作领导责任制

首先，建立档案管理工作领导责任制度。

将档案管理工作具体落实到个人，对各级领导档案管理的目标、任务和责任都要明确，从而加强供水企业全体人员对档案工作的重视。可以将档案工作纳入到企业的发展规划中来，确保档案管理各项工作都能够具体落实到位；

其次，将企业档案管理工作与领导的绩效考核挂钩。

企业档案管理工作不仅需要纳入到各级领导岗责任制中来，同时还要与领导的年度考核、个人和部门的绩效考评进行挂钩，从而提升档案管理的水平；

最后，需要进一步对企业档案管理制度进行完善。

不仅需要制定完善的档案管理工作规则，同时还要对档案管理职责、要求、目标和内容进行明确，确保档案管理工作能够有章可循，确保各项管理行为的规范性。

二、完善档案管理制度，夯实档案基础工作

企业档案管理水平的提升，首先需要具有一套完善的档案管理制度，在规范化的档案管理标准下，企业档案工作的各个环节才能具有较好的规范性，各项工作的开展才能有所依据，为企业档案工作制度化和规范化的建设奠定良好的基础。在完善企业档案管理制度的同时，还要进一步对档案各项基础工作进行加强，加大档案管理各项设施的投入，确保档案管理各项设备和设施的齐全性，这样不仅能够有效的维护档案的安全性，而且对档案装备的现代化和标准化实现具有极为重要的意义。

三、确保文件材料收集完整

供水企业的档案，其从形成到归档由诸多环节组成，其档案内容不仅包括一些文件材料，而且还包括各种管网、设备和基建的资料。所以需要做好这些资料的收集工。这就需要企业需要在各职能部门设置兼职的档案人员来协助档案资料的收集，确保档案资料收集的完整性和齐全性。

当前我国城市处于快速建设阶段，由于受制于资金等因素的影响，基础设施建设还不十分完善。供水管网也不能一次性全面进行敷设，往往同一条路会存在挖完了修复，而修复后再挖的被动情况，这就需要频繁的利用到供水管网档案。而且在管网建设过程中，管网档案还需要不断的进行补充和完善。供水企业档案不仅与供水事业的发展息息相关，而且还与城市建设具有紧密的联系。特别是在当前城市化建设进程不断加快的新形势下，地下给水管线改道是较为常见的现象。当地下管线改道时，其原管网的档案则会发生变化，这时就需要及时将改线档案补充进去，所以在这项工作中，供水管网档案相关人员需要具有较好的协作配合能力，在日常工作中要养成良好的归档习惯。在管道改造工程中，由于在具体施工过程中掐管和改线存在着较强的临时性特点，所以需要档案部门相关人员要具有较强的责任感，及时对相关资料进行记录，对图纸进行标识，确保档物的相符性，及时将材料进行归档，确保供水管网档案内容的齐全性、完整性和准确性。

四、统一业务规范，实现档案管理现代化

针对供水档案种类繁多的特点，公司还应制定企业档案管理业务流程和规范，并将相关的档案管理制度汇编成册。包括企业档案分类大纲、技术档案图纸修改及补充制度以及档案保管、借阅、统计、鉴定等多个管理制度。此外，还要确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，在进行档案的著录工作时，按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行，同时还结合公司管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。档案的规范管理，为档案数字化、信息化管理提供了条件。现在，所有的供水档案都是使用计算机全面辅助管理，应用激光扫描、缩微技术将重要的档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播供水档案信息，使供水档案查询利用达到方便、快捷、准确。通过先进的档案管理软件进行全面管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。使公司的档案管理工作不断向规范化、科学化、现代化的管理迈进。

五、加强供水档案的开发利用，确保其使用价值更好的发挥

开发利用是档案工作的最终目的，供水档案的利用服务是衡量供水企业档案工作的最高标准，档案的开发利用也是做好企业档案工作的最终目的。在加强供水档案工作的各项基础管理的同时，公司综合档案室把主要精力放在供水档案的服务利用上，紧紧围绕生产经营中心工作，积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案室的重点工作。档案管理员主动走出档案室，去了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中得以实现。综合档案室编制了档案检索工具，将收集到的档案信息进行深加工，编制成全宗指南、历年文件汇编、公司大事记等汇编资料。在供水抢修工作中，通过档案人员的快速查找，让管网维修人员在最短时间内弄清了管网的布局、走向，制定出科学合理的抢修方案，减少了供水企业的经济损失，为营造和谐的供水环境出力。

六、结束语

随着供水企业全体人员的共同努力，供水企业档案管理工作取得了较好的成效，供水企业档案管理工作不僅实现了制度化和规范化，而且通过大量的档案信息的利用，可以为供水企业的各项管理、基建和技改等工作的开展提供重要的参考依据，有利于企业各项工作的顺利开展，为企业经济效益和社会效益的实现奠定了良好的基础，为城市供水事业的健康发展起到了积极的促进作用。

参考文献

[1]唐建华.中小供水企业档案管理存在的问题及建议[J].城镇供水，2011-08-15.

[2]刘颖，赵辉.如何做好供水企业档案工作[J].山东档案，2010-12-15.