国内房地产工程项目的档案管理概况与优化策略

摘 要：房地产档案是不同时代档案管理工作成果的缩影。由于其对社会经济发展具有非常重要的意义。因此，需要加强对房地产档案信息的开发，尽量提高档案信息的利用率。从目前房地产档案管理的现状来看，我国应该尽快解决房地产档案管理的不足之处，以便使我国房地产档案管理与时俱进，为我国经济发展发挥相应的信息服务功能。

关键词：房地产工程项目；档案管理；优化策略

一、国内房地产工程项目的档案管理概况

（一）产权档案的抗风险能力有待提高

房地产的档案是十分重要的材料，而我国的产权档案抗风险能力一直较低下。房地产档案是非常宝贵的历史资料，产权档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响，产权档案的抗风险能力低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时，产权档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。

（二）产权档案具有明显的时代特征

由于产权档案跨越历史时间长，不同的历史时期，产权档案存在很大的差别。随着科学技术的创新和发展，我国在各方面都发生了很大的变化。不同的历史时期，人们对产权档案的认识有很大的转变。不同时期的档案经历不同时代的管理人员之手，产权档案具有明显的时代特征。由于产权档案管理人员的专业水平有很大的差别，管理人员知识面过窄，不能发现其中的问题，不规范的产权资料进入权属档案中。在影像技术和计算机信息技术普及之前，产权档案主要是纸质档案，且档案中对于产权的描述过于简单，基本只有产权的平面布置图，产权周围的情况描述较少。

（三）产权档案载体单一

产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括记录反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调杳处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料，以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。因此，特殊载体的档案要求采取特殊的保管方法。但在实际工作中，产权档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力，这些档案没有得到特殊的管理，导致产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

二、房地产工程项目的档案管理优化策略

（一）加强档案工作人员队伍建设

提高产权档案人员的业务能力，规范产权档案管理的程序。档案管理人员是档案利用工作的丰体，是利用制度的一直接贯彻者，对档案的安全保密负有直接责任，必须具备较高的素质。随着社会发展的日益加快，科学技术的是新月异，档案业务也在不断地更新和拓展，给档案工作提出了更高的要求，对档案管理人员的素质也提出了新的要求、新的标准。经常对产权档案人员进行业务培训，不断提高产权档案管理人员的业务能力，培养一支政治素质高、责任心强、精通业务、知识面宽的档案工作队伍。

（二）建立统一标准

规范和简化产权档案的更正办法。对于已经归档的产权档案进行更正时，如果要对原件重新办理更正平续，涉及的单位和部门较多，更正的程序繁琐，给档案信息的更正带来了压力和难度，因而导致产权档案人员不愿意更正档案中的错误信息，这给产权档案的客观性带来了问题。实际上，只需通过增加附加更正表，在档案备考表中说明更正原因及日期，并根据更正表更正微机中的信息。档案人员在提供档案服务时，应提醒调阅人注意备考中的提示，查阅档案时参看更正信息。

（三）保存双套档案

房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。在房地产档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少房地产档案过多的与外界接触，保证其安全。

（四）制定有效的規章制度

建立健全的档案管理网络机构，充分发挥兼职档案人员的作用。加强档案法规建设，以国家的档案法规为准绳，逐步完善本单位的档案利用法规制度体系，并使档案利用的章则制度起到保护档案用户合法利用权益，促进档案信息资源开发利用，维护国家档案完整与安全的作用。兼职档案员负责督促承办人员在业务办结后，将材料及时归档，保证材料的完整性。

（五）建立有效的档案信息检索体系

将房地产档案资料进行整理、清查，做到档案的账实相符；然后对档案资料进行核查，纠正档案的错漏问题；对档案进行编目，通过案卷号、分类、文号等多层次的目录，建立相应的检索标准，使检索体系能够方便、快捷地为用户提供查询服务。利用模糊检索扩大检索范围，使用户尽町能多地掌握需求的房地产信息。利用各种检索工具与手丁检索形成互补，为用户提供高效、准确的检索服务。同时，做好信息的防病毒保护，定期对电子档案进行备份，避免数据丢失。对房地产档案用户进行调查研究，确定用户的信息需求方向，有针对性地为客户开发相应的服务。

综上所述，随着时代的发展，房地产档案管理中存在突发风险、信息化风险、投资风险、知识产权风险和人才风险等问题，有关企业及管理人员应当树立房地产档案风险意识，加强档案风险教育，增强房地产档案的风险评估。

参考文献

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作者简介：何丽娜，大连软件园世通开发有限公司。