企业综合档案室建设初探

史波君

摘 要：综合档案室是统一管理企业全部档案的管理机构，它的建立不仅能够实行统一集中管理档案，防止政出多門，还能够通过成立档案工作管理网络，使档案工作延伸到各部门，通过各档案员对各类别档案进行收集、整理并移交综合档案室管理，能够为企业提供利用服务工作，真正发挥档案应有的价值和作用。本文从组建企业综合档案室的管理现状及必要性入手，提出切实可行的建设目标及管理体制，从而探讨企业综合档案室的建设方案。

关键词：综合档案室 管理现状 建议目标 现代化管理

一、企业档案管理现状及组建综合档案室的必要性

党和政府高度重视档案管理工作，随着人们的档案意识不断增强，对档案工作的地位和作用的认识也逐渐深入，对综合档案室的档案工作也提出了更新更高的要求。对于企业而言，建设综合档案室势在必行。目前，我司档案室主要工作是收集项目开工前及施工、监理工程文件。档案室场地和硬件配置情况良好，用房能够满足20年的档案存储需要。随着进入新的发展阶段，企业经营管理、建设、运营、开发、人事、财务等各部门的快速发展都急需建立与之相适应的、较为科学完备的档案管理体系。对照有关标准，公司档案管理已成为不容忽视的“短板”。主要存在问题：一是管理体制，未建立企业综合档案室，相关的制度不完善，缺乏考核目标和手段。档案管理办法制订还不够完善，缺乏包括归档范围、全宗、分类、编号体系等基础的工作依据。对档案室和各部门档案工作未进行考核，与档案行政主管部门之间的业务接口还需进一步加强。二是在日常工作中，档案员与各部门档案员互动交流不足，无法全面掌握资料的全局和动态。过程检查指导、日常收集、加工整理、库房硬件都有不同程度的欠缺，尚未形成完整的档案管理工作链条。三是未建设数字档案室，是现阶段急需开展的工作。四是历史欠账问题，企业档案包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类统一归综合档案室，目前还是由各部门保管。2014年，中央、省、市于分别就档案工作出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》系列重要的文件。这些文件明确了档案室在档案事业体系中的基础作用，企事业单位要建立综合档案室或相应机构，集中收集保管本单位各类档案并提供利用。规范化档案室建设要求：一是要建立档案工作机构，配备档案管理人员，明确档案工作分管领导，将档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划并落实；二是要建立健全档案工作各项规章制度并履行报批手续；三是应配备符合国家标准、至少能存放20年档案数量的专门库房，并与办公用房、阅览室分设，库房内应配备充足必要的硬件设施，满足库房“八防标准”；四是档案收集应归尽归，确保完整、准确和系统，档案保管、利用、鉴定及统计应规范开展；五是开展数字档案室建设，建立目录、重要文件数据库。数字档案室分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级，推进数字档案馆（室）建设，是一项必须完成的硬任务。

二、企业综合档案室建设的具体途径

1.明确综合档案室的建设目标。结合企业实际，制订建设规范化综合档案室建设目标，一是以“组织机构到位、制度建设到位、硬件配置到位、档案业务正常开展”为标志，2017年完成公司综合档案室建设，2018年建成规范化综合档案室。二是建设示范化数字档案室，2017年完成档案管理软件的开发，2018年企业数字档案室通过验收；2018年企业示范数字档案室通过验收。

2.完善档案管理体制和管理制度。明确综合档案室的机构定位、隶属关系、部门职责。综合档案室负责统筹全公司档案管理工作，包括制度建设、加工整理、档案日常管理、数字档案室建设，负责对内协调，对外联系。各部门负责根据归档范围将文件移交给综合档案室。建议综合档案室设负责人及档案管理员网络，明确岗位职责。完善档案管理制度，合理设计档案管理工作流程，出台档案管理的主要制度，根据实际分批出台档案管理的标准规范类制度。包括《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，档案全宗、分类大纲及编目原则、归档范围及保管期限、档案质量标准、各专业工程档案的编制办法、档案与资料范围及内容划分标准、声像档案的管理办法、档案室日常管理制度等。

3.加强档案室的基础设施建设和现代化管理。综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，企业需要考虑档案室的库房建设，合理划分功能区域，完善配置，达到标准。档案库房在防盗、防潮方面需要完善，防盗方面要更换库房防盗门及锁，安装红外线摄像监控系统。防潮方面，根据库房面积，需要增加库房除湿设备，建议采购自动除湿机，安装恒温恒湿管理系统。电子计算机具高效的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据。因此，档案工作的档案统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。结合企业信息化建设，对数字档案室进行整体规划，从网络环境、技术条件、软硬件设施设备，到信息系统使用、应用系统开发及业务流程设计等方面，制订数字档案室建设总体方案及档案软件开发。档案工作者应当认真贯彻执行国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定与标准，探索一项符合本单位实际情况的电子文件和电子档案管理办法，加快档案信息化进程。

三、结语

档案工作是企业的一项基础性、服务性工作，这项工作做的如何，直接影响到企业其它工作的开展，综合档案室的建设是完成档案本身发挥的一个重要前提，是能否有效地利用档案的前提和必要条件，也是企业在经济建设和科学技术管理工作的重要组织部分，是关系到一个企业能否科学管理的重要条件，是推动企业档案工作持续不断地向前发展，为企业发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]王巍，《略论企业综合档案室的功能与业务建设》，《办公自动杂志》2015（1）.

[2]第三组.何酉宁，《浅谈综合档案室的设置》，《档案管理学论文》2015（7）.